创新房产档案管理工作之我见

李青

摘 要：房地产交易管理中心员工是房产档案管理岗位工作诸要素中最活跃的、起决定作用因素，决定着档案管理部门工作效率和质量。只有不断提高全体员工专业知识、业务技能和管理素质，使其掌握现代管理技术，具备工作岗位需要的知识结构，才能保证房产档案管理岗位信息化。

关键词：创新；房产档案；管理岗位；机制

做好新时期的房地产档案管理工作，必须把为改革开放和经济发展服务作为出发点和落脚点，意义重大且任重道远。从房地产档案管理的现行特点和信息化建设、现代化管理、人员素质教育等几个方面提出一些建议。

进入新的历史时期，我国房地产经济活动日趋活跃，随之产生的房地产档案收集、管理和利用之间的矛盾日益突出，这就要求我们档案管理部门和档案管理者要及時地、认真地研究新时期房地产档案管理的特点，以有效的工作对策解决实际问题，更好地促进房地产档案工作的健康发展，更好地服务于房地产业和社会经济的发展。

一、新时期房地产档案管理的特点

新时期房地产档案管理的特点是量大、动态性强、利用频繁、任务重。房地产档案管理虽与其他档案管理有相同之处，但也有自己的特点。房屋拆除产权更替、房产测量方法的改变、房地产交易造成房地产权属转移等造成房地产本身发生变化和房屋外部条件的变化引起档案的变化性特点。随着城市人口的逐步增多和建筑数量的不断增多，与之相对应的房地产档案也随之增多，在办理房地产交易、继承、抵押、查封、评估等正常业务过程中，档案的利用也就随之不断增多，使用频繁，档案管理任务加重。

房地产交易管理中心员工是房产档案管理岗位工作诸要素中最活跃的、起决定作用因素，决定着档案管理部门工作效率和质量。只有不断提高全体员工专业知识、业务技能和管理素质，使其掌握现代管理技术，具备工作岗位需要的知识结构，才能保证房产档案管理岗位信息化。

二、建立健全各种档案管理岗位机制

1、创建档案管理岗位竞争激励机制

创建竞争激励机制是管理手段创新的重要内容，它是由管理工作内在的需要决定的，主要包括管理观念的创新、管理内容的创新、管理功能的创新和管理手段的创新。从当前一些房产档案管理岗位部门的现状看，影响其发展的最大制约因素是在工作中没有形成竞争激励机制，致使整个房产档案管理岗位工作缺乏生机与活力。因此，要建立一些相应的创新激励机制，如鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职等严格挂钩。这样可以有效地激发员工的创造性，使其潜能充分地发挥出来。

提高员工素质是创建竞争激励机制的前提。员工是房产档案管理岗位工作诸要素中最活跃的、起决定作用的因素，决定着档案管理部门的工作效率和质量。只有不断提高全体员工的专业知识、业务技能和管理素质，使其掌握现代管理技术，具备工作岗位需要的知识结构，才能保证房产档案管理岗位信息化、数字化建设的顺利进行。

2、规范各种档案管理岗位机制

根据上级要求，我单位对照《山东省档案管理考核书》，对一年来的档案管理工作情况认真进行了自查。档案人员要积极开展档案学术研究，当年在有正式刊号的出版物上发表档案学术和经验介绍文章加分。为了切实加强对档案管理工作的组织领导，我单位成立了由单位一把手为组长，分管领导为副组长，各股室负责人为成员的档案管理领导小组，有人员变动时及时调整，做到领导力量不减、工作不松，为档案管理工作的顺利开展提供了强有力的组织保证。同时，按照“上下联动、整体推进”的总体部署，配备了专职档案管理员，形成局机关、股室、局属单位“三位一体”的档案管理网络。为了落实责任，我单位将档案管理工作纳入房管局工作的总体规划，制定档案工作管理目标，明确责任，并且把档案管理工作与年度工作计划挂钩，纳入年终目标考核，严格奖惩制度。目前在档案室工作的同志，努力钻研业务，严格遵循爱岗敬业、诚实守信、不断进取、服务用户、奉献社会的基本行为准则，不断加强职业道德建设，在档案管理工作中积累了丰富的经验。为适应新形势下档案管理工作的要求，我单位每年都安排档案室工作人员参加档案局组织的培训，并适当安排她们到其他单位或外地进行参观学习。经过多年的工作实践和培训学习，我单位已经建立了一支思想政治素质高、业务技能强的稳定的档案工作队伍。

改革内部分配制度，对所有干部职工实施按件计酬分配模式。例如，可以根据工作难易程度确定相应的业务系数作为计件取酬的标准，所属岗位人员每月完成的业务总量，扣除其差错部分的业务量后，按实际业务量计件考核取酬。

三、提高档案管理岗位服务意识

1、服务方式由被动向主动转变

随着信息时代的到来，社会对房产档案信息的需求日益增强，档案工作人员应提高服务意识，在服务方式、服务机制、服务手段等方面不断完善和提高，改变“等客上门”的传统服务方式，积极主动开展档案信息的各种服务，只有这样，才能适应社会发展的需要。

另外，要大力开展房产档案宣传服务工作，增强社会公众对房产档案管理岗位的认识，使更多的公众熟悉档案管理岗位的内容及其价值。如提供功能全、效率高、使用方便的检索系统；加强房产档案信息研究工作，将档案的价值系统、全面、集中地向社会公布，向档案信息利用者提供有效的利用途径；拓展档案信息的中介服务机构等。

2、服务手段由传统向现代转变

利用网络技术提供远程服务。实现与其他档案机构联网，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。

四、创新房产档案管理岗位技术

1、房产档案管理岗位信息化

随着城市建设的快速发展及房屋产权变动日益频繁，房产档案藏量飞速增长，档案利用频率越来越高。因此，房产档案馆要积极开展房屋产权档案数字化建设，进一步提高管理水平和查询服务效率。

房产档案馆要进行历史档案数字化加工及综合管理系统开发工作，如在房产图文信息数据库中增设档案查阅登记，详细规定并公示查阅档案需提交的资料、流程等。内部调用档案时，工作人员根据授权直接通过房地产图文信息管理系统查询，根据所掌握的信息，可采用单向查询、模糊查询等多元化查询方式。外部人员查阅房产档案时，一律进行查阅登记，提交有关证明材料，注明查阅事由、内容、范围等信息，获得查档许可后，通过档案室的查档数据库系统查阅调用，查档人不直接接触原始档案，只能根据被授权和范围查阅相关房产信息，这样可以延长房产原始档案的使用寿命，保证原始档案的完整性、准确性和安全性。

2、建立档案管理岗位网络制度

应该完善档案网络管理制度建设，修订档案岗位责任制及档案管理岗位制度，如阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使利用工作有章可循。同时，要确保不泄密及文件的完好无损。各类档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。