对基层档案管理工作的认识和展望

吕文杰

（鞍山市环保信息宣教中心 辽宁 鞍山 114003）

摘 要：合理科学的对档案进行管理，不但可以对或单位的业绩给予衡量，还可以对单位的管理水平给予衡量。由于档案中所记录的内容包括着发展过程的优秀成果，因此，档案可以为日后或单位的发展提供资料和依据，方便做出科学合理的分析，是制定发展方向最好的参考。本文首先分析了基层档案工作的重要性及主要内容，提出了基层档案的科学管理措施，在此基础上对今后基层档案管理工作发展进行了分析。

关键词：档案管理；基层档案；管理工作

引言

随着我国的全面发展与进步，基层档案管理工作不仅在观念上需要改变，在管理的方式上同样需要改变，利用新的理念与方式从全面角度反映出现状和成果。因为或单位的资源取向、模式、战略，以及未来的发展都受档案管理工作的影响，所以基层的档案管理工作为或单位取得市场竞争，全面发展有着重要意义。

1.档案管理工作的重要

1.1档案管理工作的规范化

由于档案管理工作具有保密性，因此，只有对档案管理工作采取集中式的管理以后，才能确保档案的卷案质量和不泄露。不仅对档案袋实行统一的印制，对工作人员进行统一的培训，还统一确定档案整理及验收的方式，制定一个标准。对每个环节的档案工作严格控制，例如：档案的借阅和复印等。只有严格统一使档案管理工作规范化，才能为日后档案管理工作奠定稳定基础。对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻地影响，档案服务创新很好的带动了档案基础工作，对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。

1.2档案管理工作的信息化

档案入录的及时与灵活性，影响着档案管理工作的成果和效率。与以往的档案管理工作相比，如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。改变了档案管理工作的及时和灵活性，用现代合理科学的管理方式，实现信息化，不仅提高了档案管理的成果，还提高了档案管理的效率。

1.3档案管理工作的安全性

由于档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格的管理机制进行把关，不管是在档案的查阅上，还是在建立档案的过程中都需要在档案工作人员规范和信息化的监督下才能确保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是档案管理工作中的重要性之一。在档案的查阅上，则制定了非与档案相关的人员或没有通过批准的人员是不能进行查阅的，这样一来就使档案管理工作得到了保证。

2.基层档案管理的主要内容

2.1对职责予以明确

根据国家以及相关的法规政策，以党制定的政策方针为指导，统筹规划档案管理工作。主要对党政机关和基层档案工作的相关业务予以协调、监督检查、组织指引。对机关的档案管理进行统一和集中，并对党、国家以及工作单位的重要机密档案予以保密，维护资料的保密安全性。

2.2对工作范围予以明确

对机关相关资料以及档案的整理保管和接受征集等工作，能够有效完善现代管理的科学化、现代化转变，并在管理中为提供材料依据。通过对专业的档案管理人员进行专职的培训和管理，统一组织相关工作的交流以及研讨会。将领导交予的档案管理事宜放在工作首要位置，努力完成。

2.3对资料来源予以明确

档案管理工作任务在所有的管理工作中并非是一项简单的工作，其任务之繁重、艰巨，其工作的本质还是稳当的记录性。这种稳当的记录不仅仅体现在其内容上，同时在形式上的体现也是档案记录性的表现。例如，当事人的手稿、相关领导对于文件的签署，这些则是档案文件原始性的体现。档案所具有的原始性正是其区别于情报、资料以及图书等信息的主要特点，并且具有一定的法律效力。从一定角度分析，档案是在一定条件下由文件转化而成。档案的管理工作中对于文件的来源需要予以严格的规范，以提供者组织机构以及文件形成机构要求为基础。只有对来源予以明确才能了解其文件的性质，才能从行政管理或者是法律责任等方面对档案文件予以理解和正确合理的整理，才能保证档案的管理在发展上符合实际的需求变化。

3.基层档案工作的科学管理

3.1自主创新要以档案工作为基础条件

档案是对真实的活动记录，为今后管理以及生产营销的进一步创新提供了基础条件，具有一定的参考价值。科技的创新是以之前的技术以及经验为基础，从本质上讲是一种突破，而一系列的突破是经验积累的过程。而档案则是连接了过去的经验以及未来的创新之间的最佳载体，因此可以说档案是自主创新的必要前提。其次，能够启迪创新。档案作为科技创新的主要信息诱因，信息量的增大实则也能够拓宽科研工作者的思路并激活灵感，从而实现创新。因此，档案要认真收集工作中的信息整理成档案文件，并做好管理和开发工作，进一步提高其档案服务手段、质量。

3.2档案是资产管理的基础依据

国有资产作为国家以及集体的财富，不具有私有和个人性，而档案作为该种资产的载体，反映出的是管理中的资产成本、股权资金以及营销等原貌，對资产档案管理的准确性予以保证，只有建立起完整准确的档案管理系统，才能对国有资产的不明流失予以制止。只有充分重视其与资产管理密切相关的材料以及同调度联系紧密的档案进行归档管理，才能真正在管理资产中做到管理的集中、统一，才能维护其真实性以及有效性。

3.3认真做好基层档案管理

我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作，因此它具备了良好的文件管理硬件设施，稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍。档案馆内的文件形成单位服务，形成单位不会因文件脱离自身进入档案馆而感到利用不便。使文件的方便利用达到了最优化，满足了科学处理文件的社会化、集约化和专业化管理的特点。

4.基层档案管理工作未来发展方向

4.1充分认识信息技术对档案工作的深刻影响

随着信息技术的迅猛发展和广泛应用，以计算机、网络和存储技术为核心的现代信息技术发展已经极大地影响到经济发展、人民生活、国家安全和社会发展进程。信息化的提出及发展，也给传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。档案管理如何适应信息化带来的文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展要求和趋势，也成为档案工作能否适应信息技术应用和持续、健康发展的关键。

4.2档案管理人员知识结构的变革

我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。将档案信息化建设的难点在于信息系统及文件数据的复杂多样。对这些信息系统中的文件如何收集、归档、整理、保存和利用，既是面向信息化的全新课题，也是档案管理创新重要方面和标志。信息化对档案管理来说，既是促进，也是压力。信息化将推动电子档案信息化管理系统的建立，并将其整合在单位信息管理系统之中。但是档案信息系统建立和维护的难点，在信息化建设中要重视并加强对档案信息的数据安全和管理，处理好档案信息资源开发与创新管理中对电子文件电子档案的安全和保护的关系。

5.结语

总之，未来的档案工作中应将积极应用吸收、引进、采用现代科技与理论成果，会极大提高档案管理现代化水平，将使基层档案工作在完善市场经济体制的进程中经历一场深刻的变革。文章通过对基层档案管理中存在的问题和解决方式进行了论述，希望对档案管理事业的发展以及进步予以促进，并同广大同仁进行交流。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程.北京：中国人民大学出版社.2011.

[2]钟晓芸.论现代档案工作必须正确处理的几个问题.江西科技师范学院学报.2009.06.