对于“被绑架”的档案管理系统的几点思考

何三燕

【摘要】随着计算机技术、网络技术的迅猛发展，办公自动化、标准化、网络化日趋完善，信息化是当今世界经济和社会发展的趋势，企业管理模式不断走向现代化及信息化也是时代发展的必然趋势。作为掌握企业知识资源最多的档案部门，将档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变，推进档案信息化建设是企业发展的必然需要。

【关键词】档案管理 计算机技术

推动档案信息化建设的其中一个重要措施是建立档案管理系统。档案管理系统是用来管理档案信息资源的计算机系统，包括部分硬件基础设施、操作系统、数据库管理系统、应用软件等。在档案系统运用到实际工作中时，发现一个问题：档案信息系统是处在被档案人员“绑架”的状态。这种现象主要体现在档案人员在档案系统操作运用过程中，根据自身需要，由档案人员或者档案系统供应商按照企业工作实际修改档案系统中的一些卡片格式、案卷目录、移交目录等设置。

“被绑架”的档案管理系统这一现象引发了我对档案管理系统的几点思考：

首先，为什么会出现“被绑架”的情况呢？对此，本人总结概括为几点：第一，企业档案管理工作是具有个性化的这一特点。不同的单位，不同的部门，不同的机构，所产生的企业档案文件和文件类别是有差别的，不同的档案类别，所要求的归档方式和归档内容也是不同的。根据不同企业档案形成的独立个性，对于档案管理系统的要求与设定肯定是要与企业经营发展相适应的，因此，档案管理系统根据自身需要做更改是必不可少的。第二，档案工作制度的不完善。档案工作制度是系统设计和实施的主要依据，主要内容应嵌入档案信息管理系统。作为运用档案信息化管理系统的工作依据，档案工作的法律法规和规章制度，各项制度标准的不完善，必然会影响档案管理系统的施行，在运用过程中肯定会存在阻碍。

那么，对于档案管理系统所出现的被绑架情况应该怎么办呢？

第一，完善档案管理制度。档案工作制度是开展档案工作的基本法，档案信息化过程遭遇到的操作规程问题需要通过标准规范来解决。《档案法》规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。”因此，国家机关及国家档案行政管理部门要加快制定颁布实施符合档案管理工作中的基本法，立足长远，做好顶层设计，确保各单位、企业在制定自身档案管理制度时具有统一的、规范的、基本的标准法律、行政法规及行政规章依据。企业要在学习吸收一系列国内外企业优秀管理制度规范和标准的同时，根据自身行业特点，加快相关制度标准的制定及出台，统一管理，统一制度，统一标准，为档案信息化建设提供制度基础。

第二，推动档案管理系统设计的个性化。档案信息化建设赋予新时期档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。档案信息系统是一项需运用各种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。由于各单位、企业自身特点、行业不同，如建桥单位、房地产企业、交通运输等不同行业，在档案管理系统的运用实施过程中对于档案工作的要求和重点也会不同。《中央企业档案信息化建设工作指引》中规定，档案管理系统建设应遵循“规范、先进、实用”的原则，以适应企业档案信息化发展为基本要求。传统的档案管理系统必须要根据时代发展需要不断创新与进步，档案系统软件供应商，应该根据不同企业的需求，在保证大制度、大标准不变的前提下，继承与创新，设计出符合不同企业、行业类别的档案工作信息化管理模式，从而进一步推动档案信息化建设。

第三，重视人才培养。现代信息化技术的发展，对于人员素养的要求也在提高，档案信息化建设对于人才的重视度也必须提高。在旧的观念和认识中，很多人都认为档案部门就是一個“养老”部门、是不重要、不受重视的部门，受这种观念影响，很多单位、企业的档案部门安排的人员少、结构老龄化、知识业务素养不够，这就成为档案信息化建设中的“跛脚”。档案工作是一项管理性、科学性、技术性、服务性的工作。档案部门有着这样一个共同感慨：“既懂信息技术又懂档案专业的人才实在太少了！”这个事实是许多企业信息化水平徘徊不前、许多档案软件不适用、许多档案工作者难以准确描述档案管理软件需求的根源所在。对于企业而言，由于专业知识在不停地快速更新，档案信息化工作需要的人才并不仅限于复合型人才，也需要更为专业的档案人才、管理人才、技术人才。对于整体而言，人才培养，需要在教材建设、师资建设等多方面同步努力，也需要学校教育、社会机构教育、国际交流等多渠道进行，同时应将培养人才和吸引人才、留住人才并重。对于企业而言，要在积极引进人才的同时，提高现有档案队伍素质，强化计算机应用知识、数字化技术知识及现代管理知识的培训，尽快建立以管理型人才为基础、复合型人才为重点、高科技专门人才为骨干的档案队伍体系，以满足企业档案信息化建设的需要。

企业档案是企业的知识资产和信息资源， “知识是打开21世纪经济霸权大门的钥匙”。建立档案管理系统，利用计算机及网络技术对档案业务管理工作进行信息化管理，建设档案资源数据库，健全网上查询功能与程序，提高档案管理和利用的现代化水平，是企业发展的必要手段。