建立文书档案数字化管理模式的必要性

罗秀英

摘 要：在现代社会经济水平不断提升下，档案成为主要的信息资源。影响档案管理工作的实施效果，所以做好服务质量，需要满足当前的时代需求。因此，在本文中，分析了文学档案数字化管理的重要性，并为其提出有效的实施策略。

关键词：文书档案；数字化；管理；必要性

数字化技术在文书档案管理工作中具有十分重要的作用，能够在较大程度上提升档案管理工作的实施效率。所以，根据档案管理工作的主要特点，促进数字化档案管理方式的优化性，解决管理工作中存在的问题，能够保证文书档案管理工作的优化实施。

一、建立文书档案数字化管理模式的必要性

所谓的数字化管理是采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备，对纸张、磁带、胶片、实物等各类介质载体的档案内容进行数字信息转化，使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本的加工处理过程。随着现代科技技术的不断使用，数字化技术得到普遍利用。文书档案的数字化管理工作为现代化发展提供较大改变，对管理水平的提升具有重要意义。主要表现在：在现代化经济水平下，各个领域之间的交流不断增多，利用各种方法能够促进文书档案信息方法的快捷使用，实现信息的共享性。数字化管理方式还是现代化管理工作的主要方式，符合当前的经济发展需要。为了促进文书档案的充分使用，提高管理水平，实现数字化管理能够在较大程度上满足现代化发展需要。同时，利用完善的管理措施，能够促进现代档案管理工作的科学发展。在社会各个领域中，数字化管理方式是当前的新方向，不仅改变了传统的工作方式，促进使用的先进性，为社会发展提供了更大的发展价值。因此，在数字化管理趋势下，将现代技术作为基础，不仅实现了档案信息的安全性，还为文书档案信息的使用提供有效途径。

二、文书档案数字化管理问题

为了提高档案管理水平，需要利用到数字化管理模式。但在使用过程中还存在较多问题。主要是该工作比较复杂，各个文字档案轉变为电子档案期间，需要为其编制合适的路径。其管理问题主要表现在：

1.档案形式多样，在对其整理期间面对较大困难。各个部门的文书档案工作都比较复杂，主要是利用了传统的管理方式，无法符合其发展需求，浪费了大量的使用时间。2.数字化管理工作中存在的软件需要不断更新，文书档案管理工作中存在的设施、软件以及操作系统都需要为数字化管理工作提供保障，这些要素容易对其引起较大影响。特别是文书档案管理与计算机硬件之间存在的不兼容问题，导致档案信息无法读取，无法满足管理要求。3.无法建立安全的文档信息，我国文书档案工作还存在一些安全性，主要是人员素质不高，没有形成安全防范意识。随着现代技术的不断进步和发展，网络黑客不断增加，导致大量信息受到严厉攻击。4.文档信息管理工作人员素质较低，传统管理模式使用下是不需要提高人员综合素质的，但数字化管理模式不同，对管理人员具有较高要求，需要掌握充足的计算机知识以及文档管理知识，所以说，现在的管理人员整体素质较低。

三、提高文书档案数字化管理水平的主要对策

1.数字化平台的构建。在对文书档案进行数字化管理工作中，为了最大程度的提高文书档案数字化管理水平，需要为其构建相关的管理平台，促进网络化建设工作的有效实施。在该平台实施下，能够对文书档案管理工作中的内部环节进行细化，促进文书档案数字化管理方式的优化实施，保证调整工作的合理性，从而为现代化文书档案管理工作的高效实施提供有效基础，为期奠定有利基础。同时，在文书档案数字化管理工作中，各个管理部门一定要加强相互之间的交流和沟通，促进文书档案阅读方式与使用方式的优化实施，保证在整体上提升文书档案数字化管理水平。实现网络化建设工作，保证档案管理部门内部之间的相互交流和沟通，对资源进行优化配置，实现利用的合理性，促进网络信息化系统在使用期间更加完善、更加可靠。在促进文书档案数字化管理工作有效实施基础上，还能促进信息的共享性发展，对数字化技术合理使用，能够对远程传输对信息进行有效传播和检索，保证在整体上提高文书档案数字化管理水平。

2.数字化机制的形成。在文书档案管理工作中，为了在整体上提高文书档案的管理质量，保证数字化管理模式作用的充分发挥，促进价值的有效形成。在工作执行过程中，需要为其建立科学、合理的档案信息管理制度，促进档案资源数字化管理模式使用的优化性。将管理制度作为其中最为主要因素，能够保证文书档案数字化管理工作的顺利发展。同时，对数字化技术合理利用，还能在整体上提升文书档案管理工作的实施水平。在该基础条件下，为了促进文书档案信息化管理模式的优化性，一定要根据文书档案数字化管理工作的实际情况，促进管理对策的形成，这样才能为现代化文书档案管理工作的稳定发展提供有效意见。

3.人员素质的提高。为了提高文书档案管理工作人员的综合素质和岗位能力，促进文书档案数字化管理工作的高效实施。在具体实施过程中，需要根据实际的发展需求，对文书档案管理人员进行定期培训，促进教育方式的形成。这样不仅能为其组建一批高素质、岗位能力较高的人员，打造高水平的文书档案管理队伍，采用多元化的培训工作和教育，还能加强文书档案管理人员的自身素质和岗位能力，保证文书档案数字化管理模式的先进性。同时，在工作中坚持问题的分析原则，对现代化数字技术合理利用，解决文书档案管理工作中存在的问题。在该工作执行下，不仅能提高文书档案数字化管理水平，还能为现代化管理工作提供有效的实施对策。

4.管理平台的规范。在现代化社会发展趋势下，为了提高文书档案管理工作水平，促进有效性的优化实施，保证文书档案管理工作的规范实施，需要促进数字化管理平台的形成。期间，可以将其进行合理分配，将基础数据、工作模块以及实体模块等进行划分，保证文书档案数字化管理工作中的各个环节都能细致化，在实际工作中，不仅能形成文书档案数字化管理模式，还能促进应用价值的充分发挥。

四、结语

文书档案的数字化管理具有一定的复杂性，能够保证文书档案管理工作实施的高效性。在工作执行期间，需要各个人员的相互配合，促进文书档案管理方式的优化性，保证现代化信息技术使用的合理性，使文书档案管理工作在科学化模式运行下，推进档案管理工作的积极进步和发展。

参考文献：

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