简论档案管理的基本方法

王华

档案管理有不同的方法和要求。但管理原则是相同的，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 下面简论一些档案管理的基本方法。

（一）档案管理收集：收集是归档档案管理管理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档管理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围归档。 2.检查本单位在年度工作中产生的材料是否收集归档。如会议材料、综合材料、各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。以上收集到的档案材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

（二）档案管理归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。

（三）档案管理装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的档案管理归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。 1.管理单位：确定以件为档案管理归档文件的管理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。 2.文件的装订：档案管理归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

（四）档案管理分类：

档案管理归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。 1.区分年度2.档案管理区分保管期限 。将每年的档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。 永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？根据国家档案局令第8号要求，结合本单位实际情况确定。

（五）档案管理排列

1.把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。 2.在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”管理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。 3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文號内按成文时间的生后顺序排列。

（六）档案管理编号

档案管理归档文件编号是指将档案管理归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在档案管理归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使档案管理归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映档案管理归档文件在全宗中的位置和固定档案管理归档文件的排列先后顺序的重要标识。

档案管理归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

（七）档案管理编目

档案管理归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制档案管理归档文件目录。

档案管理归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。 档案管理归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

（八）档案管理装盒

装盒是将档案管理归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

1.装盒要求：档案管理归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与档案管理归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。2.档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌档案用品厂直接订购。以保证档案盒制成材料的质量。3.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。

（九）档案管理编制检索工具

1.归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。2.打印档案管理归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。档案管理归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。