浅谈如何提高档案员的素质

一、影响档案员综合素质提高的因素

1.1 档案管理干部队伍结构参差不齐，档案管理专业知识、计算机技能和编研能力的缺乏。如我们学院档案管理干部队伍中，41名专兼职档案人员中年龄最大的56岁，最小的31岁，女性25名，六十年代出生11人、70年代出生15人、80年代出生15名，只有一名是学档案专业的，没有一名是学计算机专业的，此外，接受档案专业培训只有二名；从事专职档案管理工作的二名同志都是年龄较大的工作人员，其对计算机和互联网的认识和使用“不敏感”，学习起来存在一定的困难，这也无形中加大了档案管理工作中的难度。

1.2档案员得不到足够的重视，档案员队伍不稳定。由于有些单位不重视档案工作，专兼职档案员都身兼数职，学院组建十六年来，学院综合档案室只有两名档案员，除了要完成全院档案工作外，还兼职保密员、学院印章管理、文件上传下达、院办等工作。因工作任务重、兼职多、加班也多，再加上近年来职称评定要求提高，高校职称评聘时数量指标向教学和科研人员倾斜，造成档案人员评职称难，以致影响了档案员积极性，所以专职档案员除有一人年龄已50多岁外，已调换了四人，而且年龄是也换也大，兼职档案员调换就更频繁了，而我院因为是四所中专学校合并组建的一所高职院校，档案管理工作还是原来的管理方式，属院办领导。没有执行《高等学校档案管理办法》第十六条规定的“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。”而是有兼职档案员收集本部门的资料移交到学院综合档案室，由学院综合档案室档案员统一整理立卷，且兼职档案员没有一人参加过档案专业培训，所以，兼职档案员整体业务素质不高。

1.3工作枯燥，令人心烦意乱。档案工作本身是单一的、重复的，高校档案工作也是如此。每天和一张张纸打交道，每天围着一份份文件转，收集、分类、装订、录入、查阅。日复一日，年复一年，反复做，做反复，从文件资料的收集，到整理、归档，长年累月地做着同样单调的事情，会显得非常枯燥。高校的档案工作非常繁杂，除了党政、人事、财务等，还有高校所特有的学生档案、教学档案、科研档案、重点建设档案等，这几项是牵涉面广而又内容复杂的，不容有任何疏漏。另外，由于档案工作往往是处于一种长期封闭性的工作环境，档案员与外界沟通、交流的也少，再加上看着身边一起工作过的同事，有的升迁，有的晋职称、涨工资，造成档案人员心理上心烦意乱，相对封闭，感觉寂寞无助。

二、提高档案员素质

《高等学校档案管理办法》第十一条规定“高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。”面对新时期档案工作的需要，档案员应如何提高自身素质，本人认为，应从以下几个方面做起。

2.1提高档案员的思想素质。档案员要树立正确的世界观、人生观，价值观。档案员在工作中要树立为人民服务、维护用户和国家利益的价值观、正确的职业理想。对档案管理事业要有较高的责任感，干一行、爱一行，学一行、成一行，以良好的职业道德、娴熟的业务技能、优质热情的服务，在档案管理这个清贫而又平凡的工作岗位上默默奉献积极发挥主观能动性，热爱并认真地完成档案管理工作。

2.2进行心理引导，提高思想意识。档案管理工作繁琐性和复杂性要求档案员具备良好的身心素质，它是做好档案管理工作的基本条件。档案员职业素质不强，主要是思想上的心理因素。管理部门要加强心理引导，提高档案员的思想意识。主要要进行以下几方面的思想教育：一是要加强热爱本职工作的敬业思想教育。档案管理人员应当在工作中进行自我调适，始终保持的一种持续、积极、发展的心理状态，坚信所从事的事业是伟大的，并为自己所从事的事业感到自豪。在高校，并不是只有教学和科研是唯一的，档案工作可以为教学和科研提供很好的信息服务，这个工作是必需的，不是可有可无的。二是加强甘于奉献思想教育。必须有甘于奉献和爱岗位敬业的精神。档案工作毕竟是为其他部门提供服务的，是幕后的默默无闻者，要有甘为人梯的牺牲精神。才能以饱满的心态，全心全意的投入到档案管理工作中，在平凡的工作岗位上做出色的成绩。三是加强创新意识教育。高校档案工作在整个档案系统来说，应该是走在最前面的。高校档案员要充分利用资源的优势，走出一条档案工作的创新之路，要在钻研业务的过程中找到档案管理工作的新办法、新思路，让一成不变的档案管理工作变成无尽的求知探索之地，不断推陈出新，提高档案员的钻研兴趣，使之能够乐于创造，敢于求新，为高校档案建设做出更大地贡献。同时，档案工作的室内工作性质及库房环境，还需要档案员要注意用适宜的方法增加运动、锻炼身体，使自己有具有健康的体魄，全身心的投入到档案管理工作中。

2.3优化知识结构，努力提高文化业务素质。档案员首先要努力学习基本的科学文化知识和现代化技术，通过学习提高文化素质，优化知识结构，使自己成为博览全书、“无所不知”的“杂家”，才能适应新时期、新形势的需要。同时，档案收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等基本环节，每个环节都有一整套理论和工作规范。并且，高校档案工作面广，档案种类繁多，有党群、行政、教学、学生、科学研究、产品、基建、设备、出版、外事、财会等等。档案工作的这些专业特点，要求档案员除了具备一定的文化知识外，还应掌握档案专业理论知识、现代档案业务操作技术和广博的基础知识，包括哲学，历史学、语言文字及外语知识，还必须具有对档案信息资源进行扫描加工、数量控制、质量监控、数据录入以及拥有档案信息化所需人、财、物的统筹兼顾管理等能力。因此，档案行政部门要采取多种途径和方法開展继续教育工作，比如像高校开设网络讲座那样，聘请档案和计算机专家进行一些专题讲座，如2014年湖北省档案局印发了《湖北省纸质档案数字化操作规程》这个文件，档案业务主管部门应该对这类文件进行解读、培训，便于档案员操作。

承载昨天的厚重，开拓明天的精彩。只要档案员爱岗敬业、务实高效，事业心、责任感强；勇于探索、开拓创新，积极向上、朝气蓬勃，把自己的心血全部融入到了档案工作中，让理想在平凡的岗位上绽放出璀璨的光芒！

作者简介： 龚襄珊 （1960— ），女， 湖北崇阳人， 襄阳职业技术学院档案室副研究馆员。