浅谈专利流程管理员在代理机构变更过程中的作用

余璐璐

专利代理机构是经省专利管理局审核，国家知识产权局批准设立，可以接受委托人的委托，在委托权限范围内以委托人的名义办理专利申请或其他专利事务的服务机构。专利申请/专利交易、专利申请/专利资源整合并统一管理，以及专利代理机构的代理质量、服务水平皆会引起专利申请/专利在不同专利代理机构之间流转。

一般来说，专利代理机构变更的办理方法（著录项目变更申报书+著录项目变更理由），分为以下几种情况：

第一，申请人（或专利权人）更换专利代理机构的，应当提交由全体申请人（或专利权人）签字或者盖章的对原专利代理机构的解除委托声明以及对新的专利代理机构的委托书。

第二，专利申请权（或专利权）转移的，变更后的申请人（或专利权人）委托新专利代理机构的，应当提交转让人和受让人签字或者盖章的转让证明以及变更后的全体申请人（或专利权人）签字或者盖章的委托书。

著录项目变更申报手续符合规定的，知识产权局会向有关当事人发出《手续合格通知书》，通知著录项目变更前后的情况，并予以公告。著录项目变更手续自《手续合格通知书》的发文日起生效。

除办理著录项目变更申报手续外，专利流程管理员还需做大量沟通、检索、归档和整理工作，以将转入的专利申请/专利纳入本事务所的流程管理系统中。笔者将从未授权的转案和已授权的转案这两个角度，介绍案卷转入过程中专利流程管理员会涉及到的具体工作。

一、未授权的转案

第一，检索著录项目信息，包括发明名称、申请人（中文/英文）、申请人国籍和地址、发明人信息、原代理机构信息、原代理人、PCT号、优先權信息等。

第二，检索案卷状态和申请阶段（提交，初审，实审，办登）。判断案件的生死、是否有未答复事件和期限、是否有未缴纳费用和未足额缴纳的费用、是否有同日申请和费用减缓、是否适时地递交了保密审查请求书。

这部分工作琐粹繁杂，管理员需要熟悉掌握专利的时限和费用。除此之外，专利流程管理员还必须与原代理机构协调配合，做好转案交接工作，并与本单位同事沟通，做好信息录入、时限监控和事件答复。以下列举了在实际工作中会遇到的情况：

案例1：视撤阶段转入，尚在恢复期内。

视撤原因：未及时提交申请人A的委托书以答复《补正通知书》。

转案原因：专利申请权由申请人A转给申请人B，申请人B将此案委托给新代理机构。

解决方案：递交著录项目申报书，变更理由为转让证明（A-B）和委托书（B）；同一天请原代理机构帮忙递交补正书和恢复权利请求书。

案例2：OA延期阶段转入，已递交《延期请求书》，但《延期审批通知书》未下发。检索到延期官费缴纳了RMB600，是否可判定延期2个月？

不能仅依照官费缴纳额判定延长的期限，因为官费的缴纳可能存在误缴和错缴的情况。为保障客户的利益，避免错过期限，在尚未收到原代理机构的转案文件的情况下，最好主动向原代理机构/专利局确认延期后的期限。

案例3：办登阶段转入，原专利代理机构已缴纳办登费，但收到专利局下发的《视为放弃取得专利权通知书》。

原因：原专利代理机构未全额缴纳办登费。

作为新的专利代理机构，为使专利申请尽快授权，避免客户额外的经济损失，应该核实办登费实际缴纳情况，如发现有未缴足情况，需向客户汇报，及时补缴。

第三，从著录项目变更请求递交至知识产权局后到《手续合格通知书》下发前，除被动地接收原专利代理机构转来的通知书外，新专利代理机构的转案管理员需主动关注案件状态，并在收到《手续合格通知书》的第一时间进行专利检索，避免遗漏相关的官方通知书，错过期限。对于复审阶段和专利权无效宣告的案件，需尽快向专利复审委员会递交《复审阶段意见陈述书》，说明代理机构已发生变更，请专利复审委员会的审查员知晓并关注，以免专利复审委员会将《复审通知书》、《复审决定》和《复审案件结案通知书》等相关通知书依旧发给原代理机构，从而延误或遗漏通知书的转达。

二、已授权的转案

随着全球知识经济飞速发展，知识产权交易正日趋普遍化和多样化。以专利权为交易对象的专利转让是专利交易的重要形式之一。而专利转让又可能引起专利代理机构的变更。对于已授权的专利转案，专利流程管理员应该在案卷转入过程中做哪些具体工作呢？

第一，确认专利权是否有效。

第二，检索专利权人的信息。

第三，确认专利是否被许可过，许可是否依然有效。如果涉及的专利权曾许可给第三人，且该许可仍然有效，转让后可能影响受让人的利益。

第四，专利是否经历或正在经历无效宣告程序。

第五，专利是否被保全或者做过质押。

第六，确认缴纳年费的期限。如果年费期限临近或者需要在转让过程中缴纳，需提醒客户，明确维护专利权有效的责任方，避免年费逾期未缴产生滞纳金或权利失效。

有时知识产权局网站的法律状态更新稍微滞后，可查询知识产权局向外发送的通知书时间及类型以辅助判断案件当前的阶段或状态。如知识产权局向非代理机构和专利权人的第三方下发了《无效宣告受理通知书》，则该专利正在被第三人提起无效宣告请求。

以上，对专利流程管理员在代理机构变更过程中的作用做以简要介绍。看似平凡的文案工作，信息量大、繁琐、时效性强，而且关乎专利申请/专利的生死。一名专利流程管理员，不仅需要认真细致、责任心强，还需要具备优秀的时间管理能力和处理应急事务的能力，才能充当好本单位、原代理机构和客户三者之间有效沟通的桥梁。