《企业档案工作规范》解读

二、企业档案工作管理职责

5.2.5企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。

根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定，企业对本企业的集体或个人在档案工作方面做出突出成绩的，应当给予奖励。给予奖励的事迹，包括对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；对档案学术和科技研究做出重要贡献的；同违反档案纪律、法规的行为做斗争，表现突出的等。

对发生档案违法行为，造成档案损失的，企业对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予处分。

三、企业部门档案工作职责

5.3.1企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。

企业文件材料是企业生产和管理、科学研究、建设项目等活动形成的各种形式和各种载体的原始记录。只有加强企业文件材料形成过程的管理，才能维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。因此，企业文件形成部门应对文件的真实性、可靠性、完整性、系统性、可用性负责。

5.3.2企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

文件是有价值的信息资源和重要的企业资产。为了保护并保存活动的证据，采用系统的方法对文件进行管理是必要的。文件管理系统是业务活动的信息源，这些信息可以为业务决策及其后续活动提供支持，也可以确保为当前和未来提供利用。

5.3.3专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

专兼职档案人员在收集、接收归档文件时，凡是有不符合文件材料质量要求的，应督促文件形成者提交符合质量要求的文件；在归档文件整理时，应按照相關标准规范进行整理，确保案卷质量符合档案整理相关标准规范的要求。

5.3.4企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO15489.1第七章、ISO15489.2和档发〔2002〕5号文件要求。

文件管理职责应由机构内所有员工分组，不仅包括文件管理人员，还包括相应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及形成文件的其他人员，此外还应在岗位职责描述和同类说明中对其文件管理责任作出明确规定。

企业文件管理，首要是建立能够适应企业管理需要的文件管理制度。一是应按业务需要和业务流程形成文件，充分地记录其参与的业务活动；二是应确保支持业务活动的信息系统和处理系统形成适宜的文件，作为业务活动支持的有机组成；三是建立平时立卷制度，确保文件妥善保管和充分利用；四是确保文件得到有效的维护、存储和保管；五是确保文件只有经过既定的批准程序才可进行处置。

其次是应该明确参与文件形成与管理各类员工的权力和责任。一是企业职能部门及负责人制订文件管理程序和标准要求。二是专业人员在工作过程中按照已经确立的程序和标准形成并保管文件，确保各种记录的原始性、真实性、系统性。

第三是加强文件形成过程的归档前的管理，确保文件的安全，包括实体安全与信息安全。