基层水利单位档案工作面临的问题及对策

文/赵师校

基层水利单位档案工作面临的问题及对策

文/赵师校

基层水利单位是水利改革发展的基础单元，积累了许多原始档案资料，这是水利档案的一笔巨大财富。要充分认识水利档案工作的重要性，加强水利档案的建设与管理，为水利档案事业发展创造一个良好的内部环境

近几年来，基层水利单位档案管理工作在水利档案规范化管理综合评估的带动下，达到了上级档案管理标准，形成了良好的局面，基本达到了档案室管理工作制度化、规范化的要求。但仍存在一些问题。现根据本人参与档案规范化管理综合评估工作和日常档案检查情况，浅谈水利基层单位档案工作存在的问题及对策。

一、基层水利单位档案工作面临的问题

1.对档案工作重视程度不够，各单位档案发展不平衡

这几年，基层水利单位档案工作取得很大进展，形成了全宗介绍、组织沿革、大事记等很多编研资料。但就整个水利档案行业来说，档案工作还远远没有得到应有的重视，造成了档案工作缺乏连续性、制度落实不到位、管理不够规范等现状。主要原因就是基层水利单位对档案工作的重要性认识不足，档案安全意识薄弱。水利系统内部偏重于防汛防旱、工程建设、资源管理等业务工作，对档案管理工作推进力度不强，对于档案信息化建设重视程度不够，认为防汛抗旱应用系统、水资源调度管理系统、视频会议会商系统才是单位信息化的主业。

2.档案室硬件设备不全，档案建设相对滞后

基层单位由于财力不足，普遍存在着档案室硬件设备不全，档案建设相对滞后的现象。一方面，档案保管条件不佳。少数基层单位在水利档案规范化管理综合评估前没有专门的档案室。在水利档案规范化管理综合评估后，建立了档案室。由于办公用房紧张等原因，部分基层单位把旧仓库临时改造成档案室。档案室狭窄、潮湿，没有配齐相应的防火、防光、防尘等防护设备，“八防”措施落实不到位。更谈不上配齐扫描仪、刻录机、防磁柜等现代化档案设备。部分基层单位档案柜数量少，根本不能满足日益增加的档案数量的存放需求。

3.档案人员结构不合理，业务素质还相对薄弱

传统观念认为，档案工作是“婆婆妈妈”干的工作。在基层水利单位这种传统观念也普遍存在。在这种观念的带动下，单位往往优先配置年龄较大的水利工作者担任档案管理员，这就造成水利基层水利单位档案工作者年龄结构不合理，年龄偏大。由于基层水利单位岗位限制，部分单位甚至没有配备专职档案管理员，让从事公文流转、宣传、文秘、人事劳动信息统计、安全等办公室文秘及综合业务工作的人员兼职档案管理工作。这样一来，档案工作者往往无暇顾及档案管理工作，直接导致其档案收集不完整、归档不及时、编研不到位。档案工作者专业化程度不高也给基层水利单位档案工作带来了难度，大部分基层水利单位档案工作都是半路出家。对档案专业知识掌握不足，后期又缺乏专业系统的档案管理培训。

4.档案管理技术及信息化程度亟需加强

在大数据背景下，档案信息化势在必行。首先，水利档案信息化建设力度整体进程较慢。在开发一些专业应用软件，如防汛防旱指挥系统、水质监测系统、水资源管理系统、电子政务信息系统等时，并没有同步建设综合档案管理系统。到了基层水利单位，信息化程度进一步弱化。其次，档案信息资源建设落后。档案室注重纸质档案的收集和整理，对电子档案、声像档案收集力度不足。一年一度的文件归档基本规范，但图片归档照片数量不达标，像素质量不高。再次，随着基层水利单位办公自动化的推广和应用，电子文档实现网上传播。内外网在一台电脑办公，在传输过程中存在档案的缺失、档案信息的泄漏的风险。

二、基层水利单位档案工作的对策及建议

1.改变观念，提高对水利档案重要性的认识

在过去的水利改革发展进程中，国家对农田水利建设、河湖治理投入了大量的人力、物力、财力，取得了丰硕的成果。基层水利单位是水利改革发展的基础单元，积累了许多原始档案资料，这是水利档案的一笔巨大财富。要充分认识水利档案工作的重要性，加强水利档案的建设与管理，为水利档案事业发展创造一个良好的内部环境。基层水利档案工作者应正视自身工作，提高水利档案工作的荣誉感和责任感，经常向分管领导请示和汇报，以实际行动获得单位领导的支持。紧紧围绕水利中心工作，及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息资源，不断提高档案管理工作的影响力。

2.加大投入力度，不断完善档案基础设施

按照《关于加强和改进新形势下水利档案工作的实施意见》（以下简称《实施意见》的要求，将档案业务工作日常经费列入年度预算，并结合水利业务工作需求，科学合理核定档案工作经费。要分清重点，理清主次，将本收集与征集的重点放在单位治水兴水的历史发展过程。档案室建设方面，购买多组密集架，配备充足的档案柜，并保证灭火器、除湿机等必要的安全设备。有条件的单位，开辟专区或用单独的办公室，用珍贵照片、珍贵档案、荣誉成就等档案资料建成水利档案资料陈列区，直观展示单位水利改革与发展历史，展示历水利人奋斗、拼搏、顽强的精神风貌。

3.加强基础工作，强化档案规范化管理

一要加强档案专项验收工作，严格执行水利部验收规程规范和有关制度要求。二要加大档案收集管理力度。突出重点，切实加强基层水利单位涉及水利建设项目、水利改革与发展重点工作、河湖生态重点保护项目的档案工作，与建设同步进行。三是要准确把握水利档案管理的时效性。完成现行文件阶段任务的，才能予以归档，没有完成的则不能归档，否则将会给档案管理造成无序和混乱。四是切实维护水利档案的完整性。归档工作中要善于把握重点，分清主次，在反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉的档案归在一起，保持同一问题的完整性。

4.充实档案人才队伍，提升专业素养

加强水利工程档案管理人员的业务培训，提高其水利档案管理水平，努力打造一支政治过硬、业务精湛的优秀的水利档案工作队伍，为基层单位水利档案实现标准化、规范化的管理提供人员保障。一是继续调整档案管理人结构。在注重选拔政治素质好、责任心强、热爱水利档案专职管理人员的同时，培养发展兼职档案管理人员。在业务上提供便利，保证兼职档案管理人员的工作时间。二是全面提高档案管理人员的专业素质。关心水利档案工作者的成长，开展继续教育和在职培训，利用“走出去、请进来”等多元化培训方式，加强水利档案信息化培训力度，提高信息化专业素养。

5.推进档案信息化，筑牢安全保密意识

立足现有设备，强化档案信息化建设工作。水利基层单位大部分档案并未实行全面电子化，还有大量纸质档案进行数字化处理，对于过去还未形成电子文档的重要文件档案，应该组织档案人员分阶段、分年度进行转换后，对著录标引、索引工具进行修改完善。充分利用水利系统内部办公自动化，对文件材料实行电子存档，档案利用更加高效化。要提升档案安全保障水平，建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系，确保档案安全；落实应急管理措施，制定应急预案，建立档案安全应急处置协调机制。采取有效措施，保障电子文件、电子档案的安全及长期保存和有效利用，确保档案安全。

总之，只有不断强化水利档案工作各项基础工作，加大投入，培养人才，规范管理，推进信息化建设，水利基层单位档案综合管理工作才能上水平，才能更好地为水利事业的可持续发展服务。

（作者单位：黄河水利委员会陕西河务局）