关于加强新形势下档案管理工作的思考

祁晓静

摘要：各个单位在寻找各种资源时，首先使用的是档案里的信息，因此档案具有重要的科学价值，有必要加强对档案的有效管理。传统的档案管理系统已经无法适应新形势的要求了，对此，本文着重挖掘档案管理的潜在的问题，从而提出更好的解决方法。

关键词：新形势；档案管理；问题

一般档案管理主要分为整理、分类以及排序等部分，发挥管理的高效性作用。目前对档案管理的新要求是提高管理的质量，与现代的信息接轨以及实现智能化。

一、目前档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏完善的管理制度

在职权的划分、规划统筹、考核制度等方面，各自存在不同程度的问题。例如档案的内容没有及时补充新的索引目录，导致后期的划分凌乱。另外，收集的各种资料没有一个统一的标准进行整理、装订等工作，对后期翻阅查看资料造成一定的影响。同时管理工作的人员在处理信息资料时，缺乏深入的交流，导致工作对接不顺利。这会直接消减其工作积极性，例如缺勤率的增高与人员更换岗位次数的增多。

（二）与现代信息接轨差

随着全球化经济的发展，办公理念趋于环保，提倡无纸化办公并广泛推广。作为办公的一部分，档案管理必须更新其内容来适应当前的信息技术发展。全面使用无纸化办公仍存在一定的难度，因此大部分企业还是以纸质为主的管理办公，这在一定程度上导致档案管理与现代模式脱轨。这对档案管理带来不好影响是较为严重的，一是企业须加大管理方面的资金，二是没有充分利用管理潜在的资源以及可利用的空间。此外，企业还需重新调配人手来进行管理工作，这不仅比档案管理的效率低下，而且对查阅者造成使用问题。

（三）缺乏优秀档案管理人才

作为档案管理工作的核心力量，资历深厚的管理人才无疑为单位发展提供优质的管理效果。大部分企业就以划分的资料室或是档案中心为核心，在人力资源方面缺乏长远的眼光，造成与现代信息接轨的管理人才的数量少。他们会选择业余管理人员来进行管理工作，并没有做出完善的专职人才的选拔标准。相比于专业人士，业余管理者缺乏专业素养，对档案管理无法进行深入的探讨，以及工作热情相当低下。另外，业余管理者的选择范围更大，流动性大，导致档案管理工作无法更好与下一任对接，信息连贯性降低。即使有管理人才被企业招聘，但对其培训力度不足以及自身的素质不高，无法更好带动档案管理工作的发展，缺乏实际与创新结合的思维。

二、新形势下加强档案管理工作的方法

（一）丰富档案管理的法律内涵

目前的市场竞争激烈，企业一般采用法律手段保护自身利益。增强法律作用体现在一方面可为档案管理提供有效的法律帮助，同时还可以利用法律手段规范档案管理的制度，制定统一的管理标准来提高管理的质量。改革开放后期，我国已经出台多项文件来规范档案管理制度，例如资料的收集、分类以及存档等工作，加强法治建设。由于出台的时间较为久远，其中内容无法很好与现代的信息接轨。对此，除了法律文件支撑，应充分利用档案管理的资源来协助企业发展，发挥其信息价值。可从目前我国档案管理的现状分析，把握当前档案管理的发展趋势，从而制定相应的法律制度来规范。最为重要的是，档案管理工作具有极大的灵活性，所以要根据不同地域特色来制定管理模式，从而满足当地企业对档案资料的需求。

（二）提升档案管理的质量

档案管理的技术水平随着时代的发展，其要求也越来越高，提升的空间也很大。目前，急需解决的问题是怎样让档案管理工作添加信息技术相关内容。作为档案管理的核心人物，管理人员根据不同工作内容的特性以及难易度，同时改变传统的管理方式，从而实现管理先进化与高质量的工作目标。同时人员本身还需补充自身专业知识，来挖掘档案管理潜在的使用空间。企业各个生产环节都必须加强凝聚力，并具有一定的耐心与决心来完成这一现代化的目标，克服其中的困难。在档案管理的基本工作中，例如收集、整理与存档等，可将信息技术的内容补充在各个环节之中，从而使两者更好的融合。计算机技术的优势在于用智能机器代替人工操作，减少人为错误，从而加快资料查找的时间以及准确性，大大降低企业的管理成本。

（三）加强档案管理的制度规范

优质的档案管理可为经济社会带来便利，提供完善的经济信息等。根据市场的发展趋势，调整档案管理的内容，充分弘扬档案管理的科学价值。在完成档案管理的基本工作时，人员应考虑当代的发展状况来选择合适的检索工具，从而高效提高档案资料的质量与水平。除了工作完成，还需有完备的监督制度来监控资料的完整性，尤其在处理重要的档案资源。一个完整的管理制度还需有良好的客观环境支持，例如完善档案管理的基础设施、调整档案管理的模式以及措施等，从而营造浓厚的工作氛围。高效有序的制度管理不仅大大提高工作效率，也为社会作出贡献。对此，作为档案管理的一部分，管理人员应加强自身的管理素质，端正工作态度来协助企业的发展。

（四）加大对档案管理人才的培训资金

从主观来说，档案管理人员须与时俱进。利用发达的信息交通工具来学习不同的档案管理知识。例如可在图书馆或是社交软件等途径，获取档案管理的内容，更新自身的管理思想。可参考国外一些对企业的档案管理改革成功的典型案例，从中汲取有用的信息，不断创新自我。除了理论知识的丰富，管理人员还需多与各个部门进行工作思想碰撞，从而更好实现档案管理的各项工作的对接，保持资料的连贯性。从客观来说，企业要不断加大资金投入，开展培训活动来增强管理人才的竞争能力。根据不同管理人才的素质能力的特点，弄清工作完成的情况，制定不同的培训内容以及培训模式等，从而更好切合管理人员的工作性质，提高工作效率。同时也要意识到培训的作用是为了改善当前管理人员的素质，形成强大的人才支撑。

三、结束语

简而言之，新形势下档案管理工作必须与时俱进，满足企业、社会的需求。同时档案管理人员应充分利用现代互联网工具，提升自身的创新能力，不断完善管理制度，从而促进市场经济的发展。

参考文献

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