企业财会信息化系统研究与应用

王永强

[摘 要]本文根据企业经营管理的需要，充分运用信息化技术，进行流程再造，研究开发了企业财会信息化系统，并介绍了其功能、目标及应用效果。

[关键词]企业；财会；信息化系统；嵌入式PDA设备

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.025

[中图分类号]F232 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-00-03

山东济铁旅行服务有限公司（以下简称旅服公司）成立于2013年1月6日，其人员和业务是从济南、青岛经营集团与济南、青岛客运段等四个单位分离出来的。旅服公司的主营业务是济南铁路局所属客运车站的商业开发和所承担的高铁、动车餐饮业务。

伴随着公司的组建和发展，旅服公司提出了基于现代企业制度的“一流的管理、一流的制度、一流的服务、一流的员工”的战略目标。如何提高工作效率，加快财务核算信息化的统一，利用统一的财会信息管理平台，优化公司主营业务的资源配置，实现公司的信息共享，提升工作效率和效益是当务之急。

1 企业财会信息化系统研究与应用背景

旅服公司组建后，财务管理工作面临着传统管理方式陈旧和单一、信息不能共享、用工成本过高、工作效率低下、仓库跑冒滴漏等问题，具体表现在以下几个方面。

1.1 管理方式单一，信息共享性差

原有的存货管理仅依接收来的单机版程序，资源不能做到共享。当公司决策需要数据分析时，往往要耗费大量的人力进行数据统计，有时统计的数据存有失真现象，严重影響公司决策质量。商品库存有时积压严重，商品的保质期不能得到有效保证，到期的商品不能得到有效地退还给厂家，造成积压和供需双方成本浪费。

1.2 仓库核算系统落后，内控手段简单

如高铁餐饮仓库制证系统智能化程序不高，只能进行出入库等简单单据的操作，不能实时反映整个仓库商品的动态和在外出乘的班组库存。缺乏相应的授权功能，商品的验收入库、出库和制单人员不能做到相互牵制，仓库盘点工作量大。

1.3 餐售人员工作量大，服务质量难以提升

在高铁、动车餐饮销售上，由于不能和仓库做到实时动态联动，餐车班组人员需要填制销售的各种表格，造成提前一个多小时就开始打包结账，当旅客需要商品时，有时怕麻烦就不愿服务的现象，致使公司效益难以提升和投诉不断。餐车班组人员不能及时了解每天销售收入和班组人员提成情况，只能到月末才能掌握，不利于班组人员销售积极性的提高。

1.4 财务与业务脱节，制约公司发展

在日常财务核算上，高铁餐饮业务与财务核算环节相互脱节，造成财务报表数据和所统计出来的销售数据不一致，有时差异较大。在财务监督环节，不能动态分析商品销售数据和每趟车锁销售的情况，无法对销售进行事中控制和事前预测，只能做单纯地进行事后分析，时效性差；会计信息系统不能和仓库、销售系统对接，财务信息质量和管理水平难以提升。

上述问题的存在，严重制约了旅服公司的快速发展。因此，只有建立统一的企业信息化操作平台，才能与公司经营业务快速发展相适应。

2 信息系统应用的关键技术

2.1 ASP.NET

公司信息化系统采用微软公司技术ASP.NET，是一种使嵌入网页中的脚本可由因特网服务器执行的服务器端脚本技术，指Active Server Pages（动态服务器页面），运行于 IIS之中的程序。

2.2 SQL Server 2008

SQL（Structured Query Language）主要是指结构化查询语言，其主要功能就是同各种数据库建立联系，进行有效沟通。

2.3 JavaScript

JavaScript是一种动态类型、弱类型、基于原型的语言，内置支持类型。它的解释器被称为JavaScript引擎，为浏览器的一部分，是广泛用于客户端的脚本语言。

2.4 移动互联网

旅服公司信息化系统研究中，餐车销售系统主要通过PDA（掌上电脑）设备让车上一线员工，利用移动客户端进行销售，利用移动客户端进行出入库数据签收、在登乘时进行签到考勤。公司可借助该系统与供应商进行互动，发布相关的招商及广告信息。

2.5 嵌入式开发

旅服公司信息化系统中的手持终端的相关软件属于嵌入式开发系统，特别是RFID（射频识别）控制的声影警报系统中，基于DOS（磁盘操作系统）的嵌入式软件开发，采用韦根信号识别，通过程序封装，在工控板上RFID标签对声影警报系统进行控制。

2.6 移动POS（销售终端）技术

在旅服公司所担承的高铁餐车上，餐车服务人员在进行餐饮销售时，手持移动POS机，可以随时移动售货和结算，并且利用3/4G网络实时或者延时（没有网络信号时车底与地面不发生数据交互，一旦网络信号稍微好转，数据马上进行交互）和地面进行数据交互，及时反馈到信息化中心。

2.7 自动识别技术

旅服公司信息化平台高度集成了自动识别技术，其中包括条形码识别技术（车上商品销售全部采用条形码扫描销售，各种单据的签收和转移也利用手持PDA设备扫描条形码完成），RFID识别技术（地面仓库拣货和上架时，利用RFID标签触发各仓位的声影装置，引导仓库配货人员快速到达指定仓位）。

2.8 基于Web Services的数据交互技术

Web Services是可以在Internet上描述、发布、查找和调用的自包含的模块化应用。它们为应用程序或其他Web服务提供定义确切的功能。通过松散的耦合和动态的实时发现和绑定，Web服务使应用程序可以避免涉及其他组件复杂的技术细节，从而使所开发的系统更加灵活，具有更好的适应性。旅服公司信息化平台以及手持设备与销售后台的数据交互全部采用Web Services模式交互。

2.9 Java EE开发平台

Java EE是Java平台在企业应用软件上的版本，以前称为J2EE，可以帮助开发和部署可移植、健壮、可伸缩且安全的服务器端Java应用程序。Java EE是在Java SE的基础上构建的，它提供Web服务、组件模型、管理和通信API，可以用来实现企业级的面向服务体系结构和Web 2.0应用程序。

3 企业财会信息化系统主要模块研究

旅服公司财会信息化系统主要包括后台仓库管理系统和前台餐车销售系统。后台仓库管理系统包括：基础数据信息、仓库管理、食品安全、人力资源、财务管理与统计分析等模块。前台餐车销售系统是指高铁餐车销售使用的PDA销售管理系统。

3.1 基础数据信息

基础数据资料包括公司信息、商品信息、车次信息、用户资料。

3.1.1 公司信息

公司信息包括公司信息、一级仓库、二级仓库、部门信息及外局基础信息。旅服公司高铁仓库主要类型分别为：商品库、冷链盒饭库、VIP库、应急库。

3.1.2 商品资料字典

旅服公司财会信息系统的商品资料，包括了商品编码、商品条码、价格、规格、包装单位与供应商等。商品编码是系统给每一样商品自动生产的一个编码，该编码相当于商品的身份证，每一个商品对应一个商品编码。青岛和济南仓库共用一个商品资料字典，但每个仓库可以独立地操作本仓库商品的弃用、启用功能，此项设置统一了两地区的商品价格、保证了商品的一致性。

3.1.3 车次信息

旅服公司财会信息系统将所有济南铁路局所属的高铁动车车次信息进行录入，包括车次的方向、线路、发车时间和到达时间。该信息为统计车次销售情况和线路畅销商品等功能提供了基础。

3.1.4 人员信息

人员信息包括使用旅服公司信息系统的所有人员信息，包括后台操作人员和班组销售人员信息。系统设置权限组和模块功能，按照岗位结合内部控制要求设置不同的权限，例如：仓库管理员与制单员、制單员与复核员岗位分开，相互监督。岗位职能权限的设置更好地执行了企业的内控制度，做到了职责分离，堵塞了管理漏洞。

3.2 仓库管理

仓库管理模块包括单据管理、电子标签拣货系统。

3.2.1 单据管理

单据管理包括单据制作、单据查询、单据汇总、仓库查询、模板设置与单据交款。该系统所使用的单据分为入库单、出库单、调拨单、报废单、退回供应商单与退库单等。

3.2.2 电子标签拣货系统

电子标签拣货系统是仓库用于显示商品库存和配货的系统。配货人员在配货时，扫描出库单上的条形码，系统自动将本出库单的所有商品下的标签闪烁成红色，并在电子屏幕上显示需要配货的数量。配货人员只需按照闪烁的红灯下的屏幕数量进行配货即可。配货结束时，电子标签显示的是商品的库存情况。

3.3 PDA销售管理模块

PDA销售管理模块是指高铁餐车班组利用手持终端PDA设备进行收货、销售、查询等12个模块功能，主要包括签到考勤、下载、收货、销售、VIP扫描、查询、交班、要货、更新程序、设置、修改密码与退乘。旅服公司在实施高铁餐售系统时，给高铁餐车每名人员配备了一台手持终端PDA设备，该设备通过3G网卡连接后台服务器。餐车人员通过手持终端PDA设备的扫描销售与提交，系统自动实时将数据进行上传到公司信息化中心。如图1所示。

3.4 人力资源模块

人力资源模块，主要功能是趟车核算、人员工资提成核算。趟车核算模块主要反映每趟出乘车次的销售、成本、税金与毛利等情况。旅服公司信息化系统实现了对餐车员工工资的日清月结，班组人员到收款室缴款时就能清楚掌握本趟出乘的个人提成情况，真正做到了班班清。月末，系统根据本月班组人员的基本工资、销售收入、任务指标、提成率与出乘情况等自动计算职工的工资，实现了工资的自动化计算，大大降低了餐车人员月底手工计算工资的劳动强度，调动了餐车人员销售的积极性。

3.5 财务管理模块

财务管理模块包括销售汇总、员工餐使用统计、高铁收入汇总、冷链统计汇总、库存盘点汇总、在途盘点汇总、趟车核算、盘盈盘亏设置与月结设置。

3.6 统计分析模块

统计分析模块包括销售排行查询、分类销售排行查询、销售统计、班组销售汇总及各种数据分析模型。该系统可以按照车次-日期、班组-日期、库别-日期、班组、车次等条件进行横向和纵向销售统计。如图2所示。

4 企业财会信息化系统实施途径及实现目标

旅服公司财会信息化系统上线运行要实现以下目标。

4.1 销售数据实时化

该系统研究的主要功能是管理人员可以随时掌握出城车次销售状况、实时掌握班组在途库存等信息。要求餐车人员利用销售终端PDA设备实时将销售数据上传至数据中心。

4.2 使用管理便捷化

餐车人员在销售过程中使用条形码扫描，单据可以扫描条形码进行签收和确认，商品进出库PDA操作，商品结账只需将现金和PDA设备数据核对；拣货过程有电子标签自动提示拣货区域等，杜绝人为误差。采用4G网络，管理人员不需要安装任何程序，只要能联上互联网的地方就可以办公，部分功能还支持手机办公。

4.3 财务办公节约化

该系统应用后，将实现全程无纸化操作，全面取消之前的所有手工报表以及单据，比如：缴款单、交接单、采购单、核算表与工资单等。所有单据在系统中自动生成，相关人员可以在系统中需要时随时索取。交接班全部无纸化，考勤管理只需在PDA设备上签到即可，节省了大量的人力、财力。

4.4 数据分析多样化

该系统所设计出的报表功能强大，有图形报表和标准报表，报表内容和格式可自定义，可根据日期、车次、班组与商品等信息进行统计分析；可以借助高铁餐售系统的数据库，进行不同线别、不同品种、不同班次、不同时段及不同客流的数据分析，根据具体情况制订不同的营销方案，生产出适销对路的产品，实现由手工统计到科学分析的腾飞。

4.5 内控制度有效化

通过对系统不相容岗位职责的设置，将单据的制作和提交、商品资料的修改与审核、供应商资料的启用淘汰与审核等合理设置，做到不相容岗位不兼容，从而切实提高企业内控制度的有效性，减少跑冒滴漏问题。

5 企业财会信息化系统应用取得的初步效果

5.1 大幅压缩了用工成本

旅服公司在实施财会信息化系统后提高了工作效率，快捷方便的业务处理方式促进了人员的精简，例如：青岛高铁餐车乘务班组由原来96个班组压缩到现在的65个班组，用工成本减少了25%。

5.2 提高了工作效率

该信息系统的使用实现了智能化操作，减少了人工操作的时间，极大地提高了工作效率。班组结账的时间平均由原来的2个小时缩短至0.5小时；所有的财务数据均可以通过业务数据生成，减少了财务人员统计核算的时间。

5.3 降低了库存资金占用成本

该信息系统实施后，通过供应商实时采购模块的使用将送货时间由原来的48小时预计缩短到12小时，实现了仓库降低存货资金占用目标。信息化的实施使存货资金占用成本压缩30%以上。

5.4 提升了企业的经济效益

信息化系统的应用，有助于延长高铁餐售人员的销售时间，在提升服务形象的同时，减少了跑冒滴漏问题，提高了企业的经济效益。2015年在高铁实时餐售系统的运行下，高铁餐饮销售收入比上年同期增加了4 405万元，增幅35%。