事业单位档案规范化管理探究

蒋周凌

摘要：在社会各项建设改革制度不断完善和健全的带动和影响下，社会生产生活领域当中各种各样的档案文件信息，需要专门的部门和工作人员，对其进行及时有序的整理。各种各样的档案文件信息，已经逐渐成为社会人力、财力以及生产管理资源当中的重要组成部分。本文在简单介绍目前事业单位档案管理工作开展过程之中存在的问题后，将能够有效规范档案管理秩序的方式和途径，进行了深入的分析和探究。

关键词：事业单位；档案管理；规范化管理

前言：

随着社会主义建设事业的不断完善和发展，来源于社会上的档案信息无论是在数量还是在内容方面，都有逐渐上涨的发展趋势。随着社会成员和单位档案信息管理内容的不断增加，相应管理工作开展的规范性也随之被提出了更高水平的要求。有秩序的档案管理工作的开展，能够直接对相关人员工作效率和质量的提升起到显著的推动作用。如何实现档案管理的规范化，就成为事业单位领导人的重点研究内容。

一、事业单位档案管理工作的发展现状

事业单位当中档案信息管理工作的开展，发展到今天已经有几十年时间的历史。在以往档案管理工作开展的过程当中，大部分工作人员普遍采用人为统计和管理的工作方式[1]。不仅在统计过程之中容易出现信息记录的失误，而且大量纸质的档案信息材料，也为其保管和储存工作的展开带来了难度。纸质信息的保存周期是有限的，对环境和空间有着极为严苛的要求。一旦在管理储存的过程之中出现主客观方面突发的影响因素，极容易造成事业单位档案信息内容的损毁和缺失。

在社会现代化电子信息技术应用手段不断提升的带动和影响下，工作人员逐渐转变了自身的管理理念，将部分档案信息内容的搜集和管理工作的开展，结合应用了大数据信息库的统计方式。但由于个别事业单位当中的领导人，仍没有真正认识到档案规范管理的重要性。导致在实际规范化管理章程推行和实施的过程之中，经常出现应付了事等敷衍的工作态度。管理人员自身的业务工作能力低下，没能掌握灵活应用科学信息技术手段的要领的，导致整体档案信息管理工作的开展，其规范化的发展程度仍旧偏低。

二、规范事业单位档案管理工作的思考

（一）完善档案信息管理的工作制度

想要实现档案信息储存统计工作的规范化管理，就应当设立相对应的管理制度作为约束力量。事业单位当中的高层决策领导者，应当在结合目前国家后自行部门档案立卷管理规划的基础之上，在单位内部建立统一的档案工作管理制度。将档案管理负责人的工作编号、在职时间、编制支撑以及工作费用支出等，统一列入到档案信息管理的制度章程当中。做到档案信息管理岗位上的工作人员，其所有的工作流程可以有章可依。在适当的时机条件下，还可以在单位档案管理科内部建立工作激励制度。对工作能力较高、业绩表现突出的工作人员，适当给予奖金或者荣誉称号等各种形式的激励嘉奖，让员工能够在激励规章制度的带动下富有工作热情，更加积极主动的投身到自己的工作岗位当中[2]。

（二）建立档案信息管理的兼职工作岗位

为更好的缓和目前事业单位档案信息管理岗位空缺的矛盾现象，单位负责人应当转换人力资源的储备方式，扩大专业档案信息人员的储备规模。在必要时，人力资源管理部门还可以通过设定临时兼职档案管理岗位的方式，避免事业单位内部出现岗位空缺的消极管理现象。无论是加入到档案管理部门的兼职还是全职的工作人员，事业单位都应本着专业化人才培养的工作目标，对其定期开展档案信息内容管理的专业技能培训，让职能岗位上的工作人员，能够及时摆脱传统管理思想的束缚，掌握更多现代化、高科技的管理方式，最终实现事业单位档案信息内容管理工作的规范化开展。

（三）强化档案信息安全保障体系的建设力度

事业单位的工作人员还可以不断强化档案信息安全保障体系的建设力度，避免因出现档案隐私内容外漏的现象，扰乱单位内部档案管理工作开展的秩序。需要相关工作人员尤为注意的是，档案信息内容管理工作的开展，需要工作人员自身能够具备高水平的责任心认知观念。在此基础之上，建立起来的信息安全保障体系，才能实现信息内容储存和传输的科学化和规范化。相应信息安全保障体系的构建，应当严格遵循国家信息安全数字化系统构建的实际要求标准。无论是在硬件设施的配备还是在软件系统的构建水平方面，都应尽可能满足大数据信息库的规范化建设要求。统一的档案信划分标准已经成为目前事业单位档案信息管理工作开展的基本原则之一。

（四）实现档案信息管理方式的优化创新

想要实现事业单位档案信息内容的规范化管理，还要实现实现档案信息管理方式的优化和创新。我国国家领导工作人员已经于上个世纪的八十年代中期，在针对结合事业单位档案信息内容管理近况的基础之上，提出了有关“档案信息电子文件规范化管理方案”的规划和设想。其中着重论述的电子OA档案信息规划管理系统，已经成为目前事业单位档案管理工作开展的主要技术应用手段之一。事业单位的决策人员，还可以派遣档案管理部门的工作人员，让其能够有机会亲自参与电子档案信息管理系统的开发和升级工作。在观摩和学习的过程之中，档案管理人员能够学习到更多系统信息统计管理的功能和应用方式。对提升其档案管理的时效性，有重要的推动和保障作用[3]。

结论：

总而言之，档案管理一直是事業单位众多工作流程之中较为主要和关键性的工作环节。档案管理规范化发展程度的高低，有时能够直接影响整个事业单位内部各项工作开展的秩序和质量。工作人员要在认识到档案管理工作开展的重要性的基础之上，发现目前档案信息规范化管理之中存在的欠缺和不足。只有管理人员能够采用更加先进和现代化的管理理念，才能应用合理的工作方式，实现其工作效率的稳步提升。

参考文献：

[1]陈俏丽.机关事业单位档案规范化管理工作强化策略探讨[J].科技展望，2016，15：241.

[2]丁峰.新时期事业单位档案规范化管理的具体方法探讨[J].办公室业务，2014，13：75.

[3]郭雪莹.论影响行政事业单位档案质量的因素分析及规范化管理对策研究[J].办公室业务，2014，17：91.endprint