完善档案管理工作建设的分析

姜文强

摘要：随着我国市场经济体制的不断发展和社会进程的加快，企业间的竞争愈演愈烈，作为关乎现代企业管理制度健康发展的档案管理工作，也在不断的适应新形势，勇于吸取和借鉴优秀档案管理工作从而将我国档案管理工作发扬光大。本文主要就当前我国企业管理中对于档案工作的管理现状出发，在不断的改革和完善过程中，进一步培养企业档案管理工作人员的高度责任感。尤其是当今的知识经济时代，档案管理的工作也在原有的基础上更趋于数字信息管理话。

关键词：档案管理；完善；工作建设；分析

一、新时期企业档案管理体制、模式的建构背景

随着信息科技的不断发展和网络技术的普及，档案管理也随着时代的潮流发生了翻天覆地的变化，传统的档案管理体制在当今数字化管理体制的冲击下已经逐步被淘汰，取而代之的是依赖计算机操作系统的电子档案管理手段。传统手写模式的档案管理历经了单机数据管理模式、网络信息管理模式和如今的知识管理模式，在这些不断发展的管理模式中对其管理的流程和管理的手段等也都发生了相应的转变。

细数上世纪，对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看作是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。

二、企业档案存在的问题

1.企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划；在任务、无落实；有形式、无效果；档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

2.网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源

与手工处理方式相比，电子档案计算机网络在保密防护方面有三个弱点：一是数据的可访问性。数据信息可以很容易被终端用户拷贝下来而不留任何痕迹。二是信息的聚生性。当信息以零散形式存在时，其价值往往不大，一旦网络将大量关联信息聚集在一起时，其价值就相当可观了。三是设防的困难性。尽管网络可以层层设防，但对一个熟悉网络技术的人来说，下些功夫就可能会突破这些关卡。

3.档案工作缺乏制度化的管理程序

就当前大多数企业的档案管理来说，不少的问题出现在于对档案管理的不规范，如，档案的收集，在档案的收集过程中，缺少强制力度，不少员工对于档案管理工作的配合嗤之以鼻，对于档案的收集想交就交，不想交就不交，没有对档案的重要性引起重视，使档案机构与档案制度形同虚设；其次，对于档案的整理工作也不规范。随着一些企业的发展脚步增快，可能其企业内部的员工流动量较大，新、旧员工的出入不断，由于一些档案工作人员专业素养的差距，没有在立卷过程中有效的按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。

三、新时期企业档案管理体制模式一信息一体化管理模式

1.信息一体化管理

信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。不但可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，而且还可以展现出企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益。

2.档案一体化管理

（1）对以往所有的档案进行电子化处理

据了解，目前市场上已有软件供应商开发出“大规模图文资料数字化”的系统，可以把纸质文件扫描后压缩为光盘存储，且可以通过关键词、词或逻辑检索。我们计划引进这些系统，将公司现存的所有纸质文书档案收录为电子档案。并且做好备份，拷贝二套，保存一套，借阅一套，分开异地保存，这样既方便档案的查阅和使用，又可以大大提高档案的安全性。

（2）档案一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：一是全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；二是前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。三是集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。

（3）文件、檔案一体化管理的具体内容

文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段，就应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求；流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。在信息技术下的文件、档案一体化管理中，使文件、档案和信息在合理的协调下，发挥出其最大的功效。

总结

总的来说，企业单位管理水平的体现恰恰正是该企业面貌的最好展示，档案的管理在最大价值上发挥出其利于公司管理和拥有资源的体现。知识经济信息时代的电子档案管理技术的推进，将档案管理的重要性发挥的淋漓尽致。在多媒体技术的良好利用下，对档案进行省时、省力整理，提高了档案的质量，为更好的保存档案提供了有力的保证，为实现档案的价值、发挥档案的作用提供了有利的保证，从而促进企业的更好的发展。

（作者单位：巨野县人力资源和社会保障局）