引入ISO9000族标准于高校档案工作的可行性分析

郁媛媛

摘要：高校档案工作是高校的一项基础性工作，也是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的依据凭证和延续历史作用的极其重要的工作。ISO9000族标准是国际标准化组织制定，被世界各企业、政府单位广泛运用的规范标准。它包含的八条质量管理理念是由世界顶尖级的从事质量管理事业的专家总结出来的，是这些专业人士多年的质量管理经验和精华。本文以ISO9000族标准为切入点，探讨分析如何运用ISO9000族标准规范高校档案管理工作，使档案工作质量效率不断的提升进步。

关键词：ISO9000族标准 档案工作 质量管理

中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）23-0140-02

近年来，高等教育事业飞速发展，高校教学、科研和行政管理工作在不同程度上有着不同要求，但始终将化为档案保存，这就对高校档案工作提出了更高要求。要保障高校各项工作继续顺利开展，就需进一步提高档案工作的质量和效率。高校档案工作原则以ISO9000族标准的八项质量管理原则为基础，从四个方面进行规范档案质量管理工作。

一、ISO9000族标准简介

1994年国际化标准组织（ISO）提出了ISO9000标准，它并不是产品的技术标准，而是针对组织的管理结构、人员、技术能力、各项规章制度、技术文件和内部监督机制等一系列体现组织保证产品及服务质量的管理措施的标准。它总结汇集了世界各地质量管理的理论和实践经验的精華，历经十多年的技术更新和经验完善，现已经广泛运用于各种类型、规模的企业单位和提高不同产品服务的组织。ISO9000族标准有八项管理原则，它是ISO9000标准的理论基础。八项原则如下：顾客为关注集中点、全员参与、领导力作用、管理的系统方法、与供应方互利的关系、过程方法、基于事实的决策方法和持续改进。

二、如何将ISO9000族标准引进到高校档案工作中

（一）是否适用高校档案工作范围

ISO9000族标准是人类文明发展的产物，在一个国家或一个组织实行ISO9000族标准并非是一个外部命令，而是现代组织的本质要求。高校组织在机构设置上如同企业一样分工明确，而档案工作涉及档案的流程管理，与企业的流水线生产如出一辙。既然ISO9000族标准在企业产品的加工生产过程当中起到了全程控制、质量监督的优势，那么若能建立档案工作的规范质量管理也将产生高效、规范、可信赖的管理效果，或许还能带来举一反三地建立健全其他管理制度的意外惊喜。总之，这是一项值得尝试并无实际损失的创新举措。

（二）档案部门的机构设置与“顾客”关系

ISO9000认证族标准明确规定了为保证产品质量而必须建立的管理机构及职责权限。档案工作领导小组及档案管理员形成高校档案部门，负责制定相应的档案管理制度、工作规范、归档范围和保管期限，保证每年的档案培训与档案移交、保管、利用。将ISO9000族标准引入到组织中，先了解组织的“产品”是什么、然后要对使用者也就是“顾客”和产品的质量都有认知基础。档案部门的产品就是存储档案资料、为他人提供档案信息服务，而顾客就是指使用这些档案信息的师生、校友、学校和社会。那么这一项服务载体就是档案部门整理的文案宗卷。档案部门的文案宗卷作为档案部门的服务信息的载体，其制作质量对档案信息的质量有直接的影响。档案信息的特征还包含：齐全性、功能性、真实性、准确性、舒适性。

三、如何运用ISO9000族标准理念定制高校档案工作管理模式

（一）搭建标准程序将“顾客”满意度最大化

ISO9000认证族标准程序指组织的产品生产必须制定规章制度、技术、标准、质量手册、质量体系操作检查程序，并使之文件化。在高校档案管理工作中，档案大多作为纸质文件已经具有天然制度性，这项制度的质量方案以“顾客”满意度标准建立。首先要调查理解档案使用者的需求，根据其需求来制定和分类档案，定制档案整理工作的一个要求标准，比如说要求档案的全面性、准确性，服务满意度达到一定的标准。并让相关工作人员制作出相应的文件作为执行标准。调查档案使用者的满意度，并且分析调查结果、改进档案管理工作，使档案使用者的满意度达到最高。

（二）领导和全员的工作配合提升档案工作的硬件水平

ISO9000提出“组织机构管理不但要有领导者的正确领导，还需要全员协力参与”，一个团体的领导者对团体内的工作施展具有决策权。首先档案部门要确定领导成员，进行职责划分，制定各级职位的工作要求、职责，使其清楚档案工作范围、要求、方法，且对此工作负责；二是部门的经费要预算好，便于档案部门的各类硬件设施投入；三是保证部门档案工作人员人数充足；四是档案部门可定期举行档案知识的培训、讲座和考试，给部门全体人员宣讲档案工作知识，提高档案工作人员的档案知识水平和工作能力；五是制定带有奖励机制的工作考核方案，激发工作人员的学习、工作积极性，使整个档案的管理工作完善程度达到100%，保证档案的齐全、提高服务质量，也就是使高校档案最大发挥作用。

（三）通过严格监督把控过程确保档案工作质量

ISO9000认证族标准的过程是面的控制，而不是点的控制，是全部生产过程的质量控制，并要求过程具有标识性、监督性、可追溯性。ISO9000提出“任何一个组织活动都是一个过程”，在档案工作的过程中每一个环节都影响着档案工作的质量，所以必须对工作整个过程做一个严格的质量把控，防止错误发生。要做到过程控制，首先要明确了解档案工作流程的每个环节，以及其特征，采用过程监控的方法，把控好每个环节的质量，出现问题及时解决，遏止一切可能出现的错误。

（四）不断改进保证档案质量的螺旋上升

ISO9000认证族标准最后一项是持续改进。不断改进保证档案质量的螺旋上升，“顾客对于组织单位的服务和产品的需求是不断变化的，只有不断改进才能保证组织团体持续进步发展”。因此ISO9000族标准运用了PDCA循环方式，按照这一循环可以作出高校档案使用服用过程的流程图，如下。

（五）动员档案需求者参与档案工作

ISO9000提出“处理好组织机构的供应方的关系，不但能影响组织是否稳定的发展，组织和供应方达成互利互惠的共识，供应方帮助组织去创造更高的价值”。首先我们明确高校档案部门的主要服务对象就是学校学生和职工，其也是档案工作的最大供应方，可以与其达到互利的关系。比如在各团体部门进行先进评选、学术研究等方面提供相关的档案，让其感受到档案服务带来的便利，主动及时提交相关材料。

三、结语

将ISO9000族标准引入高校档案工作管理中是非常有利可行的。这样可以稳步提升高校档案工作服务质量，最大限度地发挥档案的作用，服务于顾客，满足档案需求者的需要，为其提供最好的服务，建立一个强大的、高标准、高质量、高效率的档案服务平台。

参考文献：

[1]裴敏.ISO9000族标准在高职院校教学质量管理体系中的实践研究[D]. 北京：中国科学院大学（工程管理与信息技术学院），2014.

[2]王海林.基于ISO9000族标准的高校教育质量管理体系应用研究[J].中国成人教育，2014（19）：27-29.

责任编辑：杨国栋