高校办公设备管理系统的探讨

单金鑫

摘 要：目前高校办公设备使用过程中存在各类问题，为了让办公设备更好的服务于我们的工作，日常管理中必须引起足够的重视。结合平时工作中遇到的问题，就办公设备管理系统的问题进行探讨。

关键词：办公设备；信息化

随着我国经济飞速发展，科学技术进步，综合国力提高，国家加大财政教育的投入，使高校的信息化建设也得到了快速发展，目前，各高校根据自身教学和管理需求，加大了对信息化建设的重视和投入，从而极大促进了高标准办公设备的增长与完善。这些设备有力地提升了教学办公效率，受到广大教师的欢迎。但高校办公设备管理所暴露的问题也日益突显。作为办公设备管理人员，确保办公设备的正常运行是非常重要的。就办公设备管理工作而言，除了平常维护好办公设备，还要管理办公设备资产，也要对办公设备的资产信息和日常维护记录进行备案。但目前记录大多以纸质形式或以EXCEL表格形式记录。不利于管理。为了管理办公设备信息，拟设计开发办公设备管理系统，开发该系统将对办公设备的规范性管理起到积极的作用，实用性很强。而且对各高校的办公设备管理，也有一定的推广和应用价值。

一、问题概述

目前大部分院校的办公设备比重越来越大，在日常教学办公中办公设备发挥着越来越重要的作用，办公设备数量不断增加，办公设备使用率越来越高，因此造成了在使用，管理办公设备的一系列问题，具体表现在以下几个方面：

（1）办公设备配置种类参差不齐，由于存在资金需求等方面的问题，大部分学校在办公设备的配置过程中，都不会一次完成的，大部分是经过多次配置才得以完成，[1]因此导致很多办公设备在配置上无论型号或是品质上都存在不统一，使办公设备得不到有效管理。

（2）办公设备相关人员丛多，办公设备使用部门分布分散，导致上层领导不能及时畅通地得到设备的实际信息，同时与设备管理相关的部门存在着重复录入设备信息，同时设备信息查询困难，设备管理工作上人力财力浪费，办公设备没有得到很好的监管。

（3）当办公设备发生故障问题后，教师对于专业故障问题很难自行解决，因此需要求助于相应的专管部门，然而在寻求解决的过程中，维修部门经常会出现推诿和“踢皮球”现象，这就影响了办公设备的维修效率，最终对于日常教学办公产生了不利影响。此外，一些高校在专管部门的设定方面还存在一定的缺失，致使教师在发现问题后，无法得到及时的解决。

（4）随着办公设备的不断更新，管理人员还是采用纸质形式或以EXCEL表格形式记录办公设备的日常管理，工作效率不高。

二、需求可行性分析

只有通过对成本、风险、操控以及管理等相关因素进行实效的分析，才会达成对系统是否可行的结论。此外上述需求因素也是系统开发取得成功的关键所在，本文从以下三个方面进行需求可行性的探究和思考。

（1）首先，该系统要确保技术的可行性。众所周知，系统能否达成预期目标，技术环节是核心基础。只有充分遵循技术可行性原则，才会为后期系统的稳定实施提供保障。在该系统的技术服务中，包括IIS6.0、ASP.NET语言、SQLServer2008 数据库和网络WEB服务等，都是十分成熟且经过科学验证的可行性技术资源，因此可以实现系统取得可靠、高效和安全的开发。

（2）其次，系统开发时还要考虑经济的可行性。因此，高校要结合自身实际情况，并对资金与风险因素做好充分的调控，使之能够协调耗成本与效益的关系，进而为研发系统做好经济可行性的评估。与此同时，还要能够对系统建设所产生的费用做好预算。在此基础上，系统研发才会发挥最大的效能及价值。

①一方面，由于系统研发是以学生辅助参与为主，这既培养了学生实践能力和应用能力，同时相对来讲也会缩减开发成本。另一方面，系统研发的投资重点主要体现在刚性需求及硬件方面，例如相关设备的采购以及必备开销等。

②经上述分析，系统研发具有投资成本较少的特点。而且由于学生的大量介入以及系统并不十分复杂，因此所需要的时间并不会太久，这又进一步降低了成本，而且极大提升了管理效率和工作质量。高校办公设备系统开发要想实现自动化和现代化，对于经济成本的可行性参考十分重要。基于高校在系统开发过程中人、财、物等资源得天独厚的优势，势必会加速推动信息化设备管理系统的构建。

由于高校办公设备管理系统的研发过程中，系统软件研发的成本远远低于日后的经济效益，因此经济可行性十分高。

（3）系统设计还要配备详细的说明，并能够对操作界面和内容进行针对性的注释，以提高系统运用的便捷性和适用性。此外，该系统还应该具有较好的操作体验，并在安全保障上加大力度和执行力，最大限度地减少失误的概率。同时还需要设计帮助菜单，以为系统使用提供实时的服务支撑。不仅如此，系统设计与维护还不能过于复杂，这样有利于计算机基础能力较低的教师能够解决简单的系统故障。

基于此，在探究了技术可行性、经济可行性与操作可行性之后，高校开发办公设备管理系统十分必要且可行，当然这要与学校自身特点相协调和匹配。

三、结语

高校的重点工作是以教学管理工作为核心，办公设备的管理与高校日常教学工作存在密切的联系，同时办公设备管理工作质量也大大影响了教师教学工作。为了管理办公设备信息，开发该系统将对办公设备的规范性管理起到积极的作用，实用性很强。而且对各高校的办公设备管理，也有一定的推广和应用价值。

参考文献：

[1]叶云龙.基于ASP和ACCESS的高校辦公设备[D].河北工业大学，2010.

[2]杨艳.基于C/S架构的校园事务综合管理系统的开发与实现[D].天津大学，2010.

[3]金博.设备管理流程设计及其系统开发[D].西安理工大学，2008.

[4]洪胜宏.B/S结构的高校设备管理系统的设计与实现[J].广东教育学院学报，2009.

项目：宁波大红鹰学院2015年校科研基金项目（项目编号：1320151085）