档案管理存在问题及对策分析

宋宇博

（吉林省地方海事局 吉林长春 130000）

摘 要：随着社会信息化档案管理模式的深入发展，档案在企业的管理和发展过程中起着越来越重要的作用，企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中，由单纯的存放走向应用，使之更好地为企业管理服务，本文就对档案管理进行简单的分析与探讨。

关键词：档案；管理；问题；对策

档案的管理工作并非只有保管档案如此简单，其涉及到较多的专业、政策和机密问题，因此对于档案的保管工作，我们不应该充分认识到其重要性，只有档案得以保存下来，档案中的信息才能够更好的为大家所利用，借鉴到未来的工作实践中去，所以本文就将对档案管理存在的相关问题及对策进行阐述。

一、目前档案管理面临的主要问题

1. 对档案管理工作不够重视 。档案管理工作在多数人眼中被认为是“保管工作”，就是一些抄写工作，只要保管好相关重要的文件，保证不丢失，不将文件资料泄露出去，在外来检查或調用档案时能及时找出来就可以了，在实际的单位或企业运营过程中不能带来实际的经济效益，以至于在领导眼中对档案管理工作都不够重视，这说明从领导到员工对于档案管理工作缺乏一定的认知度，实践证明忽略档案管理的重视程度已经不能满足当前社会的需求了。

2.对档案管理的长远规划相对薄弱。虽然档案管理已引起了各级领导的重视，并纳入到自己的工作议程，在建章立制，建立管理网络，加大管理力度，硬件投入，人员素质培训等诸方面采取了不少切实可行的具体措施，短期效果也十分明显，但就其长远规划而言还是显得相对薄弱。

3. 基础设施差、室藏档案贫乏，导致档案工作标准不高。由于经济条件限制，大部分档案室建设不标准、不规范，基础条件十分差，档案保管条件简陋，防虫防霉设备不配套等，有些单位因受办公条件的限制，很少有专用的档案库房，而是与办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理；还有的把档案和杂物堆放一室，既潮湿又阴暗，根本不能存放档案资料，室藏档案贫乏、材料不齐全。

4.档案缺乏数字化管理。近年来，由于档案信息化建设步伐加快，档案信息资源得到了大力开发，很多单位文书档案、甚至有的单位录音、音像、照片、实物档案全部实现了数字化管理，但占库藏总量一半以上的海事科技档案数字化却明显滞后。

5. 档案管理缺乏系统的管理，并且在工作之中对管理人员专业知识和工作素质不够重视，造成管理工作的松懈和不够完善。在档案管理中由于缺乏系统化的管理方式，通过相关的科学技术成果促进企业工作方式的转变，档案作为企业工作的重点方式，其在管理和工作中通过信息技术的完善来促使档案工作合理进行，并且形成系统化的工作模式和方法。。

6.计算机在档案管理中的应用适应不了时代发展的需要。从目前档案已达标的各单位来看，计算机的应用仍处于进一步完善的探索的阶段，档案信息资源的共享远远满足不了实际工作的需要。

二、档案管理对策分析

1. 提高人们对档案管理工作的重视程度。首先领导管理人员要认清档案管理工作的重要性，认识到档案管理工作是协调各部门工作的有效保障，各类重要的文件，机密都是有档案管理部门管理的，档案保管人员不但是保管档案资料的，更是以资料来向领导汇报或提醒领导相关文件资料所在，在领导进行经济决策时能够及时调阅档案资料，为单位节约时间，增加经济效益。

2. 应立足现实，制订好档案事业发展规划。面对新形势下档案在收集、整理、开发、利用上将发生革命性变化的形势，研究制定各单位档案事业发展规划，明确今后乃至更长一个时期档案事业发展的目标、任务、重点、步骤和措施，保持档案事业的稳步发展，已经成为一项十分紧迫的任务，研究制订档案事业发展规划，应遵循以下原则：一是统筹规划，量力而行。档案规划不能游离于单位总体规划之外，而必须与其融为一体，成为总体规划的一个部分，并且必须考虑不能超越现有物力、财力、人力所能提供的可能；二是立足当前，着眼未来。既要把当前档案工作抓紧抓实抓好，又要考虑未来的发展需要，要把解决当前问题与长远发展相结合；三是实事求是、切实可行。要遵循档案事业发展的客观规律，充分考虑各单位的实际情况，有的放矢地做规划，目标、步骤、措施要切实可行。

3. 改善改进档案管理部门的设施环境。档案管理部门能否高效率、高准确率的进行保管工作，和一定的工作环境是分不开的，档案部门必须有一个独立的宽敞干燥的档案管理工作室，一些相关的档案管理设备必需品必须到位，如果有条件的单位还可以进行档案信息化管理，信息化管理作为当前的一种趋势，不但对档案管理工作提出新的要求，而且还能充分运用电子设备来进行档案记录，大大提高了管理工作的效率，电子管理手段已逐步成为当前的人们手段，所以档案管理工作业实行计算机辅助的形式势在必行。

4. 加快推进计算机在档案管理中的应用。随着计算机的广泛应用，网络作为信息传输的主要途径已大势所趋，人们到网上查找所需信息已成为必然，特别是办公自动化水平的不断提高，利用网络及时迅速查阅档案信息的愿望将越来越强烈，直接到档案室借阅档案将越来越少，因此，加快推进计算机在档案管理中的深度应用，实现档案信息网上检索势在必行。针对目前的情况，有必要先行考虑如下几点：一是加强档案网络管理系统的研究，实行统一规划、统一实施，以保证软件、硬件设施的一致性；二是有必要抽调档案和计算机专业人员进行档案计算机管理专题研究，包括档案软件设计、电子档案各项规章制度、标准等；三是加快对现有档案人员的计算机知识培训，为电子档案管理储备人才。

5. 对档案管理进行系统化的管理，提高管理人员的素质。档案工作连续性强，档案管理人员需用较长时间才能逐渐适应，所以在档案工作中，通过对各种结构技术性文件和平整进行搜集来实现档案管理的长远意义，并且通过保持档案工作人员高水平的专业知识和素质，从而确保档案管理工作的合理，因此，从维护档案工作的长远利益考虑，必须保持档案管理人员队伍的稳定，档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员，作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量，并且对档案管理建立系统化的管理，来保证其管理的质量，掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。

6. 狠抓组织和人员落实工作，加强人员管理。对档案的管理要做到组织机构落实、人员落实、库房落实，要做好档案管理，首先必须要理顺管理体制，做到组织机构落实，不论当前对管理采取何种模式，都要根据其实际情况，建立档案管理组织机构，配备专职档案管理人员，对于采用分散管理模式的，一定要加强业务指导工作，以保证档案管理和整理的质量，整个档案管理系统及其子系统在运行中都会形成反馈机制，只有建立健全的组织才能健全档案管理。

综上所述，我们可以了解到档案作为社会信息的重要载体，经济发展的主要依据，对社会资源的进一步开发有着极其重要的作用，其在单位中，无疑也发挥着协调单位发展、有序运行经济活动的重要使命，特别是在新的历史条件下，档案工作更需要紧跟时代发展，从档案工作人员的观念上进行更新，并积极采取有效措施，积极探索现代化档案管理模式，进而促进我国社会主义和谐社会的建立。

参考文献：

[1] 陈凯筠.浅谈档案管理[J].城建档案， 2011，（08）

[2] 杨玉玲.浅谈当前档案管理工作存在的问题及应对措施[J].科技传播，2010，（23） .