办公自动化技术与工商行政管理的若干研究论述

程华强 朱洪波

中国人民大学

办公自动化技术与工商行政管理的若干研究论述

程华强 朱洪波

中国人民大学

文章在分析办公自动化系统需求和工商行政管理办公系统需求的基础上，应用先进的B/S三层架构开发模式，结合基于ASP、NET办公自动化系统可行性分析和用户需求，对工程行政管理办公自动化系统设计展开分析。

办公自动化技术 工商行政管理 数据库管理系统 B/S三层结构

网络信息技术的快速发展对人们的生活、工作产生了深刻的影响，日益成为人们生活的一部分。网络信息技术的发展对工商行政管理产生了深刻的影响，表现在应用最新的技术形式促进了行政单位公文流发展，无纸化的办公提高了工商行政管理的效率。在网络信息技术和大数据的支持下，工商行政管理逐渐实现了办公自动化，打造了能够加强各部门交流、提高信息收集和处理效率、实现各种信息共享、完成科学决策的重要战略信息系统。在国家信息化高度发展和工商管理信息需求的变化，在原有信息系统构建的基础上对工商办公系统的自动化实现提出了更高的要求。为此，文章对工商行政管理系统内部如何实现办公自动化建设展开分析。

一、工商行政管理办公自动化系统概述

（一）工商行政管理办公自动化概述

办公自动化是计算机信息网络技术和现代化办公理念结合的一种新型办公模式，也是工商行政管理发展旺盛生命力、活力的重要体现。办公自动化的实现能够加强工商行政管理内部结构人员之间的沟通交流，使得工作的进行不会过多受到时间、地点的限制，实现内部办公资料的高效传递，从而提高行政管理办公效率。办公自动化发展经历了三个阶段的发展历程，第一阶段的办公自动化系统以传统MIS系统为基本导向，以C/S框架模型为基本的信息处理中心。在这个阶段的办公自动化系统注重对数据信息的分析、汇总和计算能力。第二个阶段的办公自动化以工作流为中心，以数据库的文档管理、目录管理、协同人员操作为主要内容。第三个阶段的办公自动化系统是建立在企业内外部的网络平台上，能够为工商行政管理提供重要的帮助。

（二）工商行政管理办公自动化系统目标

工商行政管理办公自动化以提高工商行政管理效率、为工商行政部门的执法和决策提供支持为目标。工商行政管理在现有网络信息资源的基础上，借助计算机技术和网络技术弥补传统工商行政管理手工操作的局限，实现行政管理办公的自动化发展，提高工商行政管理办公自动化水平，并引导企业全体员工认识到工商行政信息化管理的重要性，从而提升工商行政管理办公效率。

（三）工商行政管理办公自动化遵循原则

第一，统筹规划、分步实施、综合开发的思想。工商行政管理办公自动化实现要按照由简到繁、从试用到推广的过程进行。第二，统一规划的管理思想。工商行政管理办公自动化的实现要借助信息系统的开发软件来对工商行政管理内部各部门工作内容、工作流程、工作业务等进行全面、系统的管理。第三，做好“三结合”工作。实现国家局、地方局、技术和业务部门的结合发展，处理好工商行政管理新旧数据信息、电子文档、纸质文档之间的有效衔接操作。第三，坚持用户需求第一的原则。结合用户的需求变化进行办公自动化系统的开发，结合实际情况处理工商行政管理的各项业务，提升工商行政管理的办公自动化水平。

（四）工商行政管理办公自动化功能

工商行政管理办公自动化是一个系统性工作，具体包含办公处理系统、信息管理系统、网络管理系统、决策系统等。工商行政管理办公自动化系统的功能主要表现在以下几个方面：第一，文字处理功能。工商行政管理文化处理功能主要是应用专门的文字处理软件来进行双语输入和输出，在编辑好文字信息之后将信息送入到激光照排系统排版操作，最终生成图文并茂的文件。第二，数据处理功能。工商行政管理数据处理功能重点表现在数据信息的共享和查询，结合实际发展需要对数据信息开展处理，从而满足用户的使用需求。第三，文件处理功能。工商行政管理的文件处理功能主要是对已经编辑好的文件信息进行整体处理操作，表现在文件的复制、输出、输入和归档管理方面。第四，声音处理功能。这种功能是指计算机系统的语音识别能力，借助技术能够模拟出各种类型的声音。

二、工商行政管理办公自动化系统开发的可行性分析

工商行政管理办公自动化系统开发技术可行性是指应用最少的时间和精力来解决工商行政管理的发展问题。这种可行性分析主要是对工商行政管理发展环境和系统开发必要性问题的研究，只要在充分了解用户需求的情况下才能保证工商行政管理办公自动化系统开发的有效性。通过可行性分析，工商行政管理办公自动化系统的应用需要满足以下几个方面的要求：第一，现有的技术形式能够帮助用户解决自己的工作需求问题。第二，工商行政管理开发系统开发之后能否提升工作人员的工作效率。第三，开发之后的系统运行所需要的成本费用是否合理。

（一）技术可行性分析

第一，系统操作平台的可行性分析。技术的更新使得工商行政管理办公进入到了网络化时代，在以公文流转为基本核心的基础上能够将各个部门的人员聚集到一起，实现不同地点、不同领域人员的协同工作。现阶段能够实现工商行政管理公文流转的技术形式有很多，相应的技术开发平台也很多，但是这些系统平台在应用操作中都有着各自的特点。第二，B/S模式和C/S模式。现阶段，工商行政管理办公自动化开发模式主要分为两种，B/S模式和C/S模式。前者是浏览器/服务器模式，通过任务的合理配合来在最大限度上降低通信的开销。这种模式一般是在客户机上安装的，在应用操作的时候具有一定的麻烦，会出现各种形式的问题。在B/S模式的基础上出现C/S模式。这种模式是一种基于内部网络的应用开发系统，在服务器上执行操作，由此在很大程度上解决了计算机系统应用操作的各种问题。

（二）经济可行性分析

结合现阶段的技术形式，工商行政管理办公自动化系统平台开发的理想技术手段是ASP和NET。通过这两种技术手段能够提升工商行政自动化管理效率。

（三）操作可行性分析

工商行政管理自动化办公系统应用B/S开发模式，客户端通过计算机浏览器就能对自己所需要的各种信息进行获取，通过WEB页面的访问形式来为用户提供一个统一操作、统一办公的操作平台。

三、工商行政管理办公自动化系统设计

（一）工商行政管理办公自动化系统的总体设计

工商行政管理办公自动化系统的实现对于系统的最终使用者来讲，通过NET技术的 应用能够 提升工商行政管理效率，为工商行政办公人员的操作提供便利的支持，使得工商行政管理人员的工作不受到时间、地点、环境、网络形式的限制。工商行政管理办公自动化系统实现对于应用程序的开发者来讲，通过XML技术的应用能够实现多个平台的跨度应用操作。

（二）工商行政管理办公自动化系统的简要设计

工商行政管理办公自动化系统是针对公文、人事档案、重要信息资料应用标准和操作规范的统一管理。公文流转则是政府部门、企业单位、事业单位人员对各项通知、公告、会议记录等信息发送给制定工作人员的流程。通过公文六组喊能够实现对各项公文文件的规范化、高效化、灵活化处理，提升相关人员的工作效率。

工商行政管理办公自动化系统公文流转操作都是由一个专门的中心环节来指导完成的，在中心环节的指导下能够随时确定和跟踪子厚资源任务的处理操作，并结合实际情况做出相应的调整，从而提升公文流转操作的畅通。公文流转模块的设计主要分为两部门进行，一部分是功能模块的划分，首先需要调动一切积极因素将功能模块化分成一个树形的结构。其次对模块的接口进行定义，不断完善其他功能模块的组成，解决各个模块操作上的不稳定问题，实现对各个模块都额灵活优化控制。

（三）工商行政管理办公自动化的总体设计

工商刑侦管理局大多承担的是对所在管辖区域企业、个体商业护照办理等相关操作，具体包括各种类型商户和企业注册名称的审核和批准操作、同等类型企业的查询和企业经营范围管理等。为了富有效率的完成各项工作需要借助先进的计算机技术和网络技术来打造完善化的办公系统，从而提升各种信息查询的效率，减少不必要的重复性工作。在工商行政管理工作的日益完善下，相应的自动化技术系统也新加了信息资料存储流转，能够帮助工商行政管理办公自动化系统在一些模块发生故障的情况下及时启动备用数据，保证查询和应用数据信息的准确、高效。工商行政管理办公自动化系统信息资料存储流转主要包括七大模块，各个模块之间的关系如图一所示。七个模块在公文流子系统上的操作呈现的一种平行关系，需要借助相关数据库和操作程序来进行控制。

图一：工商行政管理办公自动化系统信息资料存储流转模块

四、工商行政管理办公自动化系统数据库设计

（一）需求分析

需求分析是工商行政管理办公自动化系统设计的关键，对工商行政管理办公自动化系统的后期运行和维护管理有着十分重要的作用，为此需要引起有关人员的注意。

1.工商行政管理办公自动化系统数据库需求分析的任务

工商行政管理办公自动化系统数据库需求分析是一项系统化、复杂化的工作，其分析的合理性直接关乎到系统自身的稳定运行。为此，在构建工商行政管理办公自动化系统之前需要相关人员做好需求分析，在透彻的分析完成之后打造一个完整、逻辑结构严谨、各个子系统相互独立的数据库体系结构。工商行政管理办公自动化系统各个数据库的设计需要遵循以下几个原则：第一，层次分明，结构设计合理。第二，数据信息呈现的高度结构化、规划化和标准化。第三，尽可能减少冗杂的数据信息，提高数据库应用操作的高效性。第四，保证数据库各项数据信息的准确、高效。第四，数据信息的正确性。

2.工商行政管理办公自动化系统数据库设计

工商行政管理办公自动化系统数据库设计是指用户在指定的应用环境中，对各项数据信息进行优化处理和比对分析的设计形式。数据库的主要设计形式分为两种，一种以需求处理为主，另外一种则是以信息需求为主。面临近几年应用操作日益复杂的数据库结构，以信息需求为主的数据库设计形式成为一种主要的设计形式。

3.工商行政管理办公自动化系统数据库各表的详细结构

第一，工商行政管理办公自动化系统操作人员基本信息表，具体如表一所示。第二，.公文流程中转路径表。公文流程中转路径表如表二所示。第三，公文类别表，具体如表三所示。 第四，各个部门的信息表，如表四所示。

表一：工商行政管理办公自动化系统操作人员的基本信息表

表二：公文流程中转路径表

表三：公文类别表

表四：部门信息表

（二）存储过程

工商行政管理办公自动化系统数据库的存储过程是由SQL基本权限控制，整个编译语句是经过优化之后存储在相应的服务器中，在应用的时候直接提取即可。这样的数据信息存储操作具有操作简单、维护方便、语句执行和写入快速、提升系统语句执行速度的特点。为了能够进一步提升数据库信息的安全性，可以采取多种方法进行数据信息的存储，做好用户名、密码和核心数据访问权限的设定。

五、工商行政管理办公自动化系统的实现和测试

（一）工商行政管理办公自动化系统的基本构成

使用者在应用工商行政管理办公自动化系统的时候需要通过身份证进入到基本的系统界面，工商行政管理办公自动化系统界面分为主操作菜单、主操作区。首先，公文发布。按照任务流程进行公文发布，在公文发布到 时候，业务流程会按照固定的方式进行流转。其次，已发公文。在公文分布模块上系统使用者能够看到自己发送的信息，具体包括公文处理环节、公文流转途径。再次，公文委派。通过公文委派模块能够让审批或者指定对文件按时送到相关管理人的手中，并按照一定的规定对文件进行批复。最后，已办公文。工商行政管理办公自动化系统操作人员通过这个模块能够了解文件的派发和应用情况。

（二）工商行政管理办公自动化系统的测试运行

工商行政管理办公自动化系统测试的方式主要包括人工测试和机器测试两种，测试的项目包括名称、信息、多功能、多种压力测试等。工商行政管理办公自动化系统的测试运行操作主要包括以下几个方面的内容：首先，进行结构测试，对工商行政管理办公自动化系统结构运行时间、运行故障、模块认定等情况进行测试。其次，通过人机同步的方式进行测试，并应用相应的工作站进行信息查询管理。最后，结合实际情况对关键模块的改进。

（三）工商行政管理办公自动化系统测试硬件标准

第一，WEB 服务器。WEB 服务器硬件平台包括主频 1.8GHz以上，内存1024MB 以上，磁盘空间至少40G 以上。WEB 服务器的软件平台包括Windows 2003 web Server, Microsoft IIS6.0。第二，数据库服务器。数据库服务器硬件平台包括数据库与 web 服务器分开，配置和 web 服务器一样。数据库服务器软件平台包括Microsoft SQL Server 2000。第三，访问方式。访问方式系统采用 B/S 结构，软件平台是IE6.0 。

（四）工商行政管理办公自动化系统的全程测试

工商行政管理办公自动化系统的全程测试主要是对文档信息和操作系统的管理，系统管理时间需要一个月多的期间，测试时候系统运行稳定。

六、结束语

综上所述，伴随信息时代的到来，工商行政管理总局作为社会主义市场经济监管和行政执法的重要部门，在其工作中承担维护、规范市场秩序的工作职责，并随着社会发展不断完善自身职能。但是在实际操作中，工商行政传统办公操作管理不符合信息时代的发展要求。工商行政管理办公自动化系统的建设和完善能够提升工商行政管理的办事效率，在最大限度上提高工商行政管理的监管和治理水平，使得工商行政管理工作迈上了一个新的台阶，在应用办公自动化管理系统之后，地区工商行政管理人员转变了自己的发展理念，借助先进工具提高了工商行政管理的办公效率，改变了传统的办公模式，在最大限度上提升了工商行政管理办公效率。就此，如何改变工商行政管理传统办公模式，实现行政管理流程电子化、信息化、自动化发展成为相关人员需要思考的问题。

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程华强（1980.10-），男，汉族，陕西咸阳人，中国人民大学，在职研究生，研究方向：企业管理专业企业管理方向；朱洪波（1981.4-），女，汉族，吉林九台人，中国人民大学，在职研究生，研究方向：企业管理专业-人力资源方向。