对财务档案管理中存在的问题及对策分析

刘书平

（内蒙古自治区测绘院 内蒙古呼和浩特 010000）

摘 要：财务档案事实上是各个机关、企业及事业单位进行经济活动发展最原始的记录及最真实的反应，它是经济业务中最重要的史料依据，是单位最重要的档案之一。现如今，我国注重经济发展总体方针的引导，各项经济活动的记录及发展中最真实地再现出财务档案，财务档案的管理工作显然已经成为经济活动及档案管理最重要的组成部分之一。

关键词：财务；档案管理；问题；措施

一、企事业单位财务档案管理内容

1.财务档案管理工作的基本内容。第一，资金使用过程中形成的凭证，如账目记录凭证、会计资金汇总凭证等。第二，财务报表。第三，会计账目，包括资金流通情况、固定资产内容等。第四，银行存款对账单以及会计档案等。第五，电子档案记录。第六，财务电子档案数据升级的相关数据存档和备份文件。第七，财务相关数据的维护记录本。第八，相关设备设施。第九，审核后的会计档案。第十，与企事业单位相关的财务管理资料和数据。

2.财务档案管理工作的重要性。首先，财务档案管理工作的有效开展能提升企事业单位对内部经济业务的掌握程度，不断完善财务工作，并加强企事业单位经济活动的记录科学性。其次，财务档案管理工作的开展更是有效解决经济行为造成的经济纠纷的主要依据，有利于促进企事业单位在良好稳定的环境下发展。最后，财务档案管理工作的加强更是国家进行经济政策决策的重要基础数据参考依据。

二、现行财务档案管理工作存在的问题

1财务档案管理意识淡薄

财务档案工作是保存历史、服务现实，承上启下的一项重要工作，但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下，对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够，存在应付思想。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。

2财务档案管理及销毁不规范

有些单位在财务档案管理过程中，不能按照相关的规定对财务档案进行销毁。比如，一些单位在档案库房用房紧张时会提前销毁一部分实际上没有超过保管期限的财务档案。有的单位在财务档案到期后，并没有履行必须的手续，在没有经过财务人员签字的情况下就擅自销毁。另外，一些单位一直保存着到期该销毁的财务档案，不能保证及时销毁。这样的做法不仅占用了大量的档案库房，而且为日后的档案保管、调整、查找利用等工作增加了难度，究其原因，是由于财务档案数量大，进行鉴定需要花费比较大的人力物力，而且鉴定销毁也缺乏可操作性规定，有些领导怕担责任，造成没人敢销的局面。

3财务档案管理人员素质偏低

现代化的许多工作都强调人和理念的结合，财务管理也不例外，但是，由目前的情况来看，部分财务档案管理人员的综合素质偏低，法律意识薄弱，对于现行的相关档案法律法规和财务管理规定抱着无所谓的态度。同时，在管理工作的细则规定上也存在着法律不健全、执行力度不够等问题，这两部分的结合造成了财务管理工作中普遍存在作假和失真的现象。

4财务档案管理信息化程度不高

财务档案管理信息化是传统档案管理技术的变革，也是经济、文化、政治大背景下的必然选择。从目前的事业单位的财务管理档案的信息化程度来看，大部门事业单位只处于初步信息化水平，单纯的配备计算机，在电脑上添加索引和搜查，提高了资料调整观看效率。但相对高技术的数字化扫描和全方面、多媒体式的大信息化程度只小部分的运用在个别事业单位中，这不免有些遗憾。结合实际情况来看，全面信息化程度不仅仅需要时间的投入，更需要大量资金的注入，它是一个长期的过程，需要采取合理的措施，并不断完善。

5保管责任不明确

当今，不少单位对于财务档案的管理而言，存在管理档案不明晰，其责任不明确，没有对档案部门和财务部门进行明确的管理，一定程度上出现了乱推乱放的现象。

6 整理工作缺乏系统性

会计档案管理中具有一定的档案凭证、报表及账簿等等，这些基本的程序通常是统一的，并且对会计档案发展而言，它作为一个较为完整的系统，在具体的实际个工作中，并没有按照顺序进行整理成册，而且存在编号混乱，造成使用的不方便。

三、财务档案管理工作效率提升的主要措施

1强化档案管理意识

要提高财务档案管理水平，首先应从意识上着手，必须要让领导层意识到财务档案管理对于整个企业或者单位的重要性，让领导层深刻了解财务档案对整个企业经济活动和生产经营的重要影响，提高档案意识，能够将财务档案工作纳入到财务管理工作的议事日程上。

从事财务档案管理的人员也应强化档案管理意识，明白财务档案不仅是对企业提供信息保障，还是对财务工作的监督检查。不仅是维护正常经济、工作秩序的法定书证，也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

2断健全、完善档案鉴定销毁制度

财务档案的鉴定销毁是财务档案管理中重要的一环，我们要遵照《财务档案管理办法》規定，制定符合自己实际情况的鉴定销毁制度，由档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并在销毁清册上签署责任人名称等内容，真正做到档案鉴定销毁工作有法可依、有法必依，不断规范销毁程序。

3高工作人员素质

工作人员的素质问题应该从多个方面下手，首先是从意识方面进行端正，既要树立起档案管理的规范化意识，又要形成档案管理的合法化和职业道德意识，从而通过意识层面的影响来端正工作行为。另一方面，加强对于相关工作人员的相关技能培训，加深对于档案管理工作的理解程度，要求工作人员从法律层面严格要求自己，将规范和端正意识融合进工作中去，形成良好的工作习惯。事业单位在充分调动员工的工作积极性的同时还要加强对于财务管理人员的整体工作流程培训，培养一批高精尖的财务管理人才队伍，对于单位的整体发展有利无害。

4强财务档案信息化处理

现当代属于信息化社会，互联网快速发展，信息管理开始依附于互联网。企事业单位的财务档案信息较多，数据较为混乱，分类不同，寻找起来相对麻烦。因此，财务档案管理应该利用互联网，将财务档案信息化处理，这样可以便于管理人员对财务档案的有效归类和管理，节省时间，节约人力资源。便于加快财务档案管理的数据库建设，形成专业化建设，形成资源共享，网络之间相互传递，服务更加便捷化。

5设置专门的财务档案管理机构

财务档案管理中在具备了相对专业的财务档案管理人员后，及需要对财务档案的管理结构进行完善及设置，首先积极对管理责任制的发展进行目标推进，如：可进行考核，需要将财务档案管理纳入该部门工作人员的年度目标考核，将财务档案建设作为评比的必备条件，通过奖优罚劣，来调动财务档案管理人员做好高校财务档案管理工作的积极性。设置专门的财务档案管理机构能够使得管理比较完善，有据可循，有标准可参考，某种程度上能够提高工作人员的工作积极性。

结语

信息化社会的不断发展下，必须对财务档案的管理进行完善及加强，首先，可对管理手段进行优化，积极培养专业的财务档案管理人才，进而提高财务档案的管理水平。其次，利用好信息化的发展优势，更好地为财务档案管理服务。

参考文献：

[1]财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].办公室业务，2012，03：96-97.

[2]尹玉琼.财务档案的规范化管理探讨[J]. 东方企业文化， 2015（15）.