企业归档文件整理实践与思考探讨

周丽莉

[摘 要] 自我国档案局在实行《归档文件整理规则》后，各个企业加大力度开始对归档文件进行整理，并大大的提高了其工作效率。但是在实际操作中，还需要对细节进行进一步的思考。文章将以企业为背景，在归档文件整理实践中，将不利于实际工作的地方进行改进。

[关键词] 企业归档；文件整理；实际工作；思考探讨

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 068

[中圖分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）15- 0147- 02

0 前 言

在《归档文件整理规则》出台后，各企业在具体实施中，工作效率明显提高，但是还存在一些问题，并不利于实际工作的实施。下文将对我国企业归档文件整理实践进行探讨，进而推进我国企业档案工作的进程。

1 归档文件合并问题

一些企业在合并问题中，对于归档文件的合并将请示与批复、问函与复函以及报告与批示作为一类，在归档文件整理实际工作中，将其这样合并并不合理，一旦将此类文书作为一件，在录入档案管理系统或者在填入归档文件目录过程中，只等录入批示件的相关信息，不能将报告件信息进行录入，通过系统进行检索时，也检索不到相关的报告信息，这便给档案检索工作带来了一定的问题。因此，在档案文件进行合并时，遇到以上情况，可以按照两件的标准进行整理。

还有一些企业将转发文件与被转发文件视为一件，这样会导致在文件被转发过程中，转发文件的标题很多时候只能显示被转发文件的部分标题信息，并不能将被转发文件的所有信息显示出来。如果不录入被转发文件的的全部信息，一些企业不具备档案计算机全文检索功能，就无法查找被转发文件。如果将转发文件与被转发文件视为两件，不仅能够档案管理工作的效率，更能确保工作的质量。

2 归档章增加页数

很多企业在根据《归档文件整理规则》的标准下，在归档章中设置保管期限、年度、全宗号、机构等相关的项目要求，但是在要求中并没有增加页数这一项目，很多企业在归档文件整理中，进而也没有增加页数这一项。但是在归档文件的目录中增加页数，然后相关工作人员在每页文件的结尾处标上相应的页数，进行打印目录或是将录入档案管理软件系统中录入相应的页数，虽然在一定程度上将问题解决了，但是这样会浪费很多的时间，在录入系统中还要不断的去翻看，因此，在归档章中则设置页数项目，填入归档章直接将页数录入，这样有利于归档文件的整理以及查找。

3 填写归档章时使用铅笔

有些企业在归档文件整理中，录入归档章相关信息时要求工作人员要使用碳素墨水以及能够保护好档案信息的笔，禁止工作人员使用铅笔、圆珠笔等不能对信息材料进行保护较长时间进行填写，但是对于归档文件的整理，在实际工作中填写归档章，不需要对使用何种笔有具体的规定。

工作人员在实际工作中，整理归档章相关文件过程中，常常会犯一些小的错误，如件号编错、类别分错、相关内容填错、文件漏编等现象，如果工作人员使用碳素笔或是耐久性的笔进行填写时，一旦出现以上错误，便很难进行更改信息，归档章是在进行档案管理工作中增加的，实质上并不符合档案的构成。添加相关要求的主要目的是便于进行档案的查找，进行有关信息的标记，只是对相关文件归档后进行档案管理时后期加工，因此，归档章不需要像档案材料信息一样去满足档案保护要求的相关字迹规定来书写材料，工作人员在编写页码时使用铅笔目的是一旦出现错误可以随时进行修改，所以，在书写归党章内容中比较适合使用铅笔。

4 二套档案不适合装订成册

很多企业将归档文件实施两套制度。一套是根据文件级别进行整理，一套是按照不同的发文字号进行整理，加上封皮、归档文件相应目录以及备考表装订为发文汇集。相关档案将“卷”修改为“件”，文书档案修改为“件”无论是在整理上，还是在后期的提供查找方面，都比以往的“卷”具有更多的优点，更加符合现代化的企业管理。在实行“卷”的过程中，很多企业都会出现较多的问题。因此，我国档案局根据时代的发展，出台了相关的归档文件整理规则，将文书档案进行立卷改革为“件”。

企业归档文件整理工作人员在实际工作中，第二套档案的使用相比于第一套档案的使用率要高，一方面是由于很多使用者来查看归档文件时可以直接提供文件的相关文号或是标题、年度等相关信息，这些信息能够快速从二套文件中查找出来；另一方面如果二套文件不能提供以上信息，档案工作人员也能够利用检索程序搜出相应的文号信息，工作人员会在保护一套档案文件的基础上，为使用者提供二套文件来使用；最后，很多企业对档案的利用大多都是以单份档案文件使用，很少出现需要查找一个发文单位中的所有档案文件。如果将二套档案文件装册，不仅没有倡导档案局将“卷”改为“件”的制度，更不利于档案文件的复印以及使用。因此，希望企业在进行归档文件整理过程中，将二套档案文件像一套档案文件一样，都是以“件”的形式进行整理。

5 文件排列、装盒问题

在企业归档文件整理中，将归档文件进行排列，是在分类方案中的最低一级的项目中，按一定的事情缘由结合一定的时间，再根据重要程度进行排列。上级文件主要排列在本级档案文件之前，下级文件主要排列在文件之后，在将档案文件进行装盒过程中，要将上下级文件分开。

企业依照上述规定进行文件的排列，存在着一定的矛盾，并不利于工作人员的实际操作。如果按照档案文件的事情缘由结合一定的时间、以及根据重要的程度进行排列，就要注重档案文件要先按照问题进行排列，对于同一类别的文件，很容易会涉及到上级、本级、下级。例如，下级单位针对某一问题对上级单位进行请示，下级单位则需要出示一份请示报告，然后以本级单位的名义再向上级单位进行请示，最后才会由上级单位进行相关批复，针对这一情况，就无法实现上级文件主要排列在本级档案文件之前，下级文件主要排列在文件之后；要根据档案文件的来源进行排列，就忽略了档案之间事情缘由的关联。因此，方便使用者对档案的查找，企业可以将归档文件排列、装盒中可以根据问题进行。

6 结 语

各个企业能够有效的实施归档文件整理的相关规则，可以在一定程度上提高企业归档文件的管理水平，对于本企业档案文件的整理、保护、使用提供了有效的保障。

主要参考文献

[1]罗志远.《归档文件整理规则》的实践与思考[J].四川档案，2015（3）：14-15.

[2]许娜.企业归档文件整理的改革与实践[J].机电兵船档案，2016（6）：46-47.endprint