试析新档的收集与维护策略

蔡晓丽

摘要：档案是历史的真实记录和活动，档案馆对档案具有收集和维护权限与义务，才能够确保档案工作的顺利完成。在这个新时代，数字档案的档案管理模式、现代化的信息技术对管理档案的应用，已成为档案管理系统的问题亟待解决。面对新的变化，新档案的收集与维护实现了信息共享，有效地提高档案管理的效率，体现了档案管理的社会价值和经济价值。本文根据新档案的收集与维护情况，对改革和创新管理档案的措施进行了分析，希望能够改进档案管理。

关键词：档案管理；档案收集；档案维护

前言

档案是对社会活动的历史记录，是社会方面的信息资源中需要使用的文件。因此，档案的收集必须丰富，档案要接收高质量信息工作。档案后期的维护工作也是非常重要的。信息时代的来临，扩大了档案的维护范围，顺应时代潮流，在改革和创新提出了建设服务，才能更好的管理档案。

一、新档案的收集与维护

新档案的收集过程中，涉及到各个部门的资料采集与筛选，部门对档案的接收，一般是对文件的接收，其接收方法有两种，即：每年接收和定期收到收据。一年一收并接受定期的考核，在一定的时间间隔（3或5年）接收新的档案资料。

档案在收集归档之后，档案管理机构要对新档案进行有效的維护，档案维护保管的期限一般有10年、20年、50年、100年、永久等期限。档案在档案的保管期限内都要进行档案的定期维护，以防止纸质档案的发霉、损坏；电子档案的数据丢失等。在新档案的管理过程中，各单位应根据具体情况，对档案管理环境包括室温、潮湿度等的维护，对电子档案进行系统安全性能的更新保护等，同时，要明确档案的保管期限和使用年限。

二、档案管理存在的问题

首先，高素质的专业管理人员数量不多。现代的档案管理人员对专业素质要求很高，需要他们具备基础的计算机技能和现代管理技能，同时他们也要有足够的档案知识，管理专业的档案库，必须要能够有效识别不同的数据，并对这些数据进行保存，然后向档案系统内的用户提供数据信息。档案系统的应用，使得当前形势下，人事档案管理工作的服务质量提高。

其次，构建档案管理系统还不完善。档案管理系统，可以充分发挥其作用和价值，有助于提高档案管理的服务质量。但实际情况中，档案管理在现阶段，仍然沿用了陈旧的管理模式，档案很难被直接使用和学习。此外，当前的档案管理系统建设不完善，管理团队的工作热情不高，工作十分随意，大大阻碍了信息资源的共享，影响信息资源的社会价值发挥。最后，档案文件管理严重滞后。近年来，随着信息技术的不断发展和应用，数字文件的发展已经越来越快，对管理文件的数字系统，提出了更高的要求。然而，由于管理库文件的延迟缓慢，相应的信息系统，已不能满足现代化管理档案。

三、档案管理的改革创新

面对当前档案管理存在的问题，必须要提高档案管理的专业队伍素质。

（一）提升档案管理人员素质

首先，开设职业培训学习档案现代化的管理。文件管理可以节省更多的时间，大大提高了工作效率，而且现代专业的档案管理，对工作人员综合素质提出更高的要求，管理队伍职业素质必须要得到显著提高，以此提高档案文件管理效率。因此，我们必须坚持定期评估工作人员的综合素质，同时对档案管理人员进行有效的职业培训，提高档案管理过程中的网络技术的应用和团队管理效率。

提高工作人员档案管理的现代化意识，才能确保更好的利用整个团队管理，进入崭新的工作模式，在档案管理的过程中，发现问题、解决问题，从而加快档案管理的改革进程。档案管理过程中，要通过引进新技术，以此来提高档案管理活动的整体团队工作的质量和水平。在现代化的管理过程中，对新档案管理、维护过程中，管理人员必须选择最专业的软件进行数据维护与更新，要保证档案的库文件作为一个整体，通过专业的技术分类，以满足不同用户的需求。

（二）实现的现代化管理数据

在这个新时代，档案管理必须要进行现代化，规范化，科学化管理，才能较好的实现档案管理现代化的。档案管理部门应重视信息技术的应用，加强信息化建设。同时，建立完善的档案信息管理系统，提高档案利用率和质量，确保用户可以容易地获得他们所需要的档案资料；在档案系统中能够集在线信息检索和数据检共享，根据各地区实际情况，对档案数据库系统进行数据更新和维护。

（三）加强网络系统建设

在新的世纪里，档案逐渐开始使用互联网技术，这使的档案管理工作面临着新的挑战，档案网络管理进入了新的发展时期。在网络系统的建设过程中，不仅要充分注意到档案管理部门局域网（LAN），重视网络建设。同时，还要确保档案信息共享的安全性，为社会科学的发展，奠定个坚实的基础，为信息服务机制。此外，要通过建立信息网络系统，有效的整理和利用网络的免费资源，提高信息库的建设，可以较好地提高档案的管理效率。

四、总结

总之，档案管理取得了一定的成绩，但仍然存在问题与不足，只有加强思想，完善档案管理的工作制度，建立专业化的管理团队，推进信息化建设，才能实现发展对档案工作逐步创新。

参考文献：

[1]吴灿.针对大数据时代下档案的挑战与优化建议[J].信息系统工程，2015（10）.

[2]孙翠芹.大数据时代关于智慧档案建设的两点建议[J].现代职业教育，2016（12）.endprint