浅谈文书档案管理的办公自动化应用

李晓莉

摘要：当前档案管理工作中最重要的组成部分就是文书档案的管理工作。然而，随着时代的发展，人民生活水平的不断提高，新时期的档案管理不再仅仅只是保管档案。而更多的在于准确、系统、完善的记录档案的内容，档案的提取和存放做到及时高校。目前，办公自动化是解决日益繁复的档案管理问题的重要途径之一。笔者将通过本文谈谈自动化懂文书档案保管的重要意义，并且提出当前办公自动化在文书档案保管中存在的问题，并阐述相应的解决对策，仅供各位同行参考。

关键词：文书档案；管理；办公自动化

一、办公自动化的运用在文书档案管理中的作用

和传统的档案管理办法不同，办公自动化下的档案管理更多的是将繁琐的手工劳动，通过信息化的手段加以简化和完善。通过计算机，文书档案将反馈成电子的资料和信息，并通过自动发送、接收、存储等形式，全面化的加速信息的传递。办公自动化对于文书档案管理可以说是突破性质的，具有无可比拟的作用，表现在多个方面。第一，提高档案管理的效率。传统的档案管理模式，一般是采用手工抄写档案的方法。然而，档案管理人员的失误或者是中间文字数据传递环节的误差，都会导致档案管理出错，效率不断的降低。而信息化的手段出现后，档案管理人员只要通过点击鼠标就可完成原来的档案抄写工作，大大的降低了出错的可能性。当然，信息化的载体，如：磁盘、U盘等也减少了档案数据在传输过程中出现误差的可能性。第二，办公自动化的运用还有利于文书档案的信息共享。原来，档案仅仅被存放于传统的库房之中，其有用的信息很能被共享到外界，被科研和社会分析所运用。而办公自动化工具可以有效的保管文书档案的同时，更能够对文书档案中的数据进行系统的统计和分析。使得档案中的数据能够被很好的利用于研究中，大大缩短了档案信息的反馈时间。第三， 办公自动在文书档案管理工作中的作用还表现在档案的搜索和提取层面。计算机只要输入相应的数据，通过模糊查询的方式能够快速的提取想要的档案。

二、当前文书档案办公自动化所遇到的问题

办公自动化对于文书档案管理效率的提高具有重大的意义，但并不意味着自动化文书档案管理形式不存在任何的弊端。主要表现在保密性降低和对于管理工作人员素质要求提高两个方面。

（一）文书档案自动化管理模式导致文书档案保密性和安全降低

文书档案管理自动化之后，必然导致档案必须从传统的纸质转型向电子化。然而，电子化档案由于信息安全等因素影响，很容易被黑客窃取或者受木马病毒的入侵影响到信息的安全。其次，电子档案在档案签名部分也没有办法再通过字迹检查等方式，检验出是否由真实的当事人所签订。这对于分辨文书档案的真假性带来了一定的苦难。因此，文书档案自动化管理模式导致文书档案保密性和安全性降低，是目前办公自动化在文书档案管理中推广开来的主要障碍之一。

（二）文书档案自动化管理模式导致文书档案管理人员素质要求提高

由于，我们的档案管理对于的年龄层面相对偏大，如何让老档案管理人员去使用自动化下的文书档案管理方式也是令人头痛的问题。很多档案管理的老职员们，长期以来都运用传统的手工管理的方法进行档案管理。而由于他们的年纪和当时文化环境的影响，导致他们必然对自动化办公需要一个很长时间的适应过程。另一方面，文书档案的管理再自动化之后不仅仅偏向于保管层面，而是要运用一个电子的平台，对档案进行整体的分析。如此一来，新的档案保管人员必须要在懂得档案保管知识的前提下涉猎到信息技术和自动化知识。无疑，文书档案自动化管理模式导致文书档案管理人员素质要求提高是必然的趋势。

三、解决文书档案管理办公自动化问题的对策分析

（一）充分保障档案办公自动化管理的保密性和安全性

首先，要充分保障档案办公自动化管理的保密性。可以采用信息化的模式，实现内外隔离保障。例如：可以采用路由器保护方法，先行屏蔽所有的IP地址，再通过渐行释放的方式，将一部分地址释放进办公自动化网络。同时，要充分利用好网络防火墙的作用，阻隔黑客的攻击和对整个系统的破坏。可以记录人员出入网络的时间、路径和方式，将黑客攻击的可能性概率降低。其次，关于充分保障档案办公自动化管理的安全性。可以采用电子文档和纸质文档双重保管的模式，从而减少代签名能档案管理中的风险。

（二）不断提高档案管理人员的素质文化水平

不断提高档案管理人员的素质文化水平，首先要让老资格的档案管理人员们认识到办公自动化在档案管理工作中的重要性。可以通过操作演示等方法，展示自动化管理对于文书档案保管效率提高的作用，由此吸引到档案管理人员加强自身的学习，从而不断的提高自身的工作效率。同时，档案管理部門内部也可以展开定期的培训。不仅仅要让档案管理人员们了解专业的相关知识，也帮助他们对于信息化和自动化办公有一个全面性的掌握，在实践操作中也不再生疏。

四、结语

笔者通过本文提出了当前文书档案办公自动化应用中存在的安全性、保密性以及人员素质低下等问题，并阐述了相应的解决办法。目前，文书档案自动化管理已经成为了档案管理发展的趋势。如何能够紧跟潮流，不断的创新档案管理方法，不断的提高自身的工作效率，成为了我们档案管理人思考的本质方向。

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