创新高校办公室管理工作机制的几点思考

祝薇

摘要：创新是时代发展的要求，也是高校办公室工作的灵魂。这就需要转变高校办公室传统管理理念，逐步实现从由领导管人向由制度管人转变、由侧重管理向深化治理转变、由被动执行向高级参谋转变、由被动承办向主动办理转变等，通过建立高效的办公室运行机制，挖掘对学校决策有帮助的资讯，打造高校办公室服务窗口形象，增加办会的目标性、规范性和会议质量，提高成效。

关键词：办公室 创新 管理工作机制

中图分类号： G647文献标识码：A文章编号：1009-5349（2017）13-0130-02

高等院校辦公室工作，是高校综合的办事机构，是承上启下、沟通内外的重要管理职能部门，也是学校领导与群众之间必不可缺的桥梁和纽带。办公室工作的质量与效率更是体现了高校的管理与服务的水平。

党的十八大明确提出要“进入人才强国和人力资源强国行列，教育现代化基本实现”，以新发展理念引领教育现代化发展，逐步实现国人的千年教育梦想。在这种新形势下我国的高等教育发展也面临着新的机遇与挑战：培养高素质劳动者和技能型人才、创新高校人才培养机制，促进高校办出特色、培养人民满意的高素质人才。从此可见，新目标的提出也对高校办公室管理工作机制提出了全新标准。高校办公室如何适应新形势的要求，在服务于学校中心工作和重点工作上更加有所创新，有所作为，就必须研究新情况、新特点，与时俱进，树立正确的工作理念，不断提高工作能力和水平。传统的办公室管理模式已不能满足新形势下高校快速发展的需要，其管理模式亟待创新。创新是办公室管理不断发展的关键。[1]本文根据本校办公室工作的体会，通过与兄弟高校办公室工作者交流，对创新高校办公室管理工作机制提出以下个人拙见。

一、 转变高校办公室传统管理工作理念

高校办公室管理工作的创新源于理念创新。[1，2]高校办公室管理人员不仅要以创造性思维去思考和实践创新服务理念，还要在总结经验的基础上，不断完善和提高，还要根据当前新情况，办公室管理工作中出现的新问题，以提高办公室工作效能为宗旨，不断强化效率意识，增强新型服务理念。首先要实现以下工作理念和管理理念的转变：

（一）从由领导管人向由制度管人转变

高校办公室工作繁杂而琐碎，临时性、应急性事务比较多，政策性强，行政因素影响多。在实际工作中，经常出现领导管人、指挥人，临时摊派任务等，造成办公室工作的无序性和无计划性。[3]非常有必要制定针对性强、操作性强、行之有效的管理制度，明确责任追究，做到靠制度管人，靠制度理顺事。要不断优化办公室工作流程，明确人员分工，确定工作目标和要求，还需营造和谐氛围，强化管理机制，真正做到分工明晰，责权明确，从而提高工作的目的性和计划性，避免盲目性和主观性，对各项工作定期考核，奖惩分明，鼓励先进，鞭策后进，形成严谨、高效的办公室工作生态。

（二）由管理型向服务型转变

高等院校办公室工作的优劣对学校的各项工作都至关重要，也与学校的发展密不可分。国家教育部及一些省级教育行政主管部门近期相继部署现代大学章程制定工作，诸多高校也紧随国家步伐加快大学章程制定工作，这对促进学校治理更加有序、规范，不断提升依法治校能力和学校的办学水平有着极其深远的意义。当前一些高等院校的办公室管理上仍然沿袭着传统的工作流程及模式，一些办公室管理人员仅仅满足于完成日常性事物工作，工作上没有创新性思路，做一天和尚撞一天钟，这样的状态将跟不上学校未来发展的脚步。随着新的契机的到来，高校办公室应紧紧抓住发展的大好时机，积极学习，找出制约自身发展与制约学校发展的瓶颈，努力解决，全力推进高校高效运转的综合治理体系，提升系统运转效能。

（三）由被动执行向主动参谋转变

高校办公室不仅是学校的管理枢纽或中心，还担负着为学校领导做好参谋或助手的关键职能。高校传统的办公室运作模式是被动地接受上级指示，这在很大程度上对校领导决策的质量产生一定的影响，进而促进或影响学校相关工作的开展。大数据时代的到来，为高校办公室管理人员提供了更加丰富的信息资源，这就要求办公室管理人员创造性地开展工作，善思考、研究问题，运用新的信息和新的理论，归纳出新的工作思路，提出新的工作方法，以解决工作中出现的新问题。高校办公室要由被动执行向高级参谋转变，主动掌握高等教育发展现状，注重一线的调查研究，注重深入教学、科研等基层工作，争取全面、深入掌握所分管工作的关键环节，判断发展方向和主流趋势，为校领导提供政策依据和执行参考，以便做出科学的决策。

（四）由着眼当前向超前意识转变

要创新高校办公室服务理念，就要求办公室人员具有超前意识，化被动工作为主动服务。由于高校办公室工作事物繁杂，工作人员工作繁重，基本属于疲于应付的被动服务。高校办公室人员应具有大局意识，有政治远见，学会抓重点、抓关键、办大事，不断提高日常工作效率和解决问题的能力。凡事预则立，不预则废，高校办公室应立足于更好地服务师生 ，让“好”字在高等教育事业中不断发展，在发展中不断创新，在创新中不断提高。

（五）由被动学习向主动学习转变

高校办公室在高校发展进程中一定程度上发挥着学校各项工作的统领作用，这就需要及时掌握高等教育发展规律和发展前景，需要分析当前高等教育发展现状，高校办公室人员如果还停留在被动学习状态，就无法跟上高等教育发展步伐。高校办公室必须跟上时代步伐，只有积极主动学习新知识、新形势、新政策，深入领会党和国家的教育方针、法律法规等，才能更好地服务于高校发展，奠定良好的政治素质和专业理论基础。办公室人员要注重知识技能创新，掌握最新的专业知识。另外，高校办公室管理的现代化需要办公室工作人员不仅要掌握办公自动化设备的使用方法，还要不断主动学习现代化信息技术，不断提升办公室工作人员的理论技术水平和实际工作能力。

（六）由传统办公向现代办公转变

当前，我国高等教育呈现出办学规模不断扩大、办学层次和内涵建设不断深化的良好态势，高校办公室传统的办公方式及其效率已无法满足现阶段工作的需要，由传统办公向现代办公转变势在必行。首先是高校办公室管理手段的转变，提倡办公技术手段的创新，运用现代信息技术及办公自动化技术，开发办公自动化软件系统，提高日常办公的效率。通过优化管理项目，推动办公室工作自动化、信息化、数字化和无纸化，缩短工作流程，不断提升办公室管理效能，切实提高管理效能，为教学、科研等一线部门提供优质的管理服务。

二、创新高校办公室管理工作机制[4，5]

（一）建立高效的高校办公室运行机制

为适应当前高校快节奏、高效率的工作模式，高校必须认真分析和明确影响办公室系统运转的关键环节，解决不利于办公室系统运转的困难或障碍，通过不断总结和改进，逐渐建立起适合于本校实际情况的办公室运行机制和运转体系。首先，要树立正确的高校办公室工作理念。其次，要清醒地认识到办公室的运转效率，需要科学规范的运转机制作为保证，在实际运转中，需要办公室内部及时、有效地沟通交流，避免因沟通不畅造成的运转不灵的工作局面。

（二）全方位打造高校办公室窗口形象

高校办公室是综合性行政机构，不仅是保持高校正常运转的“枢纽”，更是行政管理部门的服务“窗口”。作为高校服务“窗口”，首先是服务学校发展，然后是服务领导、服务师生、服务中层单位。因此需要树立全方位的服务观念，不仅精心为领导服务，还要耐心地为机关服务、为基层服务，树立“窗口”形象，提高办文、办会和办事效率。作为服务窗口，高校办公室还要真正发挥“榜样”作用、“示范”作用。对工作要有高度的责任感，对任务要有使命感，对人要有诚恳的态度，对事要有求真务实的精神。始终坚持“心中有人”，坚守“为人民服务”宗旨，始终坚持“求真务实 ”，不断“开拓创新”。

（三）严格办公室工作职责和奖惩制度

高校办公室要在各个科室、工作小组的职责基础上，明确各个岗位的权责，做到每个人各司其职，各尽其能，高质量、高效率地完成自己的职责和分配的任务，有效避免或减少服相互推诿、办事拖拉等现象。在制定岗位职责时，必须以事定岗、以岗定人和精干效能为基本原则，从办公室實际工作需要出发，对工作重复的科室，进行合并或重组；凡一个人能够承担的工作，就不分给两个人或多头管理。还要坚持职权责统一原则，凡岗位均有相应权利和职责，每个岗位的职责必须明确、具体，尽可能量化，以便考核。同时，要制定严格的检查制度和奖惩办法。对工作成绩突出者要奖励；对不合格者，要警告；对严重失职、渎职者，则应适当惩处。

（四）把控会议数量和提高会议质量

会议是传达指示、研究问题、形成决策、部署工作、总结经验的一种管理手段，但不是所有问题都需要通过会议来解决。高校办公室要经常研究会议管理规律，提高会议效率，提高管理科学化水平。为杜绝浪费行政和教学资源，高校应该严格会议制度。首先要严格控制会议数量，避免大小事情都开会，防止会议泛滥，以免浪费领导精力和时间。 其次是要提高会议质量和效率，通过会前的充分准备，提倡开短会，开高质量的会，开有效的会。

（五）提高公文起草、流转和归档质量

高校办公室公文处理政策性强，需要细致复杂的工作，这就要求一定的章法和工作流程，预防出差错或造成公文积压。首先，要建立科学的公文制度或流程，严格公文的格式和固定行文，以提高办文的质量和流转效率。严格把握公文的标题、主送机关、正文、附件、机关印章、发文日期、抄送单位、公文编号、机密等级、缓急程度等关键环节。办公室人员要按照各自职责范围、隶属关系，不得越级行文请示。除此之外，办公室人员务必要准确、及时、安全、保密地完成各道公文处理流程，确保公文运转质量和效率。

综上，高校办公室管理是高校管理工作的核心和枢纽，是实施各项管理工作的桥梁和纽带，在高等院校发展进程中扮演着重要角色。随着我国高等教育快速发展，传统的办公室工作理念和运行模式已不再适应当下发展的新形势，高校办公室管理人员必须注意创新意识培养，逐渐转变高校办公室传统管理理念，不断创新高校办公室管理工作机制，最大限度提升办公室的工作效能，努力开创高校办公室管理工作的新局面，推动学校办学水平再上新的台阶。

参考文献：

[1]何满艳，张斌.提高高校办公室管理工作的关键是创新[J].管理观察，2010（1）.

[2]王伟峰，吴波.论创新是高校办公室管理的灵魂[J].文教资料，2011（7）.

[3]杨明.新形势下高校办公室管理存在的问题及其对策探讨[J].中国管理信息化，2014，17（4）.

[4]吕宏玉，张菁，齐辉.提高高校办公室管理工作效能探讨[J].河北农业大学学报，2014，16（4）.

[5]金丽荣.新时期高校办公室管理工作的思考与对策[J].齐齐哈尔大学学报，201，（2）.

责任编辑：杨国栋