电子档案管理与保护探究

王平

【摘要】信息时代的革命浪潮席卷世界的每个角落，档案管理自然避不开这样的环境。促使其由传统纸质化档案管理向数字化档案管理轉变，能够有效地改善之前档案管理中存在的种种局限和不足，有利于促进档案管理效率的提升。然而刚刚起步的电子档案在管理和保护方面尚未健全制度，存在着很多问题，本文将对电子档案的管理和保护所面临的问题和解决途径进行探究。

【关键词】电子档案；管理与保护；现状问题

一、档案及电子档案管理的简述

电子档案是指各级各类单位对本单位在办公过程中由各种电子设备生成的有保存和利用价值的声音、图像等归档的电子文件。电子档案能够及时归档，接受方便；能够较为齐全地进行归档，但是所利用的存储空间却比普通档案小的多，方便管理；由于电子档案通过电子软件进行管理存储，方便共享；利用网络信息技术能够释放档案工作人员的双手，释放压力，提高效率。

二、电子档案建设的现状

（一）单位重视程度得不到提高。据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的电子档案管理场所。单位领导对此虽然开始重视，但是由于资金支持投入不够，难以满足信息时代改进电子档案管理软件的需要。在日常工作中，员工只能采用通用的档案管理软件。这不仅影响了档案管理工作的工作进度和成效，更使得工作人员对档案管理工作的热情下降。由于缺乏一套完善的档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中缺乏规范化的借鉴，没有一个准确的指导，只能凭借一腔孤勇向前摸索。

（二）电子档案管理队伍质量需随时代要求提高。目前，虽然大多数档案管理工作人员是科班出身，工作与所学专业实现了专业对口，保证了档案管理工作能够有序进行，但是随着电子档案的建立，部分工作人员对电子档案的管理和保护不太熟悉，容易造成档案管理工作的安全隐患，进而导致电子档案管理工作的效率和成果落后。

（三）新媒体技术应用人才过少。虽然现如今很多单位已经实现数字化的档案管理，建立了电子档案。利用电子档案进行归类管理和储存，改善了之前档案管理中存在的种种局限和不足。但是对电子档案管理的安全这方面，仍然没有一套有效的管理方法。安全保密软件仍然不够完善，加之工作人员对软件应用的熟悉度不高，对计算机杀毒知识了解较少，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造成电子文书档案的丢失。这对单位管理建设来说，是一个极大的隐患。

三、电子档案管理的新对策

（一）不断更新自我观念，加深对电子档案的重视。电子档案管理是新时期新形势下信息技术在档案管理系统中的重要应用，推动了档案管理实际工作效率的提升。单位领导对电子档案的重视与认识，是档案管理质量提升的前提。各级各类单位对档案管理的重要地位有了初步认识，但是毕竟档案管理随着档案数据的庞大而变得复杂。作为电子档案管理人员，应该充分发挥其管理职能，有必要向领导宣传档案对于单位健康发展的重要性，从而引起单位领导的高度关注。同时，加强对电子档案功能的宣传，让大家共同参与、高度重视电子档案管理与保护工作，让档案管理工作向着规范化发展，让电子档案管理工作得到长期健康的发展，不断为单位事业发挥其应有的作用。

（二）协调好电子档案与纸质档案的保存双套制。目前纸质档案数字化工作快速发展，国家层面上也进一步出台了有关档案管理和保护的相关政策。不难发现，档案的纸质保存与数字化保存都是必须存在的。实际上纸质档案可以长久的保存，科学维护下保存几百年也不成问题，并且现在国家政府各个部门并没有统一实行无纸化办公，这些直接产生的纸质记录必须要保存的。而电子档案的建立，则是为了安全备份，便于查询和未来的开发利用。在单位的档案建设与管理过程中应该协调好两者的关系，共同促进档案管理质量的提高。

（三）完善归档制度，规范化收集档案。每个单位的档案人员都应当掌握电子档案的管理和保护工作，强化档案管理与保护意识，学习了解关于档案管理与保护的法律法规，结合本单位的具体实际情况，对档案工作的管理与保护做到具体问题具体分析，建立完善的归档制度，从源头上做好档案的收集工作。对各部门应归档的档案材料要按照相关规定保证能按时、按量、按质归档，从而确保专职人员对档案管理工作的顺利进行。档案室也应负起责任，认真保存、接收档案，确保档案的完整性。要对档案资料做到具体问题具体分析。

（四）加强档案管理队伍建设，培养复合型人才。如今各单位最缺少的就是复合型的电子档案管理人才，因此，双管齐下培养电子档案管理人员的专业素质和业务能力，为电子档案管理部门拥有高精尖的电子档案管理人员而努力，是相关领导与部门应该高度重视的。不仅如此，由于电子档案工作的特殊性，要求电子档案管理人员必须拥有高度的责任心和使命感，以及相当高的耐心。因此在培训过程中，应该注意陶冶电子档案管理人员的情操，培养他们的思想道德素质，打造一支德才兼备的高素质管理队伍。

四、总结

新的社会与科技发展环境下，电子档案的管理与建设进步已经成为一种不可逆转的趋势，也是时代发展的必然要求。电子档案管理就是推进档案信息化建设，它不仅能够进一步为单位发展作出贡献，更是满足人们日益增长的需求的必要途径。

【参考资料】

[1]宫斌，李冬梅.电子档案与数字档案管理探究[J].黑龙江科技信息，2017（02）：164.

[2]黄雅君，张建修.浅议高校档案馆的电子档案管理与保护[J].办公自动化，2006（13）：49-50+48.