浅谈农业科研档案信息化管理与创新

文·张艳菊 孙季平 徐晓莹

浅谈农业科研档案信息化管理与创新

文·张艳菊 孙季平 徐晓莹

农业科研档案真实记录了科研人员的研究活动，是科学技术共享的一种重要信息资源。农业科研档案信息化是指全面应用信息化技术，开发潜在的信息资源，实现档案信息管理的标准化、信息存储的数字化和信息利用的网络化。也就是通过一定的标准应用数据库和网络技术，将农业科技工作者在农业科研活动中形成的信息资源存储在磁盘、光盘等载体中，通过计算机网络等信息技术实现共享，为广大用户提供丰富、便捷的档案信息服务。

一、农业科研档案信息化的意义

首先，能够提高农业科研档案管理工作的效率，减少档案资料整理所投入的人力、物力和精力，进而实现农业科研档案的自动化管理。其次，有利于完善农业科研档案管理的工作方式，改变农业科研单位档案管理双轨制的传统管理方法，确保电子文件的有效性和完整性，提高信息资源的管理效率和质量并实现信息共享。再次，能够提高农业科研档案管理信息的开发利用效率，提供完善的公共服务，满足科研人员的信息需求。最后，能够确保农业决策方向的正确性，有利于相关科技部门及时解决发展中存在的问题。因此，加快农业科研档案信息化建设，能使档案的管理水平迈向新的高度，进而为农业科研创造出更多的社会和经济效益。

二、农业科研档案管理现状

（一）管理观念落后

部分农业科研人员未充分认识到农业科研档案管理的重要性，忽视了原始科研资料的收集、记录和整理。一些农业科研人员将科研成果看做是个人的，不主动提交档案资料，不配合档案管理人员的工作，在很大程度上影响了档案的完整性。一些农业科研机构不重视农业科研档案管理工作，没有配备专门的档案管理人员，并缺乏相应的档案知识培训，降低了档案管理工作的效率。

（二）管理方式落后

知识经济时代下，信息技术在农业科研档案管理工作中扮演着重要的角色。然而农业科研档案管理的实践工作中，信息技术还未充分发挥其优势。一些科研机构仍沿用传统的手工管理模式，辅以信息技术。互联网时代下，农业科研工作呈现出不同形式，越来越多的信息化资料涌入，这需要信息技术去完善相应的档案管理工作。尤其是现在的科研项目从申报到评审到总结都依附于信息技术，这类信息资源对传统的档案管理模式是一个巨大的挑战。

（三）档案利用率低

农业科研档案是科研的第一手资料，是科研工作人员长期工作中科研工作方法、经验和成果的总结，具有十分宝贵的价值。目前农业科研机构档案管理信息化水平较低，信息资源共享欠缺。通过对农业科研档案采用信息技术收集和整理，科研工作者通过查阅前人的科研档案，可快速地进入科研研究活动中，进而提高科研工作的效率，不断创新科学研究。因此，应当借助信息技术，开发农业科研档案资源，实现其静态到动态的转变，发挥档案资源的潜在价值，满足不同层次科研人员的需求。

（四）管理忽视安全性

互联网时代不可避免的面临着资源的安全性问题。信息化高速发展的今天，农业科研档案也涌入电子化潮流，档案管理人员通过网络传递、交流信息资源时，因为保密工作不到位致使一些保密性资料泄露，给单位造成重大损失。

三、农业科研档案信息化管理创新思路

（一）提高认识，加强队伍建设

农业科研单位应高度重视档案信息化管理，施行常态化管理，落实分管领导责任制。应普及档案管理信息化教育，加强对科研工作人员档案知识的宣传和培训。档案管理人员应同时具备专业的信息技术和农业科研知识，不断学习新技术新理论，通过运用信息技术更好地管理档案资源。

（二）创新管理模式，实现资源共享

信息时代下，农业科研档案管理工作逐步走向了自动化和数字化发展道路，因此应该高度重视档案管理的信息化建设。在科研单位内部应完善相应的信息化基础设施，建全相应的档案管理体系；对外通过档案信息资源数据库管理系统使档案信息资源从“馆藏”走向社会，通过资源共享为科研工作者和农户提供咨询服务。

（三）深化档案资源的开发利用，提高利用率

深度挖掘农业科研档案资源的潜在价值，是档案管理工作的最终目的。农业科研档案包含大量的信息资源，通过共享可以为科研开发提供有用的信息，进而创造良好的社会和经济效益。信息时代下，积极开发本单位原有的科研档案，将可以共享的信息资源提供给用户，充分发挥其在农业生产活动中的作用。另外通过计算机技术建立实用便捷的检索系统，为科研人员提供有价值的咨询服务。

（四）重视档案安全管理，加强保密性

农业科研档案的管理往往实行纸质版和电子版相结合的方式，电子文档的安全管理是重中之重。为保证电子档案信息的安全性，应制定信息化管理的安全防范机制，对于档案的使用和管理权限进行约定。另外应构建电子文档安全保密技术体系，建立安全监测系统，施行备份机制，存储传输加强保密。

信息时代高速发展的今天，农业科研单位应积极的转变档案管理观念，依托信息技术改进档案管理方式。加快档案信息化建设的步伐，深化档案资源的开发利用，提高管理水平，实现档案资源的共享，进而推动农业科研事业的发展，为现代农业科研生产活动做贡献。

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（作者单位：德州市农业科学研究院）