新形势下电子档案管理存在的问题及对策

侯进举

摘 要：近年来，随着信息时代的飞速发展，科学技术也在不断进步，在企业档案管理中，传统的纸质管理已无法满足发展的需要，大部分已逐步转变为电子档案管理。新的时期，档案管理工作进入了全新的发展阶段，电子档案虽然具有众多优势，但一系列的安全问题也无可避免的出现，如缺乏严格的保密性、数据容易损坏等，这些问题都严重影响着我国档案事业的发展。本文主要围绕新形势下档案管理工作面临的问题，深入分析了电子档案管理问题解决对策，以期能为有关方面的需要提供参考借鉴。

关键词：电子档案；管理问题；解决对策

当前形势下，信息时代已然到来，电子档案管理面临着新的技术与挑战。这种情况下，以往传统的纸质形式被大多数企业多摒弃，档案管理工作进入了全新的发展阶段，呈现出电子化和网络化趋势。在企业和社会发展过程中，为了使电子档案管理对其能够进行更好的服务，我们需要对新形势下电子档案的管理问题充分认识，同时通过行之有效的对策进行解决。

一、新形势下档案管理工作面临的问题？

1、没有深刻认识到档案管理工作的重要性。通过认真分析当前的形势，我们能够看出现代社会发展对档案管理工作提出的要求越来越高，但是相关部门对这些要求却有所忽视，认为档案管理在企业发展中发挥不了什么作用，只是一项基础性工作，没必要将大量的时间和精力浪费在档案管理工作上，这种错误的观念对企业的持续发展造成一定的影响。上述情况很明显的体现出相关部门没有深刻认识档案管理工作的重要性。档案管理工作会对社会经济文化的发展产生直接影响，能够使企业的管理机制得到改变，使经济效益不断提高。因此，相关部门需要对档案管理工作加强重视，及时转变发展观念，紧跟时代发展的步伐，不断对思想进行更新，对错误的观念及时摒弃，使档案管理的工作效率得到不断提高，使档案的相关职能得到正确运用，从而确保在社会各行业中档案管理工作能够发挥其应有的价值，进一步推动我国经济建设和社会文化发展。

2、缺乏完善的档案管理制度。相比以前，现如今的档案管理工作有了较大的提高，不过在工作过程中，档案管理工作的随意性依然时有出现，这就需要对档案管理制度不断完善，科学合理调整总的档案制度和管理办法，使其朝着标准化、现代化和规范化的方向发展。当前一个时期，我国缺乏完善的档案管理制度，对档案工作的效率造成严重的影响，使企业以及社会的发展水平大幅降低。因此，在企业发展中，要及时制定行之有效的档案管理制度，而且要确保所制定的制度具有标准化和严格化。

3、档案标准化程度较低。在档案管理工作中，首先要做的就是正确的进行现代化档案管理。我国从上世纪八十年代开始重视档案管理标准化工作，一系列标准化文件在国家标准局组织拟定和制定后得到顺利实施，进一步促进了我国标准化体系的形成。因为档案自身相对比较复杂，而且各企业之间的档案管理体系也各不相同，比较明显的特点就是管理分散。很多企业在硬件设备的选择上都是根据自身的经济实力和技术条件完成的，机型各不相同，参差不齐的水平导致档案管理工作受到一定程度的影响。现如今，很多档案系统应用软件在研制过程中都没有对国际标准进行严格遵循，大部分具有单一的功能、较低的标准化水平和不完整的数据，从而导致部分档案缺少主题标引，达不到资源共享。直到现在，我国对档案管理工作没有统一的发展规划，都是盲目的推动档案工作的发展。如果任之发展下去，会严重影响到档案资源共享和网络化建设。

4、缺乏高素质的员工队伍。为了能够稳定高效的完成档案管理工作，需要严格要求档案管理人员。在档案管理工作中，有些员工玩忽职守，没有在岗位上认真的履职，导致很多问题出现在档案管理工作中，这就需要不断提高档案管理人员的专业素质和道德素质，从而进一步推动档案管理工作的可持续发展。较高的政治理论和较强的技术水平是任何一个优秀的档案管理专业人员所应该具备的，员工需要不断提升文化素质和现代管理水平，对各种档案业务都比较精通，确保自己所指定的职业生涯规划科学合理，在档案管理事业发展过程中要按照档案管理的相关制度去完成，实现对社会和个人的良好规划。近年来，随着信息化时代的到来，档案工作信息化对档案管理人员素质提出了越来越高的要求。在档案管理行业中，员工普遍具有较低的专业素质，因此在行业发展中，档案管理人才极其重要，档案管理人员的整体素质有效提高能够促进档案管理行业的发展，其意义重大。

二、电子档案管理问题解决对策

1、提高思想认识，防止档案管理工作边缘化。现如今，全世界的快速发展已经将人们计划性的工作格局彻底打破，尤其是日新月异的科学技术发展，给档案管理工作提出了新要求和新标准，这就需要工作人员加强对档案管理工作的重视，防止档案管理被边缘化。相对于其他工作而言，档案管理工作并没有突出的作用，内容也没有较大的挑战性和创新性。但是这只是我们所看到的的表面现象，随着时代的发展，档案管理工作也在与时俱进，以往的档案管理方式比较死板，不够灵活，与现如今的档案管理工作相比没任何优势，因此很多传统管理方式已经逐渐转变为现代化档案管理方式。不过通过长期的实践能够看出，有很多问题会出现在转变过程中，这就需要档案管理人员对档案管理的时代性提高认识，将本职工作努力做好，使思想观念得到改变，对错误的思想及时进行清除，对消极的工作态度及时进行改变，使档案管理工作的边缘化格局彻底打破，进而使档案管理工作在社会上的地位得到进一步提高。

2、提高标准化程度，使档案管理工作得到提高和优化。想要实现档案现代化管理，推动档案标准化管理是重要举措。目前，各级档案管理部门的重点工作就是对档案管理标准化的积极推行。国际档案管理部门应对管理过程中的各项标准及时制定，对已实施的标准给予完善，确保在档案管理过程中各部门能够有效的遵循各项标准，同时通过有效措施，对档案管理标准化工作积极进行推行，是该项工作得到落实。

3、提高教育水平，转变档案管理传统观念。科学化的管理思想不但指先进科学的档案基本理论思想，而且指档案利用思想的先进科学性。通过档案利用实现经济和社会效益最大化是档案工作的根本目的。假如企业对经济效益过于看重，就会忽视了档案的社会利用。上述这些问题需要改变传统的观念。作为一门科学，档案管理过程中需要对档案的规律及时掌握，通过科学办事精神促使档案工作较快地向现代化管理发展。

4、提高培养水平，建立高素质的人才队伍。想要实现档案现代化管理，不但要求工作人档案方面的理论和实践知识比较丰富，而且还要求其具有综合方面的知识，例如有一定的经济、信息技術和写作水平。同时，需要对档案工作人员的素质进行不断提高，使档案管理队伍建设得到加强，从而将档案管理方面优秀的人才选拔出来，在档案现代化管理中充实一些具有复合知识型人才。而且还要对教育培训持续加强，在对档案现代化管理人员的知识结构进行优化时通过全方位的培训方式完成。

三、结束语

随着社会的进步和发展，电子档案由于其特有的优势而被广泛应用，新形势下最需要关注的就是电子档案管理的安全问题。随着科学技术的日新月异，档案管理人员需要不断提升解决电子档案管理新问题的能力，通过长期的探索研究，对计算机操作系统的不足及时发现，对电子技术措施及时改进，使电子档案的安全性不断增加，从而确保在社会发展中档案资源能够发挥更大的作用。

参考文献

[1]张文杰；论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]；青春岁月；2014.