从会计角度浅谈企业采购业务控制下付款环节的控制管理

邓永

企业在购买物资或接受劳务及支付款项等到相关活动中，为了节约和周转资金愿意及多采用应付账款方式。应付账款是由于双方采用商业信用，致使物资交易时间与实际款项结算时间不一致而产生负债。它是一种最常见、最普遍的流动负债，是流动负债中最大的一类，也是买卖双方在购销活动中产生的短期负债。因此，加强企业应付款项的管理将变得越发重要。

一、付款环节的关键控制点

有的企业对会计核算体系中应付账款的管理与核对并未重视，在实际会计核算中存在诸多问题。由于核算不规范和不重视，导致应付账款核算的随意性，以致出现违法犯规等问题，严重影响了企业的形象和及资金管理。

1.应付款项处理存在问题

有的业务人员在采购物资时，违反客观实际，无视实际价款存在的合法性虚增应付账款，要求供货单位将实际价款与应付账款的差额部分返还给自己，假公济私；有的管理层，在进行账务处理时，故意“做大”应付账款，将实际价款与应付账款差额纳入账外小金库。有的会计人员在向供货单位购买货物后。取得了蓝字发货票，但由于质量价格等问题，把货退回，取得了红字发货票，有关会计人员用蓝字发货计人应付账款，而故意将红字发货票隐藏，隐瞒退货，中饱私囊。

有些企业债务不分“应付账款”、“预收账款”、“其他应付款”科目而统统在“应付账款”账户中核算。虽然“应付账款”、“预收账款”、“其他应付款”同属债务，但它们的经济性质却不相同。因此，必须根据不同的经济性质分别核算不同的业务，并且在资产负债表上分项准确地反映企业债务状况，以便为报表使用者提供可靠的财务信息。

2.应付款项核对存在问题

应付账款要管理好，就得及时进行核对，如发现问题应及时沟通，查找原因，保证双方账目余额一致。但在实际工作中，经常发现有些单位平时不对账，或者很少对账，有的到年底才对一次账，更有甚者到年底因为单据不齐、急于结账而草草了事，应付账款的余额为逐年滚动而成，越滚越对不清。

应付账款要核对清楚，双方记账时间口径和记账业务口径必须保持一致。但在实际对账工作中发现，有些单位的财务人员不顾会计制度的规定，工作上情绪化现象比较严重，因而在对账时表现出单方面作账、不提供单据、不给对账时间、有意提前或推后结账时间甚至以权压人、拒不配合的现象，致使双方记账的时间口径和业务口径不一致，给对账工作造成了很大的困难。

二、付款环节的控制措施

1.建立付款结算单制度

企业偿还账款时，应取得加盖收款单位公章的收款凭证或加盖收款单位公章的授权委托书，授权谁负责向企业经办收款，当经办人变更时，委托书也应变更。委托书由财务部门妥善保管。对供应商改变账号、更改开户行、更改名称时，要有严格的程序和证明材料才能付款。这样做，有利于完善财务手续，划清责任界限，规范会计核算行为，提高会计基础工作质量，增加企业财务收支、債权、债务的透明度，堵塞财务管理漏洞，遏制违法违纪情况的发生。

2.加强各供货单位往来账款的核对

在每月付款时，可向各收款单位提供明细对账单，详细罗列该次支付应付账款中所包括的各种货物的名称、规格、产地、数量、单价、金额、发票号码、入库日期、付款日期等内容。涉及大金额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。

3.实行岗位分离和岗位轮换

企业应当建立与应付账款有关的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保不相容岗位相互分离、制约并形成有效监督。需要分工的岗位如：原材料物品的需求必须由生产或销售部门提出，采购部门负责采购；采购人员不能担任验收工作；采购付款的审批人与执行人应分离；采购、验收和使用物品的人员不得担任账簿记录工作；付款人不能担任寻求供应商及索价业务的工作。

4.加强对应付账款的管理

应付账款的入账时间原则上以购入材料物资的所有权转移为标志，但在实务中，应付账款的记账时间还应视具体情况而定。料单同时到达，一般要等到材料验收入库后才能按发票上的金额登记入账；料单未同时到达，在材料验收入库时并不登记入账，于月份终时暂估计入账，按计划成本暂估入账，取得发票帐单时，用红字冲销原作的纪录，同时根据发票借记“原材料”、“库存商品”等科目，贷记“应付账款”科目。应该及时登记账簿，核对总分类账和明细分类账及有关日记账簿，检查有关反常的记录。例如，应付账款出现借方余额，或者应付某一单位的款项记录在一年之内都没有任何改变，没有一笔发生额，或者有发生额，但是借方与贷方发生额相同，核对银行账户和现金支付应独立进行。

5.规范应付账款的核算

（1）单据要齐全。要有货物入库单、发票、合同、采购计划等单据，单据齐全了，入账时才会有可靠的单据，对账时才会有充足的依据。

（2）手续要完备。入库单上要有交货人、受货人、库管的签字；采购计划单上要有采购员、采购负责人、部门负责人的签字。如此手续完备了，对账时如要出现问题，才便于查找相关责任人。

（3）核算方法要准确。设置科目时，对于因采购而产生的应付款，设置应付账款和预付账款，科目设置准确了，对账就会有规律可循，对于采购类的款项，要严格按照采购计划、采购价格、采购合同去核算。

6.加强对应付账款的检查函证工作

选择那些较大金额的债权人以及在资产负债表日金额不大甚至为零，但为企业重要的供货人的债权进行函证。同时检查该笔债务的相关凭证资料，核实交易事项的真实性。对企业利用应付账款虚设债务进行核查。对此类违法行为的检查，一般采用审阅法、复核法、函证法等方法。发现疑点应追踪校对有关记账凭证和原始凭证，必要时可采取函证或派人到债权单位进行调查取证，确认债务的真实性。

应付款项是企业经营活动中最主要的流动负债，可以直接反映出企业的经营管理水平。通过科学的内部控制管理，可以促使企业强化应付账款管理，从而防止欺诈和舞弊行为的发生，使得企业的经济活动有秩序进行，保障企业资金安全性。

参考文献：

[1]参见2015年CPA教材.

[2]参见2016年高级会计实务教材.

[3]参见周耀华.浅谈企业应付账款管理现状及对策[J]2007，4（2）：1-3.