PPT制作中存在的问题及对策研究

郑楚

【摘要】现代办公常用的办公软件就要属PPT了，但是在PPT的实际运用过程中却存在诸多问题和误区，如简单的将PPT等同于演讲稿、认为PPT中形式越多、动画越多则效果越好。PPT之所以能够吸引注意力，并不在乎其当中运用了多少类型的Flash，而是在于其是否遵循逻辑清晰、简洁明了、风格统一等原则，在PPT的制作过程中会受到诸多因素的影响，包括主题思想、形式内容、制作者及受众的审美情趣、构思理念等等。本文以PPT制作中存在的问题为切入点，根据实际情况提出解决对策，仅供参考。

【关键词】对策 误区 PPT制作 效果

【中图分类号】TP317.4 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）33-0035-02

PPT的制作方法实际非常简单，也这是为什么PPT可以广泛普及的主要原因，但是这并不意味着做好PPT非常简单，实际上大多数人很容易走进误区，若不及时加以纠正，将会影响制作者信息传递的有效性。

一、PPT制作中存在的问题

1.错误的将PPT等同于演讲稿

在演示、讲座、培训等过程中，时常运用PPT来进行活动展示，有的时候制作者为了图方便，直接在PPT上复制粘贴word中的材料，有的时候为了向受众呈现更多的解说内容，最后使PPT变成了以文字叙述为主的演讲稿，这并没有充分发挥PPT预期的作用和效果，只不过是将承载文档的载体由word形式转换成PPT形式而已。

例如，在教师制作PPT课件时，通常会将教材中大段的文字、实验过程、例题等搬到PPT上来，导致每一页幻灯片上都是密密麻麻的文字。在教学过程中，教师向学生一屏一屏的进行展示，较大的教学信息量实际上增加了学习者处理信息的难度，在无形之中就会加重学习者的负担。将这些内容呈现在PPT上，实际上就是比较失败的做法，不仅没有达到PPT的预期效果，而且学习者会因此而感到烦躁，从而对教学内容产生抵触情绪。

2.错误的认为PPT中内容类型越多越好

PPT之所以会吸引人，主要是因为其可以充分利用多种媒体形式，如图片、视频、动画、声音、文字等等，有的时候制作者为了变换听众的口味频繁的切换多种形式，希望可以激起并保持受众的的兴趣，但是实际上过于繁杂的形式会起到喧宾夺主的效果，在一定程度上模糊了制作者所要传递的信息。

二、针对PPT制作中存在的问题采取以下解决对策

1.逻辑清晰

（1）保证PPT的大逻辑清晰

PPT的清晰性主要体现在其阅读顺序上，PPT不仅要包括结束页、封面页和内页，而且为了将整个PPT的内容结构充分展示出来，在封面页之后要加上目录页，这是非常重要的。此外，转场页也不容忽视，在不同的章节内划分不同阶段的内容，每个章节要与之前制作的目录进行呼应，使整体具有一定的连贯性。在即将完成PPT制作时，切勿匆忙制作结束页，在这之前应该重视总结页的作用，可以在一定程度上引领受众回顾之前PPT中所阐述的各个要点，不断地强化PPT在受众脑海中的印象。

（2）保证小板块的小逻辑清晰

在保证每个小板块的逻辑清晰的基础上尽量减少其结构层次，在关系上以并列或递进为宜。可以先将结构在纸上清晰的画出来，然后对每个框架进行分析，从而填补素材，若没有清晰的思路，可以将想到的部分先记录下来，再整理成文档的形式。

2.风格统一

（1）统一背景图

PPT风格统一主要体现在色彩、布局，而PPT基本结构中的内容背景图就是决定色彩的重要内容，亦可以称之为底板。背景图之所以会使PPT保持一定的基调主要得益于其使用数量较多，这种大基调对受众的综合感受将会起到至关重要的影响，例如，选择浅色还是深色、选择活泼型还是请新型、选择商务型还是传统型等等。风格实际上是没有好坏之分的，仅仅是一种艺术表现形式而已。但是无论采用哪种风格，都应该围绕主体内容和受众来选择背景图。

（2）统一的文字

PPT中涉及到的文字主要有正文及大小标题。统一文字风格指的是相同层次的文字，在其处理效果、色彩、大小方面保持基本一致。

（3）统一的图片

PPT制作中涉及到的图片主要包括与内容有深度联系的照片或图片，插图的统一主要体现在自定义动画、处理效果及类型方面的统一。

（4）统一的布局

布局实际上就是排版，将PPT中所要使用的元素排放在相应的位置上，布局的统一性主要体现在版式中四周留白、标志的位置、图片和文字距离边距的空间是否一致等等。

3.简洁明了

（1）用完整简单的语句来组织文字

PPT制作时，可以用图来说明就不用表格，可以用表格来说明就不用文字，图形的直观性会加深人们对PPT内容的理解，同时也容易留下深刻的印象。

（2）用简洁的图片美化主题

首先，尽量选择简单、干净的图片来用作背景图，尽量少选用花纹、图案较多的背景图，若背景图上的图案较多，会影响受众识别图上的文字，也不利于受众集中注意力。其次，在插图选择上要慎重，不要出现与内容无关的插图。

（3）用合适的形式增加效果

PPT制作中适当加入一些动画、声音，自然会有很好的效果，但是这并不是PPT制作的必须环节，制作者可以根据自己的实际情况并围绕主题内容来判断是否需要加此环节，切勿为了效果而盲目的增加动画，过多的动画或声音反而适得其反。

（4）用留白保持简洁

简洁明了的PPT，在其排版的过程中就要预留空白，留白的目的就是将不重要的、不必要的元素剔除出去，让PPT上只显示必要元素，提高PPT的视觉清晰度。

4.清楚醒目

（1）突出主体

主体突出就意味着其不能过小，但是突出在这里并不意味着要占满四周的空间，主体过大会给受众造成视觉上的压迫感。

（2）图文清晰

文字的清晰性主要体现在其大小和字体方面，在字体选择过程中，尽量慎重使用倾斜，因为过多的倾斜字体会降低PPT的可读性。为了保证尽可能多的受众可以清楚地看到文字，正文字体选用范围22—36为宜，标题字体选用范围36—44为宜。

（3）用好色彩

首先，选用明暗程度上或浅或深的背景图；其次，对文字的色彩进行恰当的选择；最后，母版配色所使用的色彩尽量保持在3种以下，过多的色彩会造成受众视觉上的混亂。

三、结语

综上所述，本文通过分析在PPT制作过程中存在的问题，并提出了切合实际的解决对策，希望可以给初学者及有需要的人提供一定的参考价值，但是本文所阐述的观点并非全部，在实际制作PPT的过程中，依然要充分考虑实际情况及主题内容。

参考文献：

[1]雷金东，李菲.高校PPT教学课件制作与使用中存在的问题及对策研究[J].电脑知识与技术，2013，（14）：3318-3320.