中职学校文书档案管理工作的现状及应对策略

阮娟妮

摘 要：中职学校在日常的档案管理工作中，文书档案是档案管理的基础工作，同时也是记录学校日常工作的核心载体，文书作为信息的载体，档案属于记录文书信息的一种重要方式，做好中职学校的文书档案管理工作，可使信息得到较好的保存。然而在文书档案管理工作开展时，常会出现很多问题，如管理资料较分散、管理方法陈舊、管理制度不够健全等，均会对中职学校文书档案管理工作造成很大影响，需引起引起重视。

关键词：中职学校；文书档案；管理现状；解决对策

引言

档案管理工作实施起来较为繁琐、复杂，且需要很长的时间来整个各项资料，文书档案管理作为档案管理工作的一个重要部分，对于管理中各项资料收集、整理起到很大促进作用。而档案开发、收集、整理等作为中职学校开展管理工作的核心内容之一，尤其是文书档案对学校教学、科研、发展等均起到重要作用，对学校的管理、建设工作也会产生很大影响。因此，本文从当前中职学校文书档案工作的现状着手分析，针对存在的问题，重点探究具体的应对措施，以进一步提升文书档案管理工作质量及工作效率。

1.关于中职学校文书档案管理工作现状分析

1.1中职学校的档案管理制度还需不断完善

中职学校管理工作中，文书档案管理工作是其中一个部分，其管理不当直接反映出学校的管理工作不够严谨、制度不够健全，缺乏高效的管理制度行为约束，易降低管理工作效率。如：学校管理人员在收集、整理文书期间，各个部门管理人员未及时沟通，造成合作不顺畅等，均会影响管理工作进度及水平；在调取、使用文书的过程中，其管理条例、程序等不够成熟，使文书调取过程较混乱，会造成文书遗失的现象，从而影响学校文书档案管理工作的有序开展。

1.2中职学校文书档案资料收集较分散

目前很多中职学校的高层管理者，对于学校内部的文书档案管理工作并未引起重视，且关注度非常小，他们更多的注意力都集中于提升学校的教学水平方面。此种管理状态长此以往，将影响各业务部门文书档案收集整理的重视程度，以致没把档案收集、整理等过程直接纳入到主要工作组成中，这就容易降低管理人员的工作主动性，且易引发文书档案收集、整理不够完整，很多资料较分散等问题，严重的使文书档案的收集和档案管理工作间的衔接出现问题[1]。这主要因为文书档案管理和普通档案管理之间即有联系又有区别，若二者难以较好地衔接，则会导致档案管理工作相互脱节，从而影响中职学校的整个档案管理工作的开展。

1.3中职学校对文书档案管理工作者培训不足

中职学校在开展文书档案管理工作时，未对有关管理工作者提出较严格的要求，且日常管理工作中缺乏对档案管理工作者的重视程度偏低，未对其做相应的培训，仅仅把培训重心转移到学校教师培训上。更有甚者，很多中职学校的文书档案管理工作主要由学校教师兼职，在未经专业培训的情况之下，使得文书档案管理者的工作效率、工作质量等受很多影响，这就很难满足学校日常文书档案管理工作。

1.4中职学校文书档案管理信息化程度偏低

中职学校因受资金投入、管理方式等因素限制，使学校开展文书档案管理工作时，常常出现档案室基础设备与标准不符、安保标准地、现代化、信息化水平低等，从而影响文书档案管理现代化程度，尤其在互联网技术、计算机技术等方面，文书档案管理部门的现代化水平较落后，而上述因素会大大降低学校文书档案管理工作效率。

2.改善中职学校文化档案管理的核心措施

2.1完善中职学校文书档案管理制度

制度作为一种使各项工作按照计划达到预期设定的目的、需人们一同遵守的行为准则，对人们的日常行为起到一定的规范作用。首先，在开展文书档案管理工作的过程中，中职学校应坚持以制度作为管理规范，仔细熟知各档案法、不同种类公文的处理办法，按照相关部门的公文管理规定，提出相应的管理方法，并整合以往的规定，构建一体化、规范化的文书档案管理策略。同时要将文书档案管理办法纳入单位部门规章，进一步提高管理人员对档案管理执行程序的统一性，提高办事效率和办事质量，减少工作复核量。

其次，制定规范、统一的管理方法，可使整个文书档案工作做到有据可依，有章可循，且制定可文书档案管理方法后，管理者需在文件形成初期，严格检查、鉴定、分类、归档文书编号，以做好档案管理有关工作，缩减重复工作量，确保档案和文书协调；最后，中职学校文书档案管理者需全面、细致地检查案卷，将学校中无用的文件完全剔除，重新整理、归类案卷，尽可能地把有联系的文件整理在一起，以使案卷更加规范化。同时文书档案管理者需规范文书题名，在记录各资料的简称时，需规范有效，保证检索文书资料的准确度，在管理文书档案时健全规章制度，使工作流程更加规范化，从而提升学校文书档案管理工作水平。

2.2促进中职学校档案管理和文书档案工作间的协调

中职学校内部的档案管理和文书档案管理工作即存在一定的联系又互相区别，对此，想要提升文书档案管理效率，就需先做好学校普通档案管理工作。文件作为档案基础，档案属于文件的归宿，学校文书工作水平对于文书档案管理水平会产生直接的影响，因此，学校的文书工作者需具备相应的档案管理意识，在执行归档制度的过程中，应保证整个档案文件完整、准确，并以文件资料收集、整理工作为准，促进档案室内工作人员和管理者之间的联系，使各个工作者做好各自的档案审查职责，从而做好学校的文书档案管理工作[2]。

2.3加强对中职学校文书档案管理人员的培训

针对中职学校的文书档案管理者，其职业技能、档案管理意识施做基本的要求，这就需学校加强对档案管理者的培训，以增长其见识，同时多思考一些问题，以提升其认知能力，同时学校需告知档案管理者不断学习、思考，以培养管理者的各方面能力及提升其综合素质。现在大多数中职学校教师、各部门管理者入职后，均会对其做相应的培训，时间在15-30天左右，主要便于相关工作者尽快地熟悉自己的工作环境，同时也为进一步培养及锻炼工作者的工作能力。中职学校的文书档案管理工作虽然表面上看比较简单，但是内容较多，所涉及的数据资料也非常多，管理起来任务较繁重，需综合素质高且专业技能较强的管理者才可胜任。

2.4促进中职学校文书档案现代化管理

中职学校以往的文书档管理方法，尽管确保文件和文件间互相联系，这样能确保单份的文件不会磨损、遗失，其保密性、安全性均能保障，但在互联网普遍运用的环境下，学校以往的管理方法在文书管理中的缺点慢慢凸显出来，这就难以确保案卷质，对学校文书档案销毁、利用及鉴定等方面会产生很大影响，且难以适应互联网管理需求。

对此，以互联网技术实现中职学校文书档案现代化管理非常关键，首先，中职学校文书档案管理者应选取与学校文书管理工作相符的软件，以计算机对文书档案做相应的整理、编号、立卷等，并构建检索、查阅引擎，并对接好文书档案管理系统和OA系统，以实现两系统间无缝对接，确保电子文件中的数据信息可录入系统当中[3]；其次，文书档案的计算机的检索工具运用较多样化，能使档案由文件级顺次向档案专题、案卷等级别发展，利用多角度、多层次检索体系，可加大检索工具的覆盖率，从而使检索工具及时、快速、准确地提供所需文书档案，最终提升文书档案利用率。最后，应计算机技术在中职学校构建相应的文书档案管理网络系统，进一步规范管理各种文书档案，且运用档案系统于各部门间较好地传递文件、资料，以实现文书档案资源共享。

3.结语

综上阐述，中职学校的文书档案管理是学校展开各方面管理工作的关键部分，也是学校朝着规范化、制度化发展的重要标志，只有做好文书档案管理工作，不断健全管理制度，提升管理者的管理意识，运用现代化技术构建文书档案管理系统等，才能进一步提升中职学校文书档案管理效率及管理水平，最终适应当前学校文书档案管理事业发展需要。

参考文献

[1]王山.学校人事档案管理工作的规范化与数字化[J].环球市场信息导报，2013，24（4）：23.

[2]刘新喻.电大教务文书、档案管理工作一体化刍议[J].陕西广播电视大学学报，2014，11（1）：82-84.

[3]朱强.基于Web的高职院校文书档案管理系统构建[J].电脑知识与技术，2014，12（15）：3474-3475.