广州市交通运输职业学校存货管理办法的研究与实践

陈芊+杨香梅+赖秀蓉

2013年12月27日，财政部正式颁布了新修订的《中小学校会计制度》，并要求各相关学校自2014年1月1日起施行。在新修订的《中小学校会计制度》中，对存货科目核算与实物管理提出的要求是：学校必须对存货物品增加、使用、维护和处置，存货实物清查盘点，存货账务管理，存货的报损、报废的处理等环节，建立和健全必要的采购、保管、登记、使用等环节的管理制度，使存货保持完好，不受损失，发挥存货的作用，并建立健全的存货管理制度，避免因存货管理不当，给单位带来损失。广州市交通运输职业学校（下称：广州交校）于2014年7月着手制定校本的《存货管理办法》，2016年2月26日正式公布实施，至今已经试运行了近一年的时间。本文试图通过对广州交校《存货管理办法》的制定与实施过程进行回顾分析，为中职学校如何根据《中小学校会计制度》的新要求制定切合实际的存货管理办法进行探索。

一、中职学校存货管理办法的制定

学校的存货是指在开展教育教学及其他活动中为耗用而储存的资产，包括各类材料、燃料、消耗物资和低值易耗品等。存货来源主要包括购入、接受捐赠、无偿调入等。中小学校随买随用的零星办公用品，可以在购进时直接列作支出，不通过本科目核算。对于正常运作的学校来说，持有一定数量的存货对教学及后勤保障十分必要。存货既是资产负债表中流动资产的一个重要项目，在流动资产总额中占有一定比例，需在科目中核算存货的实际成本，按照存货的種类进行明细核算。从经费节约的高度来认识存货管理的重要性，学校需强化存货管理意识，有效进行存货管理。

学校存货管理主要包括存货的信息管理和在此基础上的决策分析，每一环节在存货管理中都起着非常重要的作用，必须规划管理好各个环节，才能进行有效控制，以达到提高使用率，节约成本的存货管理最终目的。进行存货管理的目的就是要在充分发挥存货作用的前提下，降低存货成本，保障学校教育教学工作的顺利进行，构建节约型校园。

1. 制定中职学校存货管理制度的必要性

中职学校存货分类较简单，价值占资产总价值相对较小的比例，再加上随购随用部分可以直接列为各类支出科目，因而管理上容易出现问题。第一，对存货管理不够重视。第二，存货多头管理。第三，存货明细分类不规范，核算计量不够准确。第四，存货盘点制度执行不严。第五，存货信息缺乏共享。因此，存货内部控制制度的不完善，是各种积弊和管理漏洞形成的根本原因。由于缺乏完善的存货采购、库存与使用的内部控制制度，学校在存货的整体管理上基本是粗放运行的。首先是表现为存货的库存量和保质期把握不准。在以往的实际运行中，时常会出现存货库存量过少或过多的现象。其次是对存货的采购过程缺乏控制。由于学校内部控制制度不健全，日常的采购环节往往由一个人完成的。最后是存货的验收手续不够规范。存货的验收是存货入库前的重要环节，如果经办人对存货的验收警惕性不高，对一些特殊存货的质量问题疏忽，就必然会给学校造成损失。

2. 制定存货管理制度需注意的问题

中职学校存货管理具有一定的特殊性。一是中职学校存货具有种类繁多、分散、流转快的显著特点。以广州市交校为例，学校所需的存货是非常大量的，尤其是专业的实验实习工具耗材，属低值易耗品，占存货比例的85%。二是随着中职学校办学规模的扩大和教育教学改革的深入，学校每年的存货采购与耗费总量也在同步增长。三是管理人员编制配备少，存货场地设施紧缺矛盾非常突出。因而建立适合职业学校的存货管理制度就显得尤为重要。

而制定中职学校存货管理制度的关键点在于：第一，要体现中职学校的组织机构、办学规模、专业与课程建设发展的实际需求；第二，要在人员配备与存货场地设施相对紧缺的情况下，确保《中小学校会计制度》中对存货管理的要求始终如一得以贯彻落实；第三，要有效地防止和消除以往在存货管理上的积弊；第四，要有效地提高存货管理的效率和降低运行的成本。

二、中职学校存货管理办法的有效实施

存货管理存在多部门关联的问题，应从存货管理部门、财务部门、归口部门的职能、资产及相关人员培训、存货内部的控制实施、存货管理制度的落实、存货管理软件配套等方面采取措施。加强存货管理应抓住以下的关键要点。

1. 相关职能部门在存货管理中要切实发挥好自身的职能作用

广州交校的存货管理办法的制定，所贯彻的基本原则是“统一领导，分级管理，专人负责，合理调配，厉行节约”。其目的是促使全校各部门在存货管理中切实发挥好自身的职能作用。在实际运行中，广州交校的做法主要如下：第一，对存货管理实行学校、科室（教学部）两级分类归口管理。根据中职学校特点，在当前机构设置不健全、人员缺少的现状下，可由学校总务（资产管理）部门负责统筹学校存货管理，对各部门存货物品的采购与使用进行宏观管理，并对其日常管理进行指导和监督。第二，学校存货物品按使用部门进行分类，实行集中归口管理。学校在总务（资产管理）部门设立存货总库存账，从整体上反映和监控全校存货物品的分布和动态，而各部门日常所需的各类存货物品，归口由各部门负责管理，实物由归口部门建立二级仓库储存。

2. 发挥好学校部门资产管理员的作用

首先，要加强存货管理人员的培训。存货管理是由存货管理员执行的，其管理效果主要取决于管理人员的素质。所以，加强存货管理必须从加强存货管理人员的培训入手。具体包括对采购人员、保管人员、核算人员、资产管理人员及部门负责人的培训。通过培训，使存货管理人员树立起存货“实物与价值管理并重”的观念。

其次，要提高存货管理人员的专业素质。存货管理工作涉及存货采购、库存管理、账簿管理等环节，存货管理人员应该掌握一定的会计技术、统计技术、仓库管理技术，具备熟练使用计算机的能力，在存货管理工作中熟练运用统计知识和计算机技术，以汇总存货相关数据，保证存货管理工作准确高效有序，从而保证学校整体教学工作的顺利进行。

最后，要建立和健全学校各部门资产管理员的工作考核制度。广州交校的存货管理员一般由各部门的资产管理员兼任，建立必要的工作考核制度，并与具体人员的岗位职责考核相挂钩，不仅能够充分体现和肯定他们在这项工作中的劳动付出，还能够有效地增强他们的责任心，以及促进资产管理人员队伍整体能力素质的持续提升。

责任编辑 黄日暖

实习编辑 黄博彦