浅谈国际工程公司统计报表信息化建设

贺惟聪

摘 要 随着国际工程市场规模不断扩大，作者所在公司项目数量急剧增长，信息统计工作量随之增加。传统的手工统计方式已不能满足新形势的要求，開发一套报表系统势在必行。本文结合作者工作实践分析统计工作面临的问题，论述解决问题的对策，重点介绍报表系统开发过程以及系统推行的效果。

关键词 国际工程 信息化 统计报表

随着公司在建项目数量的迅猛增长，统计人员所面对的信息量也迅速攀升，统计工作面临严峻的考验，传统手工统计方法已经严重影响到统计工作效率，及时性和准确性也无法得到保障，更无法满足信息自动收集、分析和共享的要求。

一、背景

2012年底公司在建项目数量约为130个。每月初各项目部通过邮件向公司总部报送工程月报（word版），总部统计人员进行收集、整理和存储，并从各项目月报中提取“营业额”“产值”等数据，确认无误后进行汇总，完成公司《月度营业额及产值汇总表》及分析报告。由于项目数量多且报送时间非常集中，完成后还要报送上级单位，因此要在限定时间内完成上述工作非常困难。

二、传统的统计方法面临的问题

（一）及时性无法得到满足

及时性是统计工作最基本的要求，但传统的统计方法已不能满足该要求。首先，因项目数量众多，每月仅从word版月报中提取“营业额”等数据就需要耗费大量时间。其次，项目部经常迟报，只要有一个项目未完成报送，总部的统计工作就无法完成，催报工作占据统计人员大量时间。最后，在建项目基本都在海外，总部统计人员与驻外统计人员联络较为困难，沟通时间因时差等原因显著增加。

（二）准确性无法得到保障

准确性是统计工作的首要要求，是统计价值的根本，但传统的统计方法已无法保证统计数据的准确性。项目数量的增加意味着统计人员的工作量也急剧增加，传统统计方法的工作效率对数据质量影响很大。同时，驻外机构统计人员岗位变动频繁，统计口径不规范，填报的随意性较大，统计数据质量不高。另外，word版工程月报中未嵌入计算公式，数据之间没有逻辑关系约束，导致报表数据存在前后不一致或逻辑错误等情况。

（三）项目层面重视程度不高

项目层面对统计工作的重视程度不高，大多数项目部没有设定专门的统计工作岗，统计人员多为兼职，对统计工作的配合程度不高。同时，统计工作基本由经验不足的人员承担，未经过系统培训，也导致统计数据质量不高。另外，即使月报迟报也无法确定责任主体。

三、解决统计工作问题的对策

（一）开发报表系统

为解决上述问题，需要开发一套报表统计系统来解决，进而实现统计工作的信息化。2013年初，作者所在公司开始对信息化工作进行需求调研，作者借此编制了《工程月报报表系统开发需求》并开始公司报表系统工程月报模块的开发工作。

第一，优化报表格式。工程月报格式是开发该模块的基础，而word版格式是2010年发布的，因此需要借此机会进行完善。作者根据多年海外项目管理经验，对旧版工程月报进行了优化，例如：完善项目基本信息统计表，优化项目资源统计表、分包商统计表，编制新版营业额统计表以实现营业额及产值的自动计算、拉取与汇总。另外，还单独设计各类汇总统计表模版，例如：项目基本信息台账，营业额及产值汇总统计表、营业额计划与实际完成对比分析表，项目分包商统计表等，同时，为领导决策界面设计各类折线图、柱状图及饼图。

第二，优化统计方法。由于word版工程月报统计表未嵌入计算公式，个别项目报送的数据逻辑关系不正确。例如：营业额统计表每月要填入“本月完成”，“本年完成”及“开工累计”数值；但个别项目会出现当月“本月完成”≠当月“本年完成”-上月“本年完成”≠当月“开工累计”-上月“开工累计”的情况，或者当月“本年完成”≠当月“开工累计”-上年末“开工累计”的情况，导致总部统计人员无从选择，只能同报送单位进行电话沟通和确认。

为此，在设计“营业额统计表”时，只给填报人员开放“开工累计”一栏进行填报，“本月完成”和“本年完成”数据由系统自动运算并直接显示结果。同时，为避免出现超报的情况，在营业额汇总表中增设了“项目完成百分比”，即，用当月“开工累计”除以“项目最新合同额”，如果完成百分比超过100%，则说明填报存在问题。

第三，统一统计口径。为降低统计人员频繁变动及不同项目统计标准不一致导致报表数据不准确的情况，统一统计口径工作就变得非常重要。作者根据国资委和集团对相关指标的解释说明，对报表统计指标进行详细定义，并备注在月度统计报表下，这样填报时都会显示指标定义，减少统计口径不统一的情况。

第四，增设报送状态及时间。为促使项目自觉主动按时报送，在报表系统中增设“报送状态”“项目部提交驻外机构时间”“驻外机构提交总部时间”三列统计信息。其中，报送状态按照提交状态以不同颜色显示，“未报送”显示为红色、“已报送驻外机构”为橙色、“已报送总部”为绿色。另外，提交时间一旦晚于系统设定的最迟时间，也显示为红色。通过颜色提示和记录各责任主体报送时间，可以分清迟报责任主体并有效督促项目按时报送。

（二）加强系统宣传

报表系统开发完成后，还要对报表系统进行广泛宣传和推广，对填报人员和审核人员进行远程培训，并将上线后的3个月作为报表系统试运行期，要求项目部在试行期内同时报送word版和在线版工程月报。设置试运行期一方面可以检验报表系统中统计报表逻辑是否正确，另一方面为各填报人员提供缓冲期，以确保录入系统的数据连贯、准确。

（三）加强考核机制

报表系统正常运行一段时间后，要对报表系统报送情况进行统计，并在公司内网通知公告中进行公布，对多次迟报的项目进行警告，对其他项目也能起到警示作用。每年年底再依据本年度项目工程月报报送情况统计表对各项目年度考核表中月报报送一项进行评分，提升项目层面对统计工作的重视程度。

（四）提升信息化意识和认同度

报表系统设计的优劣决定着填报人员的配合程度，只有从填报人角度出发设计报表系统，为其减轻填报负担，展现填报成果实时导出等优势，才能提高填报人员对报表系统的认同度，进而提高填报人员信息化意识，并将管理信息化理念逐步推广至全公司。

四、报表系统推行的效果

2014年初报表系统工程月报模块初步完成并上线运行，统计工作效率大幅提升，很大程度上减轻了填报员和审核员的负担，并为实时掌握项目动态信息、展现各类统计台账提供便利。此后，工程月报全部上网填报，公司报表系统从无到有，初步完成统计工作的信息化升级。

报表系统上线一年后，工程月报报送的及时性从以往的20%提升至90%，准确率也从30%提升至90%。报表系统运行两年多后，在建项目数量已翻倍，增至260余个，此时月报报送及时率已提升至99.57%，比未上线时提升近80%，准确率提升至98.68%，比未上线时提升68%。

报表系统上线后，作者仍在不断完善报表系统，新增统计功能，简化填报程序，并推动报表系统上下游模块的建立，2015年初完成与“中标项目信息统计模块”的对接，并为“项目业绩库系统”提供系统中所有项目信息，进而促进公司“项目全生命周期”信息化建设。

五、结语

统计报表系统的信息化建设是企业信息化建设中重要的组成部分，只有真正意识到统计工作的重要性，以及信息化是先进的管理手段，才能充分发挥该报表系统的作用，为公司决策层提供及时、准确且有价值的信息。

（作者单位为中国港湾工程有限责任公司）