企业档案管理信息化建设的经验及思考

赵璐婷　高媛

摘 要 档案在企业的生产活动中起着至关重要的地位，它是企业的生产经营活动的最原始的记录，真实地反映了企业的发展历程，而且还涵盖了大量的科学技术资源和信息，而这些都对推动企业的发展起着至关重要的作用。企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据， 也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。

关键词 企业 档案 信息化

一、档案信息化管理的意义

随着大数据时代的到来，作为档案工作从业者，势必要顺应时代和社会发展的选择，让企业档案管理工作，在数字化的管理方式中得以快速发展。档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。档案信息化是档案管理工作发展进程中的必然选择，通过对档案信息的数据化，运用现代的信息技术加以管理利用，来提高档案在生产活动中的利用率，为企业的生产活动提供更高效的服务。信息时代信息的爆炸对档案工作提出了挑战，信息量的大幅增加，使信息的获取变得越来越容易，但也越来越难以确保信息的真实性，这都是档案信息化进程中所面临的问题。

二、我所目前档案管理工作现状

自刚进入工作岗位开始，我从最开始对档案的陌生，到现在对档案的日渐熟悉，这让我慢慢从实际工作中得出了很多对档案工作的经验感想。刚接触档案工作，我还是一名刚毕业的大学生，所学专业和档案毫无关联，我必须从头开始认识档案工作。

由于我所管理水平滞后，很多先进的管理手段都没有在生产经营中得以利用。以我所的档案管理的工作为例，我入职时已是信息时代高度发展和应用的2011年，但我所接触的档案工作，还是停留在最原始的模式当中，无非就是收集，整理，保存，利用这几个环节。在生产经营过程当中，各个环节所产生的文件资料，技术人员会在完成相应流程的时候，把产生的全部纸质文字资料归档至档案人员手中，乐观来讲，生产经营活动进行得顺利，文件资料归档的也就相对顺利，可不免会有进度拖沓，资料生成人员不及时归档，所归文件资料不符合归档要求被退回的时候，这一来二去的，档案工作的效率不但低下，而且文件资料难免有遗漏，档案人员的收集难度非常之大。如果进展顺利，工作将会进入手工整理环节，档案人员要将收集齐备的文件资料进行线装包装封皮，立卷之后方可入库。这在以前没有信息化的时代中，也是为了文件资料的长期保管和利用着想，但这在现如今的档案管理工作中，是非常耗时的一项工作。这一系列工作完成之后，一个工程项目档案的生命才刚刚开始。将整理好的所有纸质档案整理入档案库房，然后在需要的时候通过人工的保管提供加以利用。

事实上，由于在工程一开始总设计师就没有将文件签署表归至档案人员处，档案人员一般都是根据工作经验，来掌握工程进展节奏，自我判断工程进展程度，来决定何时将已收集的档案整理入库的。这对于档案人员的工作来说，无疑是一种反复、低效的拖沓模式，并且，在档案的利用层面，在正常的工作流程以及制度中，这都是非常不严谨的。

在我所的档案管理工作中，不仅有对文件资料的管理，还有一项巨大的工作，那就是对图纸的收集、管理及利用。我所的技术图纸，在设计人员将设计原稿投入生产之前，都要将图纸以硫酸纸的形式，以整件为单位，以工程为集合，打印出来，经由所里相应审核流程，最后归至档案人员手中。这其中，图纸张数不等，大小不一，档案人员要根据归档要求，对图纸进行审核，然后修剪得当，对图幅较大的图纸进行包边处理，再整理入库。在图纸需要利用的时候，再将需要的图纸从库中提取，通过晒图机产生蓝图，将蓝图用于生产，再将底图归于原处。很难想象，在信息技术高速发展的21世纪的今天，还在用着这么原始的工作模式，处理着对生产经营活动最为重要的环节，效率是何等的低下。

人工抽取图纸的效率低，并伴有一定的错误率，图纸的反复利用有较长的整理周期，并在数十年的复制过程中，很多图纸已经老化到不能再利用的地步，这样也对生产活动的精确性提出了挑战。这其中的辛酸，只有档案人员才能体会。

三、我所档案管理工作新气象

在所领导支持下，为了顺应大数据时代更好地提升企业工作效率，配合工作新区的信息化建设，经过沟通，形成小组去档案管理信息化程度较高的兄弟单位调研过。我很有幸的也一同前往调研学习。在与兄弟单位的沟通中，我们了解到，早在十几年前，他们就已经在所内大力推广了档案的信息化发展，如今，已拥有非常成熟，高效的办公信息化系统，达到了无纸化办公。单从档案这方面来说，文件资料和图纸，已经完全做到了数字化收集，数字化利用。经由所内OA办公系统和PDM系统，对所内生产运作的所有流程进行审批和利用。在我们求知若渴之余，兄弟单位的档案工作人员和领导也都感慨我所的管理程度之落后，也希望对我所的档案信息化发展能提供帮助。

对兄弟单位参观，给我们的触动是极大的。新办公区落成后，信息化基础网络布置一经完毕，我们便开始着手档案信息化管理系统的建立。在经过了一年多的调研之后，终于选择了一款适应我所现阶段需求的档案管理软件。虽然信息化水平落后多年，但我所档案人对于早日进行数字化办公也是日日期盼，多年前在我所技术人员的自我研发中，生成了一款简易的数据库软件，所以前期多年做了很多相关数据录入工作。这次，在选定了档案管理软件之后，我们在第一时间对前期录入的数据进行了对接导入，这样一来，我所这几十年已入库的工程条目，基本就可以做到信息查询。在档案编研工作方面，这款档案管理软件可做到工程档案文件预立卷，档案总账随着资料收集逐步自动生成，科研人员在归档时直接归档电子文档，在档案人员的操作下，电子文档可在随后日趋完善的所内OA办公系统和PDM系统中，随时面向所内需要借阅浏览的科研人员提取利用，并最终达成资料文件与图纸信息在生产中的高效利用。全面的数字化办公方式趋势是势不可挡的，这不仅能将工作效率大幅提高，也可将流程管理控制在可控范围内，在日益严密的保密工作中，也可达成统一出口，系统记录的功能，做到有据可查。

四、档案信息化建设对企业的深远意义

企業档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理经营决策的创新。只有我们消除对档案信息化的浅薄意识，增加对档案管理的多元形式，日渐完善档案管理信息化的标准化建设，档案管理信息化可为我所的生产经营等提供智能化服务。

（作者单位为中国电子科技集团公司第三十九研究所）