新形势下加强高校学生档案管理工作的研究与探讨

摘要：对学生档案的管理工作，保障了档案的真实性和可靠性，有利于维护高校学生切身利益，维持就业市场基本秩序，保障人才的公平输出和就业。提高高校学生档案管理工作的水平，是目前亟待解决的重大问题。新形势下，档案管理工作面临着很多新的问题，本文从高校学生档案管理工作的重要性、存在的问题出发，探讨了相关工作在具体执行时的对策性建议。

关键字：档案管理；高校；对策性建议

一、加强高校学生档案管理的重要性

高校学生档案是记载学生就读期间成绩、水平、履历的重要佐证，囊括了学生的各类重要证件、证明以及原始文件材料等，是体现和考察学生品德、学业、心理等各方面水平的重要凭证。做好高校学生的档案管理工作具有重要的意义，高校学生档案不仅是伴随学生一生的重要历史凭证，还是学生走进社会的敲门砖。

国家选拔人才、社会考察人才、企业录用人才过程中，对档案的审查都是必不可少的重要环节。在愈加沉重的就业压力下，学历、经历、证件造假的现象层出不穷，对公平的高校毕业生就业竞争市场产生了诸多不良影响。对学生档案的管理工作，保障了档案的真实性和可靠性，有利于维护高校学生切身利益，维持就业市场基本秩序，保障人才的公平输出和就业。

二、高校学生档案管理中存在的问题

1 对学生档案管理的重要性认识不足

高校学生的档案管理，涉及诸多有关部门的协调配合，档案文件资料的收集与整合也需要各个部门相互间的组织安排。很多高校存在对档案管理缺乏重视的问题，将主要人事力量侧重于教育教學工作中，对与档案管理工作没有专门的部分和人员进行负责，缺乏相关的工作制度和指导监督，导致了学生档案材料集中在毕业前夕进行突击归纳，因而产生文件资料疏失、缺漏等问题。同时，部分高校对档案的相关知识与重要性宣传不足，缺乏相关的讲座、课程或者其他学习活动。学生对自身档案资料的重要性认识不足，对档案涉及的未来影响理解不到位，对相关信息、表格、证件等填写、上交倦怠，影响学校的档案管理工作完成，也给自身带来损失。

2人员业务水平有待提高

在高校的档案管理工作中，还存在档案管理的具体实施人员缺乏专业知识，业务水平有待提高的现象。学生档案的归档工作，需经由学院、教务处等多个部门，通过各种手续审批、资料填写，才能进行最终整合。高校的档案管理工作大多为相关人员兼职，如辅导员、教务处人员等。这些人员缺乏档案知识的专业培训和学习，对档案的收集、整理、归档等都依靠经验，没有系统的专业管理方式。一部分人员对档案管理工作较为被动，缺乏积极性，消极懈怠对待档案工作，认为这是主要工作内容之外的负担。这些现象极大的影响了高校学生档案管理工作的进一步发展。

3 学生档案管理制度不健全，管理手段落后

高校对学生档案的管理办法缺乏系统健全的制度约束，在实际档案操作中，盲目依凭经验和口口相传，缺乏相应监管机制。在具体工作中，很多学校在档案的移交、整理、转移等环节上程序松散，标准混乱。由于学生档案资料需经受的部门较为复杂，因此每个部门都有自己的一套工作方式，难以在整体上形成协调统一。以教务处对学生档案的归档工作为例，教务处对档案整理专业知识学习不够，对所有上交资料一律来者不拒，对未上交的资料漠不关心，极容易造成档案材料的缺失和混乱。在各部门材料整理、交接的过程中，因制度不健全等问题，还易出现对档案工作的相互推诿，对自身工作范围不够明晰，导致档案管理工作的延迟的低效。

三、高校学生管理工作的对策性建议

1 增强高校师生档案管理意识，提高对学生档案管理工作重要性的认识

学校应从领导层加强对档案工作的重视，将档案管理工作的人员培训、师生宣传、机制建立等内容纳入日程，并予以专人进行監督安排。将档案管理工作成为一个单独的工作系统，成立专门的部门、组织专业人员将档案工作引入正规。对档案的重要性组织日常会议，对相关工作人员和教师进行培训及思想宣传工作，树立正确的档案管理工作态度，形成严抓、狠抓档案工作的新风向。在学生中间，通过教师的日常督促、相关档案知识的各种活动等，提高学生对档案的重视程度。可以利用档案知识讲座、档案知识竞赛等活动，促进学生对档案知识的了解和掌握。

2 建立健全学生档案管理制度和监督体制，强化管理人员业务水平

国家在近年来对学生档案管理工作愈加重视，并顺应时代发展的潮流，不断推进档案管理工作体制的进一步建立健全和深化改革。各高校应当积极相应国家号召，在国家已建立的档案管理制度基础上，根据本校自身环境与条件，对学生档案的收集、归档、移交等工作制定规章与细则，规范学校的档案管理工作流程。对工作中的问题积极进行总结和整理，安排工作会议对问题予以讨论和解决，对工作疏失严肃审查，对管理人员严格要求。

高校应进一步提高档案管理人员的业务水平。对涉及到档案工作的相关人员组织定期培训，并进行业务考核。同时加强对相关管理人员的思想教育，帮助其树立良好的工作心态，杜绝部分人员在工作中产生的消极心态和倦怠心理，使工作人员从根本上认识到档案管理工作的重要性和严肃性。

高校学生档案的管理工作对学生的未来发展，企业与社会的人才需求，以及国家的人才培养和选拔都具有重要影响，提高高校学生档案管理工作的水平，是目前亟待解决的重大问题。新形势下，档案管理工作面临着很多新的问题，但相信通过我们的切实努力，增强对其重要性的认识，建全管理工作的制度，规范管理模式和细则的建立，就能够推进高校学生档案管理工作的进一步发展。

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作者简介：

隋静凤（1965.07）；性别：女，籍贯：山东省长岛人，学历：本科？，毕业于山东省广播电视大学；现有职称：中级馆员；研究方向：档案管理