行政单位加强档案管理的措施

邱常宇

[摘 要] 档案管理工作是行政单位的重要公务工作。档案管理工作的强化，既可以促进行政单位档案管理水平的有效提升，也可以让行政单位的社会管理能力得到强化。主要从行政单位档案管理工作中存在的问题入手，对加强档案管理的措施进行了探究。

[关 键 词] 行政单位；档案管理；电子化建设；安全管理措施

[中图分类号] G271 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）35-0250-01

档案管理工作是事关行政单位重要事务信息记录的重要工作。目前我国大多数行政单位均已经构建了较为成熟的档案管理体系。在多种因素的制约下，档案安全管理问题已经成为事关档案管理工作的重要问题。信息技术的应用，也要求行政单位档案管理部门借助电子化的档案管理体系对档案管理信息的实效性进行提升。

一、行政单位档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理工作缺乏认识

行政单位档案在提升行政单位管理水平、推动社会发展的过程中发挥重要的作用。档案安全意识的缺失，是行政单位工作人员对档案管理工作缺乏认识的表现。一些工作人员仅仅将档案管理工作看作是文件、材料和报表等内容的收集整理工作，因而对档案管理工作缺乏重视。档案资料缺失是行政机关在对档案管理工作缺乏认识的情况下所产生的问题，由此而引发的泄密问题会给行政机关日常工作的开展带来一些不利影响。

（二）安全管理制度、档案保管设施不完善

档案安全管理制度的缺失，是一些行政单位在档案管理工作中存在的突出问题。一些行政单位对档案存储制度、分类制度和保密制度缺乏严格规定。在未对档案保障体系和档案安全检查机制进行明确的情况下，档案安全隐患会成为档案管理工作的主要影响因素。

（三）档案管理软硬件条件相对有限

行政机关的档案管理工作对档案管理人员的管理技术和应用于档案管理的软硬件设施有着较为严格的要求。档案管理软硬件设施不达标，也难以让档案管理工作应有的作用得到发挥。

二、行政单位加强档案管理工作的有效措施

（一）增强行政单位档案管理工作的认识

为了对档案管理措施进行强化，行政单位领导人员首先需要对档案管理工作在行政单位中的重要性进行了解，对领导人员和档案管理人员的档案管理宣传力度加强，可以让他们的档案安全管理意识得到强化。档案安全管理责任制的构建，也可以让行政单位的档案管理意识得到提升。将档案工作视为与业务工作和行政工作同等重要的工作内容，也可以让行政单位更好地履行自身职能。

（二）对档案安全管理措施进行强化

健全档案管理机制，对档案安全管理基础工作和档案资料保密工作进行强化，是对档案安全管理机制进行强化的有效措施。在构建独立化的档案管理部门以后，行政单位需要为档案管理部门配备专业化的档案管理人员。从人员和制度两方面入手，对档案安全管理保障体系进行完善，可以为档案业务的规范执行提供保障。

为了在对档案管理机制的规范性进行强化的基础上，提升档案安全管理水平，行政单位需要从档案材料的收集整理和档案材料的转入、转出过程等方面入手，对档案管理工作中的基础性工作进行强化。在档案管理设施的应用过程中，行政单位需要遵循独立化、规范化和安全化的原则。

针对档案材料管理工作中的保密工作，行政单位需要指派专人负责档案室的管理工作。档案存储场所不得允许无关人员随意进出。为了对档案安全管理体系进行强化，行政机关也需要在档案存储场所中应用报警装置和摄录装置。对于一些事关国家安全和国家机密的档案资料，行政机关需要根据《档案法》和《保密法》的规定，对档案信息的保密级别和保密期限进行明确，并要严格执行档案保密级别调整制度。

（三）对档案管理电子化建设进行强化

电子化档案管理体系的应用，可以在降低档案信息管理成本的基础上，提升档案管理工作的服务功效。制度创新和管理创新是推进行政单位档案管理电子化建设的有效措施。自上而下的电子档案管理制度的构建，可以让电子档案的制作工作得到规范。电子档案与网络办公一体化系统的有效整合，可以为行政机关局域网内的信息共享提供技术支持。对硬件设备和应用程序的维护工作进行强化，是促进档案管理电子化效率提升的有效方式。对电子化档案管理工作所依赖的技术和数据结构进行有效保存，可以为新型管理技术的推广提供帮助。在电子化档案管理体系的建构過程中，行政单位需要对高素质档案人才队伍在档案管理工作中的重要性充分尊重，进而在培养高素质复合型人才的过程中，对他们的事业性和奉献精神进行强化，对档案管理专门人才的成长规律和流动规律进行关注，可以让行政单位借助最佳人才结构开展档案管理工作，因而在加强档案管理的过程中，行政单位也需要对档案管理人员的工作积极性进行充分调动。

总之，行政单位档案在提升行政单位管理水平、推动社会发展的过程中发挥重要的作用。增强对档案工作的认识、加强档案安全管理措施和构建电子化档案管理体系，是促进行政单位档案管理科学发展的有效措施。

参考文献：

[1]靳生平.如何做好行政单位档案管理工作[J].办公室业务，2016（5）：6.

[2]祝峰.行政事业单位会计档案管理存在的问题分析[J].现代经济信息，2015（21）：264.