浅析高校毕业生人事档案管理

刘秀英

摘 要：新时代的不断进步，科技的不断发展，越来越多的科学信息技术也在不断的进步，人才的需求和培养也成为了发展的重要主体，针对当下新形势的需求，摆在地方人才管理者眼前的关键问题就是如何做好对高校毕业生的人事档案管理工作，如何能够更加便利，更加全面地为高校毕业生的就业及以后的人才选拔服务。有效地对毕业生的人事档案进行精准、细致、全面完整的整理，使各用人单位能够通过毕业生人事档案中的信息显示，可以从多个角度全面地掌握到毕业生的综合素质，对毕业生的就业有着关键性的、不可取代的作用和意义。

关键词：高校人事档案 档案管理及转递 人事档案管理制度 信息化建设

中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）05（b）-0120-02

高校人事档案指的是对在校期间学生的一系列活动和经历的相关重要记录，是其思想道德的体现、也是其业务能力和工作水平的反映。随着新时期高校教育和管理体制的不断提升和改革的不断深化，地方对人事档案管理工作也不断地受到各界更多人的重视。因此，高校学生档案管理与人才交流管理之间的问题都需要更加深入地了解和探讨。對于促进现阶段大学生就业以及人才信息的准确性、完整性的保存和整理，对国家的人事档案管理都有着巨大的意义。

1 现阶段高校毕业生人事档案管理所处的现状及问题

毕业生相关的人事档案管理工作是现阶段高校工作应当特别重视的内容之一，同时，也是人才资源管理中心了解高校毕业生学习和实践工作的基础，是考察和选拔优质高校人才的重要衡量标准，但是，在实际的工作当中，人才资源交流管理中心对高校毕业生的人事档案管理中也存在着诸多的问题和不足。

1.1 对档案管理不够重视，没有严格的规章规范

由于档案管理人员管理意识的淡薄，长期以来，人才资源管理中心对高校毕业生的人事档案管理工作还都只是局限于传统的信息整理、收集和录入等工作，没有真正涉及到档案重要内容的连贯上，更没有严格的规章制度的约束和管理，很容易造成高校毕业生的人事档案信息的档案不完整，缺失，档案长久无人问津的情况发生。同时，由于管理和约束意识的淡薄，对高校毕业生的档案管理也比较分散和杂乱，大部分管理的条件都不符合相关规定和要求，档案的排列和整理都没有系统化管理，很容易造成保存和查询的不便，长此以往，也就更加容易造成材料和档案的不完整和不齐全，带来更大的安全隐患，后果不堪设想。

1.2 新形势下旧管理制度的滞后严重影响人事档案管理的发展和完善

随着现代科技和信息化技术的不断提升和进步，也就要求人才资源交流管理中心对高校的毕业生档案管理也要不断朝着信息化的方面提升，新科技的应用及办公系统科学技术的改革，都能够有效地提升档案管理的工作效率，降低出错率，提升对档案管理人员信息整理的精准度和完整性。新旧制度的交错，随着人才资源交流中心的人员调动频繁，很容易造成“人走档案留，人来档案无”的混乱状态，为档案管理工作增加了更多负担。同时，新科技的应用也使使用者和管理者能够更加便捷地对高校毕业生的人事档案信息进行了解和查询，这种便利的前提就需要工作人员要通过现代化科技技术与陈旧的管理制度相互结合，合理利用资源。因此，改进旧的管理制度也是工作的关键。

1.3 信息化水平还不够，管理队伍建设还需要提升

目前，较多人才交流资源中心的相关人事档案的管理工作都还只是初级的档案整理形式，档案的整理和录入还都只是通过纸质文本文档的形式进行传递和保存，由于信息量的不断增加，人员分配的不均衡，很容易导致档案整理信息的丢失和不齐全，造成人力资源的浪费。随着资源管理中心的档案管理工作者队伍的不断壮大，高校毕业生档案管理的数量也在增多，各项改革的深入和制度的变化也造成一些人员的身份出现了新变化、人事关系更为复杂，档案管理任务繁多。

1.4 档案转递单位不清晰，用人单位接收档案管理不规范

随着就业方面的措施和政策的不断提升，毕业生到各行各业寻求工作机遇的人也不断增加，很多单位和高校的毕业生都遇到了档案的转递问题，以为就业协议文件上的档案传送到所在单位就完成了档案的转递，其实不然，这样就很容易导致了大多数的单位没有接受全，导致档案不能够正常地被转递到需要的地方，严重的甚至丢失。同时，由于用人单位的档案管理不规范，也导致档案管理中心在按照需求转递档案以后，用人单位没有把档案规整合并，导致档案被退回或者遗失。

2 针对以上问题的建议和对策

2.1 解放思想，提高认识，主动服务

随着新时期学校教育制度的不断改革，新的思想和发展潮流也在不断地冲击着高校人事管理制度的改革和不断提升。新趋势的推动，也要求人才管理交流中心的相关领导和工作人员要对现阶段的人事档案管理工作做好全面的、重新认识的准备，并且，要对现有的人员安排和档案管理内容做好全面的整理和了解，切实落实有效的制度改革。人才资源管理中心的人员组织和安排上也要与时俱进，设备和技术上也要不断提升，管理上也要不断加强相关专业人才的补充和录入，提高专职人员的工作积极性和主动性，变被动服务为主动服务，转变档案管理工作人员的思想意识，为学校选拔以及企业选拔人才提供更加全面和有效的凭据。

2.2 丰富档案内容，开发特色信息

现阶段的高校人事档案管理工作要抓住当下的发展趋势和新形式下的创新内容，把人事资源管理中心的组织工作放在核心的位置，因地制宜地改革现有的档案管理形式，不仅限于毕业生的基本信息和内容，而是要在此基础上更加完善和丰富毕业生的档案内容，挖掘出每个毕业生的个人专业技能和潜在能力的信息，使人事档案管理有突出特点、有个性、有内容、有活力。

2.3 提高素质，科学管理

人事档案管理工作是一项具有专业性和偏向性的工作，技术要求较高，政策的限制也较多，所以，也就要求档案管理的相关工作人员要有优良的作风和传统，具有正确的人生观和价值观，并在工作中要不断提升和培养个人的政治理论和素养，运用科学化的信息管理技术，进行操作和管理。

2.4 半封闭式管理，激活档案信息

由于旧时期传统的遗留，人事档案的管理工作还存在着较多的局限性，管理上的封闭式存在着漏洞和不科学，面对现代化、信息化管理模式的不断推进，也就要求在管理制度上也要做好相应的改革，采用半封闭式的管理，适度地公开人事档案信息，才能有效地激活档案信息。

2.5 实现管理服务现代化，提高档案利用率

在信息管理技术快速发展过程中，人事档案的管理工作也可以采用信息化、现代化的科学技术，有效提升档案管理工作的工作效率，提高由于长期积累的档案利用率。人事档案的相关信息本身就是一个流动量大、信息量大、种类繁多的管理内容，仅限于人工检索和整理的技术基础，还不能适应现代化档案管理工作的需要。因此，只有实现管理服务的新型现代化，才能更好地促进人事档案管理的发展。

总而言之，人事档案管理是档案工作的一个重要组成部分，它集服务性与保密性于一体，对促进人力资源开发有着重要的作用，提升和加强对人事档案的管理是时代赋予人们的新目标和新任务。按照人才市场发展的基本趋势，积极探索档案现代管理模式，实现人力资源的开发以及人事档案管理的共同繁荣与发展。

参考文献

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[2] 吴敏.当前人事档案工作中出现的问题及对策[J].四川档案，2006（4）：52-53.

[3] 李君.浅谈高校人事档案管理存在的问题及对策[J].学理论，2010（3）：195-196.