加强医疗档案信息管理保证信息合理化应用

刘文玉

摘 要 档案管理作为医院管理工作中的一个重要组成部分，在医疗、教学、科研等活动中的作用日益显著，档案信息资源的创新与利用也愈加受到人们的重视。随着现代科学技术的发展，医院信息系统在医院管理应用已经越来越广泛，其作用也越来越大，但医院的档案信息化建设还相对的滞后，严重地影响和制约了医院档案资源的开发和利用。如何使医院的档案管理工作适应信息时代的发展，这是我们当前亟待解决的问题。

关键词 档案信息管理 合理化应用

1医院档案规范化管理的必要性

医院档案是医院在各项职能活动中形成，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。由于这些记录是伴随着工作活动的客观需要而形成的，因此，无论在形式上还是内容特征上，都表现这些资料的原始性和事实的确凿性。成为记载医院发展的宝贵历史资料，故有着无可替代的历史和法律凭证作用，其保存价值、法律凭证作用、借鉴利用决定了医院档案实现规范化管理的必要性。

2现阶段医院档案信息化的现状

2.1对医院档案信息化建设重视不够

现阶段在医院管理中，计算机应用已经成为不可缺少的一部分，从最简单的管理信息系统（MIS）和财务系统到完善的医院信息系统（HIS）、影像存档和通讯系统（PACS）、放射科信息系统（RIS）、实验室信息系统（LIS）以及局域网管理、办公自动化等，都开始在医院实施和运行。但一些领导还是不能充分认识档案信息化建设的作用，致使在医院的信息化建设中未将档案信息化建设纳入同步。

2.2档案管理软件系统开发相对落后

目前，档案管理软件的开发速度和水平还明显落后于计算机硬件技术的发展，尤其是医院档案管理软件更为欠缺。随着档案的快速增长和对档案信息利用需求的增加，单版机计算机档案管理，已不适应形势的发展，与医院的信息系统无法连接，缺乏可兼容性和可扩张性，急需升级更新。

2.3档案管理标准化程度低

档案管理标准化是保证归档信息有效利用的关键。标准化程度低影响了医院档案信息化建设的进程，造成了低水平的重复建设；从现阶段来说，医院收费系统、统计系统、病案管理系统、检验系统、影像检查系统等部门系统没有统一的规范和标准，医院内部的数据分析不能统一，也与档案管理系统存在着接口、存贮档案数据方式不同和无法交换等问题，档案信息资源无法实现共享。

2.4医院档案管理混乱

目前，医院档案管理是一个多部门管理档案的格局。比如我院的综合档案室只管理文书档案、科技档案、会计档案等，隶属党政办公室管理。而医疗文书档案、各种检查影像等又分属医务部门管理。管理部门采用的工作方式、管理方式不同，在管理职责上也不明确，也没有纳入医院的综合目标管理考核，这样多部门管理，造成了管理标准化的困难。

2.5档案专业人员整体素质有待提高

目前医院现有的档案专业人员，一方面是知识结构单一，尤其是计算机网络技术的应用能力较低，知识面窄；另一方面是缺乏专职的档案信息管理人员，现有人员工作不安心，主动性和创新性不够，不适合现代化的档案管理要求。档案人员除了要有档案专业知识外，还必须具备良好的计算机运用操作能力和网络知识。

3加强档案信息化管理保证信息合理化应用的措施

3.1强化电子文件归档管理

充分利用医院网络资源共享的功能，将上级来文及医院各部门形成的文件直接转换，进入档案室数据库。纸质文件归档同时，应将同版本的电子文件一并归档，同时并入本单位档案数据库系统，与医院办公自动化同步进行运行。

3.2硬件基础设施的投入

医院要加快档案信息化的建设。可以结合自己的经济能力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而使档案信息化建设加快发展。从实际出发，充分利用现有设备，按照填平补齐、适当超前、适当延伸的原则购置适当的技术设备。包括数据库服务器、路由器、图文影像扫描设备、海量存储设备等。开发适合医疗行业使用的专门的档案利用软件。

3.3建立标准化、规范化档案管理体系

依据国家有关档案信息化建设的规定，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览，具有互联网及内联网检索功能。能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足医院文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。一个通用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储，交换格式标准，才能保证医院内部网、卫生系统网、档案系统网之间档案信息存储、交换的顺利进行。

3.4加强档案信息资源传输网络化，实现信息资源共享

档案的真正价值在于利用，档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。利用医院内部网建立档案信息网站，实行新信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服務。同时开展档案信息咨询服务，运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发，提供更多二次、三次加工的信息产品，拓展医院档案的服务功能，提高档案服务质量。高质量、丰富充足的信息资源是档案数字化的基础，是网络建设的核心。

3.5建立有特色的数字化信息资源库

数字化信息资源库包括数字档案管理系统、数字目录中心管理系统、数字文档管理系统、数字文件管理系统等。档案数据库是档案室网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国内标准为依据，集中力量建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。

3.6加强档案信息技术人员队伍建设

信息技术、网络技术在档案领域的应用，对档案管理人员提出了更高的要求。档案工作人员应该是具有广博的知识并掌握现代网络技术的复合型人才。不但是档案学、文书学、信息传播学等方面的专业人才，而且是计算机应用软件开发、通信工程技术、信息管理、数据库生产和服务、办公室自动化及计算机辅助设计技术等方面的专业人员。只有通过学习和培训，提高档案干部队伍的综合素质，才能适应计算机技术、信息技术不断发展的需要，这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。

参考文献

[1] 杨易军，关于加强医院电子信息档案建设和管理的思考[J].广西医学2010，32：4.