数字化档案过程中对档案实体的保管与维修

何维

（广东电网茂名信宜供电局 广东 茂名 525300）

摘 要：在科技高速发展的二十一世纪，档案的信息化建设方兴正艾。在这一发展进程中，存在着一个不容忽视的问题即档案实体的保管与维修，众所周知，档案实体具有相当大的价值，所以即使是要进行档案数字化也不能忽视对档案实体安全问题的考虑。本文就对在数字化档案过程中对档案实体的保管与维修展开论述，并与业界同行共勉。

关键词：数字化档案过程；档案实体的保管；档案实体的维修

引言：

数字化档案过程是进行档案信息化建设的基础，主要采用各类设备对档案实体进行扫描或用数码相机进行拍摄等。在这一过程中，作为历史的记录即档案实体，它的保管与维修问题不容小觑，对数字化档案过程的每一步骤进行分析，确保档案实体得到良好的保管与维修。

1.对档案实体进行分类，界定进行数字化的范围

进行数字化档案录入之前要先明确档案数字化的界定，即首先筛选出要进行数字化档案管理的档案，其次对这些选定的档案具体确认要进行扫描的文件。

（1）常识上不进行数字化管理的档案有以下两类：一类是无长期参考价值只是进行短期保管的档案，另一类是保密性较高的档案受密级限制，如果有特殊情况则要对这些保密档案做好一定的保密措施再进行电子化。

（2）不同类别的档案采用的数字化处理方式不同。A类文档：一种是利用价值非常高且具有较高保存价值的文档，相关用户对文档的拷贝与精确搜索有着一定的需求。另一种是资料保存价值高，且资料的保存良好。此类文档的处理标准是要对整本进行数字化处理。B类文档：首先具有长期保存的价值，其次资料的使用频率也较高。这类文档通常对精确搜索和拷贝也是有一定的需求，这类文档处理标准与上一类文档相同，应进行整本数字化录入管理。C类文档：虽具有长期保存的价值但使用频率非常低，这类文档以满足图像搜索为处理标准。

2.档案数字化前的对档案实体的处理工作

档案数字化是一项步骤连续性比较高的过程，前期的准备工作的质量高低关系着数字化过程的效率高低。保证档案实体的完整性，顺利完成数字化过程，是档案数字化前的处理工作的主要目标。

（1）开展档案的清对核查。以是否要进行数字化录入、数字化成果的可利用性等对纸质档案进行清查，把因自然原因或者人为原因造成的纸张出现缺失、破损等的文档挑选出来，与那些保存良好，图文识别完整的档案分开保存，不仅方便数字化录入，而且在一定程度上也保护了那些较为完整的档案。

（2）对出现问题的档案进行技术性的修复。档案实体出现字迹模糊、图片发黄泛旧时，可通过高科技缩微还原、除尘去酸、裱糊装订、拷贝复印、查阅放大等方式进行修复。以复原纸张、提高纸张质量为衡量标准，对筛选出来有问题的案卷进行适当处理，使之能够有条不紊的进行档案数字化录入，尽量达到延长档案保存期限。

（3）开展档案的著录和标引，对有关档案进行重编。第一、针对那些组卷过厚、内容混杂的案卷相关工作人员需重新立卷，不仅有利于档案实体的保管工作，也可以提高档案数字化的利用效率。第二、对纸质档案中错别字及字迹模糊、潦草、不易辨认的地方，应尽早重新誊写以免以后在数字化录入过程再出现问题。第三、对于文档页码错误、出现漏编等问题的档案资料，应进行补编和更正。

3.数字化加工过程中对档案实体的保管与维修应注意的方面

档案实体的保护工作主要是指对档案实体进行日常的保护性管理以及维修，保护档案实体不受损害，尽最大可能延长档案的寿命。但在档案数字化过程中，直接接触档案实体，保管不当就会对档案实体造成严重的损害，带来各方面不可挽回的损失。损毁档案的原因主要有两方面：（1）人为原因造成的损毁（2）自然原因造成的损毁

3.1.针对人为原因应作出的对档案实体的保管与维修的措施

（1）增强全体工作人员的档案安全意识，时时刻刻要明白档案实体是国家的宝贵财富。为了贯彻这一思想，有关档案部门应多多组织相关人员进行档案实体保管与维修方面的技术以及相关法规的学习。对员工的审核标准要严格，选用并培养具有较强责任心的员工，在工作中能做到细致负责将会大大减少因人为因素而造成的档案实体的损坏。

（2）纸质档案数字化过程的相关工作人员应注意以下几点：一、对资料的调出与归还要严格遵守规章制度，做好统计记录。二、要做到爱护档案实体，不能在档案实体上进行随意的勾画、修改等，不能在未经许可的情况下将档案实体随意带出，也不能随意利用网络或者存储设备等对档案实体进行扫描外传。三、对于需要扫描的档案资料进行启钉、拆分时要谨慎，保证纸张的平整，折皱的边角也要抚平。尽量采用较为高级、先进的设备进行扫描，这样便能减少扫描过程中对纸张的损坏。四、针对不同类型的纸张采用不同的扫描设备，视情况而定，最大程度减少对档案实体的损坏，既保证速度又保证质量。五、档案进行数字化后要及时归还档案实体，相关档案管理部门要对归还的档案进行检查和验收，确保档案实体的完整性，对数字化过程中造成的破损等采用高技术进行修复，做出最大的努力尽可能保证档案的原貌后分成批次依次登记归还入库。六、档案实体进行档案数字化后，档案整体没有必要再进行装订，直接按照顺序摆放在案卷盒里，这样当案卷里出现某一份或者某一张有出现老化或者其他问题需要进行维修时就可以只取出要维修的那一份即可，避免进行多次装订造成整体档案更大的损坏。

3.2针对自然原因应作出的对档案实体的保管与维修

（1）内在因素。影响档案实体寿命的内在因素主要是指记录档案所用材料本身的质量，即档案所使用的纸张材料、墨水种类等，不同质量的纸张与墨水其保存时间不同。要想延长档案材料的寿命从内在因素上考虑就要正确选择以碳黑为色素成份以及与相对应的纸张相结合形成比较耐用的文档字迹材料。

（2）外在因素。对档案实体的保管与维修造成影响的外在因素主要是指保管档案的条件和周围环境中的有害因素带来的对档案的损害。首先档案存放地以及运用过程中所处的自然环境出现地震、水灾、火灾等自然灾害时，这些都将直接影响档案实体的安全。另外，档案存放场所的环境条件没有达到档案保管的有关标准也会对档案的安全造成一定的威胁。档案存放场所的各类设备与普通建筑也不尽相同，例如如果没有防潮、防光等设施，那么势必会给档案的存放带来很大的问题。

针对以上问题，从长远考虑，必须要从以下几个方面给档案实体提供必要的物质与设备保障。第一点，档案实体存放处，不管是临时存放处还是长久存放处，其房屋建设都应遵照《档案馆建筑设计规范》，要具有防火、防尘、防潮、防虫、防盗、防光等一系列措施，还要具有一定的防震功能。第二点，档案的装具，这一项的选择直接关乎着档案存放的空间与顺序的排放。第三点，档案包装材料的选择，这是保护档案实体的又一道重要程序。良好的包装也能达到防光、防尘、防潮等，同时也减少了档案运送过程中摩擦带来的损坏。

结语：

档案数字化是一个循序渐进的发展过程。在此过程中，档案管理工作者应努力做好档案实体的保管与维修与档案数字化的双发展，重视每一道工序过程，做好数字化档案过程中对档案实体的保管与维修。

参考文献

[1]宗文萍，郭莉珠. 《论信息时代的档案信息安全保障》.档案学通讯，2004年，第六期.

[2]邢丽梅. 小议数字档案存在的问题及其安全方案[J].管理科学，2000（12）.

[3]游蘭菊.电子文件与纸质档案的差异及管理[J].枣庄学院学报 2009（4）.