农业科研档案管理现状及改进措施分析

北京市农林科学院 李旭鹏

农业科研档案是我国重要的科研档案资源，也是我国现代科研管理工作中的重要内容，在农业科研活动中是不可缺少，对于现代农业的发展具有关键作用。随着社会现代化发展程度的不断深化，档案信息资源也引起了高度关注，做好农业科研档案的管理工作，对于促进农业经济发展以及社会的进步有着重要的作用。农业科研档案资源利用率的提升离不开管理工作，但现阶段我国农业科研档案管理中，也有较多问题，给农业科研档案资源的利用以及农业的发展都带来了不小的影响，只有提出有效的改进措施，才能提升档案管理水平，以便更好地促进我国科研工作的持续性发展。

一、农业科研档案的内涵及特点

（一）内涵

农业科研档案，具体来说指的是农业科研部门在开展科研活动中而形成的具与农业发展有关的信息材料，具有重要的保存、指导价值。通常来说，农业科研档案的表现形式多样，主要有文字、图像、声音等，为农业科技的推广以及科研成果的转化提供了重要的媒介。由于农业科研档案是在大量的科研活动中而诞生的，所以其本身是十分丰富的，而且具有很高的实用价值，是我国农业科技档案的重要内容，能够为农业的生产和发展提供有益的参考和指导[1]。

（二）特点

农业科研档案为农业科研单位的发展和创新提供了重要的智力资源支持，与一般档案相比，有其突出特点：

1.种类多且数据量大

农业科研档案大多会涉及较多的领域，是对重要科研数据和科研成果的记载。农业科研档案中，既包括粮食作物，如水稻、玉米等，也包括经济作物，如红豆、大豆等，同时还包括为农业发展提供保障服务的基建、财务及文书档案等。而每个作物的科研档案中还会包括一些基因定位、转基因、新品种的培育、栽培技术等，基本上实现了产业链所有重要环节的全覆盖，内容十分丰富，而且复杂性比较高。

2.收集范围广、周期长，且形成时间比较分散

农业科研档案的核心是项目，与农业科研以及档案有关的内容都需要以项目为核心而开展。如今在我国经济水平不断提升的背景下，农业科技也引起了国家和社会的高度重视，同时课题的科研项目类型也更加丰富，其中不仅包括国内外科研团队联合实施的项目，还包括需独立承担的各种项目，有时候课题组在一定时间段内还会同时承担多个种类的科研项目，所以农业科研档案的收集范围也是比较广泛的。由于农业科研周期比较长，一个新品种农作物从组合到最终审定大约需要七八年的时间，甚至更久，导致农业科研档案的形成时间也比较分散，自然收集周期也比较久。

3.具有很强的专有性、保密性和成果性

农业科研档案对农业科研活动进行了真实的记录，所以其必然具有很强的专有性以及保密性。而农业科研的周期比较长，再加上涉及的范围比较广，所以农业科技的成果也具有一定的可控性和保密性。比如农作物育种除了需要在当地夏季进行种植，还需要南繁加代；一些科研成果除了需要在当地使用，还需要在生态区域相同的地区使用，甚至一个品种会在多个省份使用。而且农业生产，繁殖后代所使用的材料也具有不用的形态，容易出现侵权行为，而且发生侵权后，调查取证的难度也比较大，无法对其进行准确的辨别，并且鉴定的过程也十分复杂，保护比较困难。而农业科研档案，可以对科研活动进行真实的记载，为保护农业知识产权提供了最有力的证据支持。

二、农业科研档案管理工作的重要性

（一）提高科研管理效率

科研档案的质量是科研单位管理水平、科研实力以及发展水平的重要体现。做好科研档案管理工作，提高科研档案的管理能力和水平，有利于为广大的科研工作者提供更有效的信息服务，也对于促进农业科研工作的稳定发展有重要的作用。农业科研工作具有很强的连续性，所以农业科研档案在记录过程中，必须要保证档案的完整性、准确性以及连续性，档案记录的任何阶段都需要保证记录的细致性、完整性，这样才能为后续的科研工作提供有效的指导和借鉴，从而实现科研成果的有效推广和应用。

（二）加强科研档案的统一管理

农业科研档案管理工作的开展，可以实现科研档案以及科研档案室的集中、统一管理，这样统一的管理方式能够有效地减少人力资源的消耗，也能避免占据较大的空间，为信息的查询和使用也提供了很大的便利。加强科研档案的统一管理对于农业科研单位的发展有重要作用，农业科研工作分为农业科研、技术示范以及农业技术培训等，这几项工作内容比较复杂，而且所涉及到的工作量比较大，如果没有做好档案的合理管理，会给科研工作的开展带来不利影响。而加强农业科研档案的统一管理，有利于保证农业科研档案的集中性和丰富性，而且对于促进农业科研工作的发展也十分重要。

（三）加强科研工作的全流程管理

做好农业科研档案管理工作，还能为科研工作立项、选题以及规划等提供重要的导向作用。科研工作本就具有很强的连续性和承接性，如果科研项目研究人员可以对前辈的经验进行借鉴，这样不仅可以学习其它科研人员的思路，也能少走弯路。可见农业科研档案管理十分重要，只有保证农业科研档案管理的工作质量，才能为后续档案信息的查询等工作奠定良好的基础。一旦制定新的科研选题和工作计划，也会随之开启新的科研档案，而只有不断地实现每次科研工作与科研档案管理的有效衔接和配合，才能构建更加完整的农业科研档案体系。

目前与其他的科研工作相比，农业科研工作也受了自然因素的挑战，由于受到外界影响比较大，使得农业科研的成果和档案的保存就显得十分重要。做好农业科研管理，可以为后续科研工作提供重要的财富，也有利于加强科研成果的推广[2]。

三、农业科研档案管理的现状

（一）思想认识存在偏差

当前我国在农业科研档案管理工作方面，还存在着思想认识偏差的问题，缺少科学的规划和思考，没有全面的认识到归档的重要性。农业科研档案管理在定位上，也存在一定的认知偏差，缺乏对岗位人才储备的重视，给档案管理的长期发展也带来了较大的影响。部分领导人员和研究人员，并没有认识到档案建档保存和归档整理的重要性，导致档案管理工作无法保证农业科研资料的完整性，甚至有些人员过度重视农业科研档案的保密性，并没有及时做好归档整理工作，导致科研档案的完整性受到了较大的影响。

（二）档案形成周期长、渠道多，档案质量得不到保证

农业科研档案所涉及的内容比较多，而且形成周期比较久，工作的综合性比较强，在保存期间容易出现缺失、不规范等问题，其主要体现在以下几个方面：第一，农业科研工作从申报到最后的验收，涉及到较多部门，归档的原材料在各个环节中容易出现缺失的问题；第二，由于科研工作的周期比较长，再加上档案的收集本就具有一定的系统性，且其中参与人员也有一定的流动性，档案材料很容易出现疏漏或者分割等问题，导致缺少连续性；第三，归档材料的准确性不足，缺少规范性，农业科研档案中存在较多的田间实验数据，但是部分工作人员在记录方面随意性比较大，并没有及时做好保管，原始基础材料很容易缺失，无法保证原始材料的完整性。另外也有一些工作人员缺乏对失败研究资料的认识，认为失败的研究资料没有价值，于是将其直接丢弃，并没有进行整理和归档[3]。

（三）专业水平比较低

在农业科研档案工作中，由于缺少专业知识的培训和业务学习，导致管理部门的职能也难以有效地发挥。一些农业科研档案管理人员，由于面临着较大的岗位考核压力以及职称晋升压力，在工作中受到了其他非本职工作的牵扯和影响，导致无法将精力集中在培训学习上，影响了其自身专业水平的提升。再加上部分科研单位对农业科研档案管理工作的定位比较简单，并没有平衡好管理服务工作。一些档案管理人员在归档检查工作中，也面临着不少的问题，但是工作人员并没有重视这些问题，也没有及时解决，反而直接将其转交给上级部门，管理职能并没有发挥出来。

（四）资源利用不足

目前大多数农业科研档案管理都实施双套制的归档管理方法，档案管理的安全性大大提升，档案资料利用的便利性也明显提高。但是在农业科研档案资源的利用方面，一直以数据查询为主，档案资源的利用深度不足，并没有加强对现代手段的合理使用，在档案数据的挖掘、产权知识保护等方面的价值并没有充分展示，导致档案资源的利用性不足，也就无法彰显出其应有的价值。

（五）缺少奖惩措施

农业科研档案管理工作中，存在缺乏奖励机制的问题，奖惩措施不足。农业科研档案管理工作具有明显的系统性、长期性，而且实际工作中也有明确要求，但是在绩效奖励方面却比较缺乏。组织在申报奖励和荣誉的过程中，并没有综合考虑管理人员，并没有对其工作的成绩、价值进行充分认可，从而影响了管理人员的工作积极性和主动性。在人员的绩效考核工作中，也没有合理地融入科研档案管理工作；在归档工作中，如果管理人员没有做好配合工作，也没有严格的落实相关规定，也就无法进行有效的管理和制约。

四、农业科研档案管理的改进措施

（一）树立正确的工作意识

为保证农业科研档案管理工作的高效开展，需要树立正确的农业科研档案管理工作意识、制定合理的发展规划，并不断提升领导对科研档案管理工作的重视，保证农业科研档案管理工作可以得到有效落实。农业科研单位，需要结合实际的发展需要，制定科学的发展规划，分管领导也需要加强各项档案管理工作的监督，保证档案管理工作得到有效的落实。同时还需要注重解决员工生活、工作上的问题，不断提升员工自身的归属感和认同感，让广大员工在思想上加强对农业科研档案管理工作的认识，保证高效的开展农业科研档案管理工作[4]。

（二）提高档案管理人员素质，强化队伍建设

农业科研档案管理工作的专业性比较强，而且工作任务也比较繁琐，对管理人员的专业以及能力素质方面也有较高的要求，只有具备过硬的专业能力、政治素质、责任意识以及保密意识等，才能保证做好农业科研档案管理工作。

必须要重视档案管理人员和队伍建设。首先，加大档案管理人员的专业知识和技能的培训力度，尤其需要重视科研、计算机等方面的培训，提升档案管理人员的信息化水平，保证其熟练掌握现代办公设备的使用方法，不断地推进农业科研档案管理的数字化发展。其次，还要加强农业科研档案的安全性和保密性宣传，保证每个档案管理员都具备良好的安全意识以及保密意识。最后，加强档案管理人才的培养，并注重从生活、工作等方面加强对档案管理人员的关注，制定完善的奖励机制，鼓励档案管理人员对管理模式加强创新，从而提高工作积极性，以便培养更多的农业科研档案管理人才[5]。

（三）建立完善的农业科研档案管理制度

制定完善的农业科研档案管理制度，对于农业科研档案管理工作效率和质量的提升具有重要作用，而且还能让工作人员全面认识到档案管理工作的重要性，在实际工作中让档案管理工作更加的规范。正所谓没有规矩不成方圆，只有加强对农业科研档案管理工作的有效约束，才能提高工作效率。所以需结合实际情况，构建完善的农业科研档案管理制度，为归档工作提供指导，最大限度地保证档案资料的完整性，同时还需要制定合理的档案交接制度，为档案交接工作提供重要保证，避免出现档案交接混乱而导致档案缺失的问题。

（四）加强档案资源的开发和利用

只有做好农业科研档案资源的深度开发和利用，才能充分地突出农业科研档案的实际价值，以便更好地促进我国农业科研工作的良好发展。为了提高农业科研档案资源的开发以及利用效果，发挥出信息技术的作用，将数字信息融入到管理工作中，建立完善的农业科研档案资源数据库，以便为实现信息资源的共享提供支持。在建立数据库过程中，需要保证格式统一、内容完整，并在此基础上建立完善的信息化档案管理工作制度，以便真正提升农业科研档案资源的利用率。借助信息技术，充分地挖掘农业科研档案中的大数据，使其在制定工作决策、知识产权保护、申报奖励等方面可以得到充分的利用，让档案资源的价值得到显著提高[6]。

五、结束语

综上所述，农业科研档案管理是我国农业科研工作中的重要内容，农业科研档案管理的水平对农业的发展有重要影响。农业科研档案管理工作，也存在一些问题，这些问题的存在使得农业科研档案的价值得不到体现，甚至还会阻碍农业科研活动的开展。为此需要深入分析当前农业科研档案管理工作的现状，并提出科学的改进措施，借此来不断地提升农业科研档案管理的效率和水平，为农业科技的进一步发展提供重要保证，从而更好地推动我国农业科研事业的发展。