用活Excel条件 特定数据轻松找

愚人

查找更简单 直接使用预置规则

在商品盘点中，为了保证有效的库存，公司规定库存少于5个单位的商品都要单独列出并标识出来。对于这类特定数据的查找，现在可以直接在Excel中使用其内置的条件格式规则进行查找和标注。

首先选中数量列，点击“开始→条件格式→突出显示单元格规则→小于”，接着在打开的窗口中，小于以下数值中输入“5”，设置为选择“浅红填充色深红色文本”（即将符合条件的单元格填充为浅红色），数据列选择“数量”列（图1）。

点击“确定”后返回工作表，可以看到库存数量小于5的商品都会被自动填充为浅红色，这样是不是很醒目（图2）？

如果要将这些库存的数据排列在一起，点击“数据→排序”，在打开的窗口中，主要关键字选择“列D”，排序依据选择“单元格颜色”，次序选择填充的浅红色，这样所有库存数量小于“5”的商品都会自动排列在一起，按提示将其复制出来另存即可（图3）。

同样的我们还可以利用该规则下的其他选项进行筛选，如对于学生成绩统计，可以用“介于”设置一份分数范围。除了上述规则外，可以看到Excel的条件格式还预置了“项目选取规则”、“数据条”、“色阶”和“图标集”等规则，大家可以根据自己的实际情况直接套用。比如“数据条”可以使用条状数据表示数据，这样在比较一些数量的时候，如销售量，通过数据条就可以很直观地进行表示（图4）。

查找更灵活 自定义规则查找

使用条件格式预置规则可以很方便地进行条件查找，但是很多时候一些比较特殊的查找，我们可能无法直接利用内置规则完成查找，此时就可以根据实际情况进行自定义规则的查找。比如英语科目规定，成绩超过120分为优秀，超过90为一般，低于90为危险需要注意，对于这三类成绩，现在就可以自定义一个图标规则来直观表示。

点击“开始→条件格式→图标集→其他规则”，在打开的窗口中，规则类型选择“基于各自值设置所有单元格格式”，格式样式选择“图表集”，选择一个“X、！、√”图标组合作为分数段分别对应的图标，接着按照下图的设置依次输入各种图标对应的数值（图5）。

这样返回工作表后，每個学生的成绩前面就会自动添加上对应的图标，谁是优秀、谁需要注意一目了然。为了让图标更加醒目，可以将B列的字号设置得大一些（图6）。

对于不同的查询，我们可以在原有规则的基础上进行自定义设置，让条件查找更符合自己的实际需求。

查找更高效 函数+条件格式灵活查找

自定义查找是在原有规则的基础上进行修改，不过很多时候如果数据种类很多，单纯依靠条件格式内置规则还是无法完成高效查找。此时大家就可以结合Excel中的强大函数进行查找。比如为了表彰销售部员工的业绩，现在需要将2月份、3月份销量均超过90万的员工挑选出来进行表彰，此时就可以使用函数进行筛选。

同上点击“开始→条件格式→新建规则”，在打开的窗口中，规则类型选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，接着在“为符合此公式的值设置格式”处输入公式“=（$B2>=90）*（$C2>=90）”，这里的“*”表示同时满足两个条件，点击“格式”，将其单元格设置为填充红色（图7）。

这样返回工作表后，符合2月份、3月份销量均超过90万的员工所在的单元格就会被标注为醒目的红色显示了（图8）。

当然在实际使用中还可以结合更多的函数使用，比如需要在数据中查找特定关键字，则可以结合FIND函数。如公司中有“张三”同名的员工，现在需要将其查找出来并标记为红色，同上在公式栏输入“=FIND（"张三"，$A1）”即可。

为了能够达到更好的标识效果，我们还可以在其他单元格结合其他函数进行查询。比如对于2月份、3月份销量均超过90万的员工，使用红色标识出来后，还要在其后加上“给予表彰”的字样，在D2输入公式“=IF（AND（B2>90，C2>90），"给予表彰"，"需要努力"）”，这里的AND函数也是表示同时满足两个条件，如果符合则显示“给予表彰”（否则显示为“需要努力”），这样“给予表彰”和“需要努力”的员工表现就一目了然了（图9）。