新形势下探究如何做好高职院校档案管理工作

摘要：高职院校档案管理工作是高职院校各项工作中的一个重要组成部分。本文通过对档案管理工作的概述和意义的分析，明确指出当前在高职院校中档案管理存在的问题，并有针对性的提出提高档案管理工作的相关策略，以推动新形势下高职院校档案管理工作的顺利开展。

关键词：新形势下；高职院校；档案管理

1 档案管理工作的概述

1.1 档案管理的含义和原则

档案管理是对各类档案信息资料按要求进行统一收集、整理和开发利用，其最终目标是为学校科研活动和社会活动等提供服务。按不同工作内容和方法可将档案管理工作分为两部分：一方面是对档案资料的收集、整理、统计等，即对档案的实体管理；另一方面是对档案资料的汇集、编制、编写等，即对档案的加工，档案加工是档案开发利用的关键。新形势下对档案管理工作的专业性和服务性都提出较高要求。

只有建立在科学合理的基础上才能实现档案管理的价值。档案管理工作需要坚持以下三点原则：一是严密性，严密是档案管理工作的重点内容，是对档案管理工作的管理方式、组织形式进行保密；二是安全性，安全性是档案管理工作的保障，要保证所收集资料的安全真实；三是服务性，服务是档案管理工作的最终目标，时刻为学校科研活动和社会活动提供服务。

1.2 高职院校开展档案管理工作的意义

高职院校档案管理是对多种档案资料的集合，包括教职工人事档案、学生学籍档案、科研信息、教学信息、财务信息等多种。通过对档案的查询及管理能够为学校组织决策提供参考依据，同时也是学校制度化管理，保障师生合法权益的基础。为更好的提高高职院校管理质量，既要从学校管理制度出发，还要充分做好档案管理工作，为全面提升高职院校的管理质量做好保障。

2 高职院校档案管理工作存在的问题

2.1 对档案管理缺乏重视

高职院校领导和广大师生对档案管理缺乏重视，对档案信息的使用率不高，使得档案管理成为高职院校管理最薄弱的环节。由于从事档案工作的管理人员无法清楚的认识到档案管理的重要性，单方面认为档案管理只是单纯的服务性工作，无法产生明显效益，从而忽略了对档案管理的重视，对档案管理工作缺乏主动性。同时，因缺乏对档案工作的了解，使得档案信息的开发利用率较低，对档案收集、整理、编制等方面力度不够，严重影响档案信息的完整性，无法及时发挥档案在日常应用中的作用，得不到广大师生的认可，严重限制了档案管理工作者的积极性。

2.2 对档案管理缺乏经费的投入

当前，部分高职院校的档案管理工作仍处于发展阶段，再加上缺乏经费的投入，高职院校档案管理工作很难从传统手工操作向现代化方向发展。 虽然有些高职院校实现了计算机数据库，但因计算机数据库容量小、数据服务器小等因素，到目前为止，仍无法全面实现档案信息资源的共享，在这种情况下，档案管理工作难以实现现代化、信息化。可见，因缺乏经费的投入而严重阻碍了档案管理的发展。

2.3 缺乏完善的档案管理机制

随着社会的不断发展，在各行各业中对技术型人才的需求都愈加迫切，高职院校档案管理工作亦是如此，当前大量高校建立和合并现象常有发生，这对档案工作的统一管理造成严重困扰。在一些高职院校里虽设有档案管理机制，但对档案信息的收集、整理、编制、编写等方面的管理仍有欠缺。同时，因高职院校内部的各专业和各系别差异较大，且学生经常出入于校园和实习企业之间，加大了对档案管理工作的难度，使得原有的档案管理机制已不适应当前高职院校发展的需求。从最初的高校招生到学生毕业后步入企业实训，从建校初期到高校的现有规模，学校的各项资料的保管都缺乏统一的档案管理制度。

3 新形势下提高高职院校档案管理工作的有效对策

3.1 提高认识，增强对档案管理的意识

高职院校档案是反映学校基本面貌的历史记录，对学校的建设和发展都具有参考利用价值。从学校领导到教职工都应认识到档案管理工作的重要性，强化档案管理意识，重视档案管理工作。明确认识到档案管理工作是学校全体成员的共同事业，需全员参与，才能更好的做好档案管理工作。

3.2 实现档案管理现代化建设

档案管理现代化建设是高职院校档案管理工作得以创新和进步的重要体现，要实现档案管理现代化建设的主要途径就是加大对档案经费的投入。只有加大对经费的投入，才有条件引进现代化的设施设备，才能改善当前的档案管理工作现状，才有利于建设高标准、多元化的综合档案室。在未来，信息化、现代化建设将是档案管理工作的主要发展方向，通过利用现代信息技术来对档案信息资料进行数字化的处理，建立档案信息资源库，形成档案信息资料的存储中心。另外，随着计算机技术、网络技术的普及，网上开放教育和授权查阅档案已成为档案管理利用的新趋势。因此，在今后工作中，必须加大对档案管理经费的投入，尽早实现档案管理现代化建设，以便进一步提升高职院校档案管理工作的服务效率和服务质量。

3.3 建立机构，加强领导作用

首先，成立专门的档案管理工作小组，主要负责学校档案管理工作，加强对档案资料的收集、整理、编写等环节的监督，对档案管理工作中出现的问题及时采取解决措施。其次，对档案管理体系建立统一管理和分散管理，這样有利于学校各科室对档案资料的查询。最后，建立一支高素质、高专业的档案管理队伍，对每个档案管理科室分别配备几名专业档案人员，明确指出档案人员的工作职责，并建立相应的考评机制，以此督促档案管理人员的工作积极性，把档案管理工作落到实处。

参考文献：

[1]殷志伟.如何做好高职院校档案管理工作[J].天津中德职业技术学院学报.2016（5）：7375.

[2]杨冬梅.关于高职院校档案管理工作的几点思考[J].办公室业务.2017（01）：62+64.

[3]欧文静.浅谈高职院校档案管理[J].科技致富向导.2013（36）：322.

作者简介：曾娟（1975），女，本科，档案馆员，娄底职业技术学院党政办档案室工作，主要研究方向：高校档案管理。