信息化视角下的档案管理探究

神伟

摘要：随着经济发展，信息化时代已经来临，当今社会无论是企业事业单位还是政府，都在大力倡导办公环境自动化。在单位档案管理过程中利用信息化建设加持档案的归类、管理和储存，是各单位进一步提高管理工作质量的基础。为使档案能够更加有效的为各单位工作的进一步发展提供有力的支持，必须加强信息化形势下的档案管理与建设。本文将信息化环境下的各单位档案管理与建设过程中所面临的问题和途径进行探讨。

关键词：信息化；档案管理；探究

信息化建立在信息技术发展的基础上，通过信息化的交流和数据传收，把资料进行网络储备，不仅能够提高办公的效率和质量，还拓展了办公的场所、途径，提高了办公精准性，是各单位实现科学管理的必经之路。同时，依托互联网技术的资源共享系统，扩大了档案管理的范围，使档案管理工作能够与各部门进行资源共享，提高了档案收集效率。而且，把纸质档案转变为电子档案，能够有效的节约档案存储空间，扩大档案存储数量，有利于档案的长期利用。

1当前各单位档案管理存在的问题

1.1理论与实践难以齐驱并驾

电子文件的概念学界早在90年代都开始研究了，主导人物也就是如今档案学的领军人物冯大师太，时至今日电子文件的研究一直没有断过。国家层面上也出台了相关标准和战略规划，目前正在进行纸质档案数字化工作，实行双套制保存，即纸质一套，数字化一套。保存纸质的原因在于它物理上易于保存，科学维护下保存几百年不成问题，并且现在国家政府各个部门并没有统一的实行无纸化办公，这些直接产生的纸质记录必须要保存的。而进行信息化、数字化的原因，一是为了安全备份，二就是为了便于查询和未来的开发利用。但双套制无疑增加了档案人员和档案保管的负担。同时，各单位的档案管理人员还保持着传统的档案管理观念，几乎所有各单位的档案都由自己单位负责管理而不是归档案部门管理，这就对档案管理人员提出了更高的要求。

1.2档案管理制度不规范

各单位档案管理属于一个默默无闻、不起眼的工作，人力、物力、财力的支持明显存在缺陷。而且由于缺少系统的管理，在档案的存储过程中只能够保留下经过筛选与改动的最终文件，从而导致部分原始文件的丢失。而又因为各类文档的存储方式存在差异，在数据库检索中就会出现一些絮乱，给搜索查阅文献资料带来了一定的不便。信息技术的发展与应用在给档案管理工作者带来便捷的同时也对其专业素质提出了更高的要求。电子化的档案管理摒弃了传统的档案管理方式，代替以现代化的手段对档案信息进行归档处理，因而更需要一些专业人员进行科技管理。这就对档案管理者的专业素质提出了更高的要求。

1.3信息技術存在安全隐患

虽然各单位的电子档案已经开始保存，但如何实现电子文件的真实性，完整性和有效性仍是一直在研究的难题，电子文件很容易修改和载体之间的迁移，那么它的凭证作用怎么定性，这是一个很重要的问题，法律地位得不到确定，就难以在政务工作中发挥作用。电子档案如何长久保存？光盘、磁带、硬盘的寿命都是有限的，系统的寿命也是有限的。当初的系统能读出电子文件，以后支持该系统的软硬件平台消失了怎么办？电子档案的安全性也是一大问题，这也是政府相当看重的问题，信息化时代的网络攻击，一不小心密级档案泄露都会成为大问题。

2改进信息化环境下的档案管理途径

2.1建立全新的档案管理模式

在信息化建设之前，各单位的档案管理工作一般由固定的部门或个人进行。信息化的建设使得档案管理工作的主体转变为档案文件本身，经过处理的文件可以直接通过扫描完成归档。这种归档方式实际上为各部门之间的协作提供了机会，原因在于自动化的归档需要信息技术部门和档案管理部门的团结协作。一旦某个环节出现问题，就会对档案的完整性产生影响，从而引起两个部门的高度重视。所以传统的管理方式并不适合信息化的要求，需要引起各单位领导的重视，把档案管理制度拓展延伸，并把前端控制纳入信息化系统的内容，保证各单位档案管理的完整性。

2.2建立健全制度规范，促进档案管理标准化

现阶段，各单位档案管理需要一套全新的管理模式，因为没有前车之鉴，缺乏一套系统化理论化的管理制度及有效的指导。导致之前的各单位档案管理工作出现了很大的随意l生和不规范性，使得档案管理建设过程进度缓慢，多走了许多弯路。因此，有关部门领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的各单位档案管理建设制度。制度应该囊括档案管理工作的各个方面，使档案工作人员在工作中有法可依。合理的科学的安排档案管理工作的工作流程。另外，还要制定一套监督制度，随时监督档案管理工作，保护档案的保密性，绝不能给予不法分子可乘之机。

2.3落实信息技术支持，完善档案管理系统

只有资金落实到位，档案建设的软件和硬件配置才能齐全，这也是开展档案管理工作的基础性条件。只有拥有齐全的配置，档案工作人员的工作才能顺利进行。各单位要舍得在这方面花钱，为档案管理工作配备良好的计算机及其系统，保证网络信息体系的顺畅无阻，从而提高档案管理工作的效率。另外，应邀请专业人士为单位各单位档案管理工作设置其特定的档案管理软件，减少工作中不必要的程序和环节，提高工作效率，加快档案管理工作的进行力度。还要为各单位档案管理设置一个专门的保护系统，尽量避免各单位档案信息的泄露或流失，减少患者资料遗失风险。

2.4加强宣传，增强全员主动归档意识

单位应加强宣传力度，让全体职工理解档案管理的重要性，促进全员职工的档案意识提高，全力支持的档案管理信息化工作，为档案工作提供有记录价值的第一手资料。单位各部门应积极配合工作，保证档案管理工作的顺利开展。档案管理者应全方位收集相关资料，拓展材料收集范围，丰富档案内容。

3总结

信息化是一个全新的工作机遇，各单位要抓住这个机遇，对档案管理工作进行调整与规划，采用先进的信息技术和管理模式，推进各单位档案管理工作的有效进行。总之，档案管理工作是各单位管理系统的重要组成部分，只有把握住档案对基层各单位发展的重要性，才能够重视宣传档案管理工作的改革进步，为各单位的健康可持续发展做出更大的贡献。

（作者单位：菏泽市卫生和计划生育宣传教育中心）