设计工程底图电子文件归档

文/刘鹏

设计工程底图电子文件归档

文/刘鹏

底图电子文件预归档环节收集存储在图文数据库的图纸数据都是没有签字的电子文件，而DWG的格式又是可以修改的。这样因人员流动和时间久远等原因造成底图数据文件丢失，我们再面对项目改造再设计的时候，图文数据库中的DWG格式文件，能最大程度上帮助设计师直接在原有DWG格式基础上绘制，省去图纸的重新勾绘时间

工程设计底图是设计院的重要科研和生产成果的展示，历经多年技术积累，是企业的资产和财富，对企业的可持续发展有着深远意义。如今电脑设计制图早已成为主流，被应用最为成熟的是Auto CAD软件制图。相应的，设计底图电子文件的及时收集、归档和高效管理、利用在电子数据大环境下也愈加重要，对提升工程设计档案的管理质量和利用效率也显得相当迫切和重要。

一、设计底图电子文件归档流程介绍

2012年上线的图文电子文件系统在我院实际使用中，我们针对不断遇到的问题和需求，也不停地就底图电子文件收集和管理的环节流程进行改进和优化。

我院现有的底图电子文件归档流程中（如右图），设计人员统一安装我院招标的出图客户端系统，在工程设计底图绘制完成后，生成本地打印文件，过程中系统抓取和识别打印文件中的图框内容信息，如项目设计号、工程名称、项目负责人、制图人、图别、图号等信息，并在每张图纸上随机生成13位数字的条形码。在确认出图交付合同甲方前，相关项目人员在底图上会签完毕后，由档案工作者手持条码扫描器，扫描条码读取信息，可视化的项目信息条目显示在电脑网页端，条目中项目信息齐全，并有链接挂载图纸数据，最后档案工作者勾选文件选择归档，系统完成DWG、DWF、PLT(前两者是AutoCAD的保存格式，其中DWG可编辑，DWF不可编辑，PLT是打印格式文件）等格式文件上传图文数据库的步骤，再加盖预归档档案验收章，表明已完成该项目的预归档流程。

底图在完成预归档后，就可在晒图室晒出蓝图，最终加盖院里正式图样章，然后交付合同甲方。这个过程晒图室会用数码蓝图机，扫描全图面内容，生成与底图信息100%一致的PDF格式文件，之后高速复制晒出蓝图。而PDF回传给档案室，档案室图文数据库管理员上传数据到数据库中对应的项目树形结构文件夹下，最终完成电子文件归档。

整个流程中，底图电子文件预归档环节收集存储在图文数据库的图纸数据都是没有签字的电子文件，而DWG的格式又是可以修改的。这样因人员流动和时间久远等原因造成底图数据文件丢失，我们再面对项目改造再设计的时候，图文数据库中的DWG格式文件，能最大程度上帮助设计师直接在原有DWG格式基础上绘制，省去图纸的重新勾绘时间。另外这部分数据也是入院员工实习、借鉴和工作快速上手的学习资源。

而最终电子文件归档的有签字全底图内容扫描的PDF格式文件是电子文件保存的基础通用格式，查看所需要的软硬件依赖条件很低，最大程度上做到了满足了电子文件保存真实、有效、安全、可靠的要求。精细化的设计要求下，项目底图实物档案数量急剧增大，库房扩容跟不上步伐。底

设计工程底图电子文件归档流程示意图

二、底图电子文件归档的优点

首先，在日益庞大的业务增长量和更图电子文件归档占用的是数据存储空间，能够缓解库房紧张和再建设的问题。

其次，底图电子文件管理和在线调阅、利用很便捷。计算机数据便于统计和有序化，容易做到提炼数据，生成档案工作业绩报表。

最后，前段控制和流程控制的运用，在系统设计和企业设计业务到产品交付，档案室对产品和电子文件质量有一定的把控，依据底图电子文件目录追踪工程资料等纸质档案的归档，加强催归和指导，一定程度上减少或避免生产设计项目迟归和漏归的情况。

三、归档中需要注意的问题

每张图都要进行条码扫描，包括版本替换图和变更图，工作量大，并发传输数据大，对网络带宽和数据传输、存储设备的硬件有一定要求。再者，牵扯到电子文件，牵扯到数据库管理和在线阅览和利用，权限管理和数据库维护就尤其重要。涉密项目和重要项目的调阅审批和授权，就得需要档案图文数据库管理员把好关，并做好电子日志管理。另外，数据检查和备份也极其必要，一般一年一次，不同服务器复制备份和脱机硬盘备份存储，抽查备份数据可读有效，保证数据安全。

(作者单位：中国建筑西北设计研究院有限公司)