关于促进档案资料数字化管理的思考

杜爱杰

摘 要：随着信息技术的发展和普及，档案资料实现数字化管理成为必然的发展趋势。本文详细阐述了档案资料数字化具有便捷化查询、丰富的存储类型和高效的工作效率的三大优势，分析了当前在档案资料数字化管理过程中存在的普遍问题，从而提出了促进档案资料数字化管理建设的几点思考建议。

关键词：档案资料管理 数字化管理

由于以计算机设备和网络技术为代表的数字信息化的迅猛发展，数字化管理、数据存储已经深入到人们的生活、工作的方方面面。从本地电脑硬盘存储、U盘、移动硬盘到网盘、云端存储，数字化存储管理已经成为当今经济社会发展的大趋势，是推动档案资料数字化管理的重要力量。

一、档案资料数字化管理的优势

档案资料数字化管理就是在档案资料管理的过程中应用数字化技术、 计算机存储或者云端存储的管理方式，对档案资料等传统的纸质材料进行数字化处理，使其生成为数字化的信息资源，从而可以进一步的进行存储、 开发、 使用。档案资料的数字化管理可以准确、有序的登记本单位的活动档案资料，记录职工们在各项工作中的档案情况，并且可以做到即时输入，即时获取，是档案资料管理领域的一次重大革新。因此它的优势体现在以下几个方面：

一是便捷查阅。档案资料的数字化管理改变传统的查询方式，拥有查阅权限的使用者可以通过对接入档案资料管理信息系统网络的计算机操作就能够查阅到想要获取的信息，能够做到即时的查询和便捷的调阅，可以让使用者在最短时间内获得档案资料信息，真正享受到数字化信息技术带来的便捷服务。

二是丰富的存储类型。由于数字化的存储技术的不断发展，实现了信息形式上的改变，档案资料的存储不再局限于传统的纸质物体，还可以实现多媒体数据的存储，例如：音频、视频等影音资料。因此，数字化管理使得档案资料存储类型变的多类丰富。

三是提高工作效率。传统的档案资料管理方式需要管理人员收集整理本单位的工作内容、工作计划等相关的各种档案资料，手工填写相关存储资料文件，编辑分类标签，还要做好文件资料的借阅登记。这些工作不仅可能会产生人为的失误，而且工作繁重，效率不高。但是档案资料数字化管理使得管理人员通过计算机系统来开展管理归类工作，有些需要存档的资料可以由相关处室自行上传，这样可以使管理人员从繁琐的工作中解脱出来，提高工作效率。

二、档案资料数字化管理的现状

虽然档案资料数字化具有便捷化查询、丰富的存储类型和高效的工作效率，但是目前大多数单位在档案资料数字化管理方面工作之后，整体管理效果不是很乐观，主要体现在以下几个方面：

一是认识度不够，重视度不高。目前，大多数单位的档案资料不在主要业务范围内，多数单位负责人认为只要有人管理，有计算机使用就可以了，而对于数字化管理是什么，有什么作用没有清晰的认识，所以存在着对档案资料数字化管理认识程度不够、不深的现象。即使某些单位负责人对数字化管理有想法，也局限于重硬件设备建设，轻软件系统建设的现象。由于重视程度不够，所以在档案资料数字化管理建设中存在软硬件设施不均衡、完备的现象。档案资料实现数字化管理的核心就是管理信息系统。由于各个单位主营的业务和工作流程状况不同，需要订制符合单位实际的管理信息系统，这是需要有大量资金投入的。但是，档案资料管理处室属于边缘部门，一般不受重视，单位负责人不可能会在这方面投入太多资金。

二是体制机制不完善。当前相对于比较完善的档案管理制度体系，档案资料数字化管理体制机制存在滞后和不完善的现象。传统的档案资料管理体系只是针对的是纸质载体管理使用的规定，没有完善的将信息化数字化的管理手段应用到档案资料管理体系中。虽然有一系列规范的档案资料管理信息化处理、传播行为的法规制度，但是实际操作性不强，在工作过程中达到的效果不是很理想。在档案资料数字化管理体系中缺少完备的法律保障制度。在单位的制度体系设计中，也忽略了档案资料数字化制度体系的设计。

三是专业技术人员缺乏。在档案资料数字化管理中，管理人员除了要具备传统资料分类存放、信息检索、传递等技术之外，还要求能够熟练使用计算机、数字化的仪器设备和多媒体资料的处理等信息化技术手段。目前，大多数单位中档案资料管理人员存在年纪偏大、知识水平不高、知识更新落后、计算机使用能力较弱等普遍现象。同时，由于没有合理的用人和培训机制也导致了合适的人员进入来，无法胜任工作的人员却留在岗位上的问题存在。因此，在实际工作中，缺少能够胜任档案资料数字化管理的专业技术人员。

三、关于促进档案资料数字化管理的几点建议

档案资料实现数字化管理建设是一项长期而繁重的工作，其软硬件的建设质量，专业技术人员的管理水平和管理系统的利用率以及体制机制的保障措施等都需要不断完善和提高。

一是提高认识，强化引领，夯实档案资料数字化建设的基础。强有力的组织领导是促进档案资料数字化管理建设的重要基础和关键因素。在档案资料数字化管理建设工作中，会遇到思想观念、体制机制等诸多因素的困扰和制约，因此特别需要单位领导重视和支持，提高对档案资料数字化管理建设的重要性的认识。单位负责人必须改变传统的档案资料管理理念，强化档案资料数字化信息化的意识，深入认识数字化管理的必要性和相对优势，提高对于档案资料数字化管理的重视程度，从而便于数字化管理建设工作的顺利开展。

二是因地制宜，分类实施，完善档案资料数字化管理的体制机制建设。建立一套完整的符合单位实际工作情况和使用需求的档案资料数字化管理体系是实现档案资料数字化管理的重要保障。在体制机制制定方面，可以从管理、使用制度、资金保障制度和合理的用人机制等几个方面着手。制定符合单位实际情况的档案资料数字化管理和使用制度，可针对性的设置专项资金，用于改善檔案资料管理的硬件设施，建立完善的设备使用与维护体系，保证设备能够达到数字化管理持续性发展的需求。根据数字化管理的要求，设计制定相关的管理软件系统的使用制度，分配不同用户权限，保证档案资料的层级上传和管理。制定完备的数据资料传输、复制、存储和销毁制度，确保数据的有效性、安全性和保密性。在用人机制上，制定合理实用与专业技术人员“进出”的合理机制，让那些有专业能力、能胜任工作的人员进来，那些无法胜任数字化管理工作的人员调离到其他岗位。制定人才规划建设、业务培训和进修等制度体系，使得专业技术人员能够不断适应新技术的发展，更好的胜任数字化管理工作。

三是强化素质，优化结构，加强档案资料数字化管理的专业技术人员的队伍建设。档案资料的数字化管理是一项具有专业性的工作，对管理人员的知识技能和专业水平都有较高的要求。因为专业技术人员是档案资料数字化管理的实际操作者，是推进档案资料数字化管理建设的主要力量，他们的素质和技能如何，直接关系到档案资料数字化管理建设的成效。因此，加强专业管理技术人员的队伍建设，提高素质，优化结构，是促进档案资料数字化管理建设的重中之重。可以根据实际情况，研究制定相关专业技术人才培养和引进政策，建立一支具有较高技术能力和管理水平的人才队伍。针对在职人员进行再培训，首先强化思想教育，让他们从思想上转变认识，改变传统的工作思维和方式，充分认识到档案资料数字化管理建设的重要性和必要性，以便更好的适应数字化管理的需要；其次，强化实际技能培训，针对数字化管理工作中需要用到的计算机技术、数字化设备和多媒体操作处理技术等进行培训，增强他们的工作能力。最后，注重专业技术人员的梯队化建设，实现档案资料数字化管理人才队伍的阶梯性发展。endprint