档案信息化建设与档案管理的几点思考探索

2017-07-14 02:26郑姗代昊
新教育时代·教师版 2017年17期
关键词:工作方式档案信息化建设档案管理

郑姗+代昊

摘 要:档案是个人或组织在实际发展中所保存的历史信息,具有一定的参考价值,然而,目前部分档案管理人员还在应用纸张管理方式,难以提升其工作效率。因此,本文针对档案信息化建设的分析,提出几点档案管理措施,仅供参考。

关键词:档案信息化建设 档案管理 工作方式

在档案信息化建设下的档案管理工作中,相关管理人员必须要科学应用各类先进的信息技术,创新技术应用方式,保证档案管理系统的安全性,提升档案数据信息的完整性与可靠性。

一、档案信息化建设重要性分析

在档案管理工作中,档案信息化建设较为重要,主要因为档案信息化建设可以满足现代化社会发展需求,拓宽档案管理工作的服务领域,并提升档案信息数据的储存效率、安全性。

首先,档案信息化建设是当前社会发展的必然趋势。随着国家网络信息技术的发展,计算机档案软件开发与升级受到广泛重视,除了可以促进档案管理工作現代化发展之外,还能提升档案管理技术的先进性,增强系统应用可靠性。但是,受到多种条件的制约,档案信息化建设工作还没有全面落实,影响着档案管理工作的长远进步。

其次,档案信息化建设可以拓宽档案管理工作服务领域。在档案信息化建设中,相关管理人员利用信息技术,可以开发各类资源,提高自身服务效率,拓宽服务渠道。相比传统的纸张管理方式,档案信息化建设可以为社会创造更多的价值。

最后,档案信息化建设有利于提升信息数据储存安全性。传统的纸张档案管理方式,很容易出现纸张损坏或是丢失的现象,难以保证档案信息安全性,而信息化管理方式,可以通过计算机设备与网络信息技术,快速储存各类信息数据,并通过备份方式提升信息安全性[1]。

二、档案信息化建设问题

当前,我国在档案信息化建设方面,还存在一些难以解决的问题,无法提升档案管理工作质量与可靠性。具体表现为以下几点:

第一,基础设施较为简陋。在档案信息化建设中,相关部门还没有建设先进的基础设施,不能根据其工作要求引进先进的软件与硬件设备,难以规划处理各类网络系统,经常会出现网络平台混乱的现象,严重的甚至发生系统崩溃问题。例如:某档案管理部门在信息化管理中,虽然配备了扫描仪与录像机,但是,由于办公用房较少,基础设施简陋,出现档案信息化建设问题,无法提升档案管理工作质量[2]。

第二,数字化发展滞后。档案信息化建设中,相关部门还没有积极应用现代化数字技术,不能通过数字技术方式全面改革档案管理方式,难以提升档案信息资源储存工作有效性,甚至会影响档案信息化建设整体工作质量。同时,在开发建设数据库的时候,相关部门不能配备专门的数字技术系统,无法保证档案信息化建设可靠性。

第三,缺乏高素质人才队伍。虽然部分档案管理机构在开展相关管理工作的时候,建设了信息化系统,但是,还没有根据档案信息化管理需求,建设高素质人才队伍,不能根据其根本需求,全面开展各类管理活动,导致其工作效率降低。同时,一些档案管理部门在开展信息化管理活动的时候,无法利用先进技术开展相关工作,难以提高档案信息化建设水平[3]。

二、档案信息化建设中档案管理措施

1.树立正确的档案信息化建设观念

档案管理人员必须要树立正确的信息化建设观念,科学应用现代网络信息技术,明确信息化建设目标,拓宽其工作规模,创新工作方式,保证可以减少各类思想问题与观念问题。同时,在科学技术进步的情况下,档案管理人员需要转变传统的工作观念,创新自身服务方式,根据社会发展需求,全面提高档案管理工作质量。档案管理部门还要加大人才队伍培养力度,对档案管理人员进行专业知识与先进技能的培训,使其档案管理信息化能力有所提升[4]。

2.配备先进的档案管理设备

在档案信息化建设过程中,相关部门需要配备先进的档案管理设备,例如:计算机设备、扫描仪设备与光盘刻录机设备等,满足现代化档案信息化管理需求,提升其工作质量。同时,相关部门还要拓宽设备建设周转资金的获取渠道,向政府申请补助资金,增加档案信息化建设优惠政策,保证可以满足现代化档案信息技术的应用需求。

3.制定完善的管理制度

档案信息化建设中,相关部门必须要制定完善的管理制度,创新管理方式,明确相关工作职责,保证数据信息与网络系统的安全运行,从实际工作角度出发,全面创新管理制度、责任制度与激励制度,以此提高档案管理工作质量。首先,相关部门需要明确档案管理流程,积极应用各类先进技术,细化档案管理工作环节,提升电子档案系统的建设效率。其次,相关部门需要制定完善的安全制度,根据我国相关规定,对电子文件与档案信息数据进行保护处理,避免出现安全问题,影响档案信息数据的完整性。同时,还要设定统一的档案信息化建设标准,提升档案管理工作质量,优化其服务体系,建设专门的数据库系统,利用先进的管理方式开展相关工作,保证可以形成一套标准体系,以此提高档案管理工作质量[5]。

4.建设管理人才队伍

在档案信息化建设中,相关部门必须要建设人才队伍,引导其认真学习现代化档案管理知识,树立正确的工作观念与工作意识,发挥信息技术的应用优势。首先,在档案信息化建设过程中,相关技术人员必须要全面熟悉电子文件的规范流程,掌握计算机网络系统的应用知识,并利用现代化安全技术开展相关工作。其次,档案管理人员必须要明确自身工作职责,积极学习现代化科学技术,转变传统的工作观念,提升档案信息化建设工作质量。

结语

档案信息化建设与档案管理工作需要相关部门制定完善的管理制度,建设高素质人才队伍,转变传统的档案管理观念与工作方式,利用激励制度、责任制度等,全面调动工作人员的积极性,提高其工作质量。

参考文献

[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2014(23):150-151.

[2]吴立春.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].民营科技,2016(10):128.

[3]陆贝贝.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].环球市场,2016(20):73. [4]刘丽华.档案信息化建设与档案管理对策分析[J].卷宗,2016,6(6):280.

[5]杨志联.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务,2016(3):48-48.

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