浅谈测绘成果档案的管理

陈小雨

【摘要】本文探讨了测绘成果档案的管理问题，首先简单介绍了测绘成果档案的定义、分类等概念以及测绘成果档案的特点，随后介绍了三条测绘成果档案的管理原则，再之后提出了几条测绘成果档案管理存在的問题，同时详细分析并提出了解决以上问题的针对性方法，最后对本次研究进行总结，同时对未来测绘成果档案管理的发展提出展望。

【关键词】测绘成果；档案；管理

测绘成果档案属于测绘行业，由于测绘行业比较偏门，因而很少有人对此进行深入的了解。测绘成果档案属于科技档案的范畴，主要用于记录测绘工作人员使用相关仪器来监测并记录的地球地貌和相关地理要素等。近些年来，随着我国经济的快速发展以及国民基础设施的快速完善，测绘成果档案管理的重要性与日俱增，广泛应用于国土资源调查、区域规划以及资源勘探和开发领域。然而由于我国测绘市场的因循守旧，导致当前测绘成果档案的发展逐渐达到极限。随着地理信息市场对测绘成果档案的覆盖，随着客观环境的变化，测绘成果档案的管理和使用也在不断变化着，使用方向逐渐朝着数据挖掘的方向发展。在这一过程中涌现出了一些问题，给测绘成果档案管理造成了巨大的挑战，与此同时，也为测绘成果档案管理的发展提供了契机。在这种情况下，研究测绘成果档案的管理方式是极为必要的。

一、 测绘成果档案相关概念与特点

（一）测绘成果档案的定义。关于测绘成果档案的定义，当前的主流观点认为测绘成果档案是由政府测绘部门或者相关测绘单位在进行与测绘相关的活动时得到的，可以在一定时期内存储、查询并且使用的，记录载体为纸张、光盘、磁带以及磁盘等，格式为文字、图形、表格、音频或视频的文件。

（二）测绘成果档案的分类。一般来说，根据传统习惯，人们把测绘成果档案分成不同的种类，分类方式主要有依照内容或精度划分、依照保密等级划分以及依照使用性质划分三类：

1.依照内容或精度划分的测绘成果档案。如果依照内容或精度划分测绘成果档案，可以分成下面三种。第一种是全国性测绘成果档案，主要包括一二等天文大地测量档案、加密点档案、1：50000和1：100000的航空摄影测量档案、1：50000-100000之间不同的比例尺测绘档案以及全国范围和区域范围的测量档案等。第二种是地方性测绘成果档案，主要包括三四等天文大地测量档案、平板仪测量以及省级保密形势图和省级保密地图集。第三种是专业性测绘成果档案，主要包括严格依照规范而制定的细则图式测绘档案材料。

2.依照保密等级划分的测绘成果档案。如果依照保密等级来划分测绘成果档案，可以分成下面三种。第一种是绝密级测绘成果档案，主要包括未定国界的勘测档案和边界地图集。第二种是机密级测绘成果档案，主要包括天文大地测量档案、重力测量档案、1：5000和1：100000航空摄影策略档案、平板仪测量档案以及1：25000-200000之间不同的比例尺测绘档案。第三种是秘密级档案测绘，主要包括基于某水准的测绘档案、一些以国家的基本比例尺完成的具有特殊意义的测绘档案。

3.依照使用性质划分的测绘成果档案。如果依照使用性质来划分测绘成果档案，可以分成下面四种。第一种是基本测绘成果档案，这类档案使用国家规范来进行文件归档。第二种是专业测绘成果档案，这类档案根据某些专业需求来进行文件归档。第三种是特殊测绘成果档案，这类档案需要根据某些特殊要求来完成。第四种是现势测绘成果档案，这类档案是根据现状来完成的一些测绘档案。

（三）测绘成果档案的特点。测绘成果档案的特点主要有以下几点：

1.形成周期长。一般来讲，测绘成果档案往往需要很长的时间才能建立，这也是测绘成果档案最主要的特点。一个完整的测绘项目往往要经过多个部门的协调和努力最终才能完成，中间所经过的步骤也非常复杂。正因如此，每一个测绘项目都需要经过很长时间才能完成，有的甚至会持续数年时间。例如某市地域修测，此次项目从最初的业务分配开始，到各单位进行外业修测，内业绘图，质检验收，直到测绘完毕上交成果，整个项目时间持续了整整一年，而这一速度在同类测绘当中还属比较快的。由此可见，测绘项目的周期之长，该特点主要取决于该项目的工作环境、作业条件以及工作性质。

2.项目阶段性强。测绘成果档案的形成是具有阶段性的，而不是一次性形成。一般来说，完整的测绘项目主要包括三个不同的阶段。第一个阶段是决策阶段，决策阶段会形成一定的文件，也就是前期综合性文件。决策阶段往往是由业务部门和生产部门协同开展的，时间分成年初或年底，一般是在年底做项目报告或者制定来年的项目计划，从而为次年的工作开展做准备。第二个阶段是测绘项目具体实施阶段，实施阶段是整个项目最关键的时期，主要由作业部门完成。在实施阶段往往会形成很多测绘材料，将这些测绘材料整理并数字化后就形成了测绘成果，具有非常高的价值，因此在判断测绘成果档案的价值时往往主要参考该阶段的实施状况。第三个阶段是项目验收阶段，验收阶段是整个项目最后一个阶段，该阶段最大的目的在于促使测绘工作圆满完成。在一般情况下，人们都会在验收阶段的最后生成相应的文件。验收阶段形成的文件权威性较强，保存价值也比较高。地域不同的测绘阶段而言，它们的工作内容也有所不同。在测绘成果档案方面，不同阶段也存在着一定的差异。正是由于这些差异，使得工作人员要在整理过程中保持足够高的认真程度和细心程度，同时还要实时处理档案，这样最终才可以满足测绘成果档案的要求。例如在进行工程测量时往往要对地形的现势性进行重点测量和分析，如果在修测全市区比例尺地形图后再归档，这时很多工程项目都无法获得现势地形图，进而会耽搁这类工程项目的进行。因此在修测全市区比例尺地形图时需要通过分批归档的方式来进行，如果修测完的地区有可行性项目，那么可以立刻调用测绘成果。

3.来源比较分散。前文已经说过，测绘工作不仅仅是由一个单位来完成的，需要多个单位参与其中，这里面就有财务单位和科研单位。此外，对于测绘成果档案而言，它主要包括两种，第一种是单位内部形成的测绘成果档案，第二种是在单位外部形成的测绘成果档案。例如要将道路线规划到工程项目中的地形图上时，必须要由规划院来完成。此外，很多申请的国家项目都必须要从国家局调取相关资料，进而开始生产。这样一来就导致测绘档案的形式和内容出现了非常大的差别，而且来源也相对比较分散。不仅如此，由于参与测绘工作的各部门员工也零零散散掌握着测绘成果档案，这样就导致测绘成果档案的搜集工作变得异常困难。在收集测绘成果档案时要遵循来源原则收集原理，在操作时往往要搞清楚项目过程中每一个环节的部门，所收集的测绘档案不但要包括测绘成果，同时也要包括每个生产环节的凭证材料，从而使所有的测绘成果档案都可以清楚的表示出它的生产过程和保存价值。

二、 测绘成果档案管理原则

在管理测绘成果档案时，为了提高档案利用率，同时管理好测绘成果档案，必须要遵循好如下几点原则。

（一）区别好测绘成果档案和测绘管理档案。测绘成果档案与测绘管理档案本质上并不一样，但在现实生活中却很容易混淆。针对这点，相关管理人员在管理档案时必须要认真对待并分清测绘成果档案和测绘管理档案。测绘成果档案和测绘管理档案之间的查找规律以及整理要求有着很大的区别，其中测绘成果档案主要注重地域和内容，用户在使用时往往会查找某测区、某线路、某地区以及某一类型的测绘档案，但并不受时间限制。因此在测绘成果档案的组卷、归档、整理和排架过程中必须要很好地将测绘成果档案的成套性特征体现出来，进而严格依据测绘生产的工序进行工作，而不是依照年度进行归档。相比之下，测绘管理档案往往都使用年度立卷归档的方式来进行库房的整理和排架。测绘管理档案对于档案的时间特征非常看重，用户在使用时往往会根据时间段和内容的不同来进行检验，这点就和一些党政机关内部档案有些类似。

在区分测绘成果档案和测绘管理档案时，必须要了解这两种不同的档案所具备的特征。具体区分时，首先要观察该档案究竟是源自于什么性质和类型的测绘实践活动，至于该档案所反映的知識内容，则不需要考虑在内。如果通过观察发现档案中的测绘文件或协议文件的知识内容属于管理方面，然而却源自于某一项具体测绘的生产活动中，而且这些文件和其他测绘生产文件组成在一起形成成套的档案，最终用于反映这一具体的测绘生产活动里，那么这样的档案应该归类为测绘成果资料档案。相反之下，相同内容的文件如果是在测绘专业主管部门的行政管理和生产计划管理过程中形成，用于记录专业管理部门的管理活动情况，那么这时应该将其归属于测绘管理档案。该标准是测绘档案分类以及使用《中国档案分类测绘业档案分类表》时对相关档案文件进行归类的最主要的凭依。

（二）区别好测绘成果档案和测绘科技资料档案。在测绘档案资料管理过程中，因为测绘成果资料和测绘科技资料的保存价值有所不同，因而二者在管理上也存在着一定的不同，必须要分开进行管理，同时将二者之间的界限划清。在分辨测绘成果档案和测绘科技资料档案时要注意测绘成果档案往往都是通过复制的方式将资料传递给外界，即便使用者获取的资料属于测绘科技资料，然而在测绘资料档案馆中，由于测绘成果档案是在测绘过程中形成的具有一定保存价值的历史记录，只要测绘成果档案的这一特点不发生变化，那么它就绝不可以转化成测绘科技档案，必须要将其作为测绘成果档案来看待。反过来，如果该资料是由某单位通过搜集和交换得来的测绘科技资料，如果没有参与到测绘生产活动中，那么它依然属于测绘科技资料档案，如果将其应用到本单位测绘生产活动中，它就变成了记录和反映本单位测绘生产活动的记录性档案，其性质有了很大的变化，已经不再是原来的测绘科技资料档案，而应该归属于测绘成果档案的范畴中。

测绘成果档案和测绘科技档案之间最大的不同在于其主体不同，在判断一份档案属于测绘成果档案还是属于测绘科技档案，首先要观察它是否曾参与并记录了本单位的测绘生产活动过程，而这一判断过程是离不开主体的。对于同一份档案而言，可能在某一家单位中属于测绘成果档案，而到了另一家单位后却成了测绘科技资料档案。正是由于这一点，某单位可以通过交流、交换或购买的方式从其他单位获得他们的测绘成果档案，进而将其作为本单位的测绘科技资料档案来储存，然而当有一天该单位将这一档案应用到生产测绘工作中并且记录了本单位的测绘成果，那么它就又成了测绘成果档案。测绘资料档案馆是由省测绘局管理，它属于一个非常专业的档案机关，是按照行政区域建立的，主要负责对本行政区域里测绘成果资料的保管和利用，它并不是很多人眼中的单位档案室。因此在该行政区域内所有测绘活动形成的测绘成果都会受到档案馆的管束，需要将其送入档案馆并进行保存和管理。不管该测绘成果资料是由哪个部门或单位形成的，最终都要由档案馆进行统一管理，这主要是由于测绘资料档案管独特的性质所决定。

（三）区分好测绘成果档案的保密等级和期限。测绘成果档案的特质使其具备保密性和唯一性，而这两种性质也使得测绘成果档案的保密工作显得更加特殊。

1.处理好测绘成果资料保密等级。同其他普通档案相同，测绘成果档案也可以分成绝密级测绘成果档案、机密级测绘成果档案、秘密级测绘成果档案以及非密级测绘成果档案四种。然而相比于普通档案而言，测绘成果档案的保密广度却更加广泛，测绘成果档案的保密范围几乎涵盖了所有的成果资料。由此可见，测绘成果档案的密级划分难度和工作量是非常大的。为了确保测绘成果档案的正常分级，档案馆相关领导需要格外重视此事，并且投入大量的人力物力，不仅要做好测绘成果资料的接收工作和建档工作，同时也要做好测绘成果档案的密集划分工作，确保其秘密等级的划分正常。

2.处理好保管期限和保密期限之间的关系。在一般情况下，保管期限与保密期限之间是不相同的。其中保密期限往往要比保管期限小一些，或者二者相等。在设定保管期限时往往要考虑到档案内容的现实作用和历史作用，进而从各个角度确定好该资料档案的保存价值，最终准确判断出档案的保管期限。与保管期限不同，保密期限是根据国家秘密事项在某段时间里如果遭到泄露，最终将会导致国家安全出现问题，同时使国家利益遭到损害的情况来决定的。如果该档案超出了保管期限，那么他的使用价值和保管价值就不具备了，这时也就不需要继续对其进行保密，甚至可以销毁该档案。然而如果档案超出了保密期限，这时泄露该档案不会再危害到国家和人民财产的安全，然而当相关授权机关解密后，该档案的使用价值和报关价值依旧存在。由此可知，保管期限和保密期限之间是并不相同的，在处理二者之间的关系时需要格外仔细，最终确保测绘成果档案达到最高的利用效率，从而为我国经济的发展作出最大的贡献。

3.处理好测绘成果档案的保密和使用关系。保密测绘成果档案的根本目的在于未来使用该档案资料，在使用时是限制时间、限制地点以及限制使用范围的使用。如果仅仅是单纯的对测绘成果档案进行保密工作，但却从来不使用它，长此以往保密工作也就没什么意义，该档案也就没有了价值，进而也使得档案管理人员的管理工作变得毫无价值。另一方面，使用测绘成果档案必须是建立在保密工作的基础上，如果保密工作做不好，那么测绘成果档案使用的次数越多，对国家的安全造成损害也就越大。因此，在管理测绘成果档案时，必须要同时做好测绘成果档案的保密工作和使用工作，合理处理好二者之间的关系。

三、 测绘成果档案管理存在的问题

当前我国测绘成果质量档案管理方面存在着很多问题，总的来说主要包括以下几个方面：

（一）档案管理机构臃肿。当前我国测绘成果档案管理机构非常多，内部职位臃肿，且分工不明确。与此同时，测绘成果档案的管理也不够准确，各部门之间职能分工不明，在工作时互相推诿，最终导致整个单位工作效率严重偏低。

（二）人们对测绘成果档案的利用普遍不足。随着时代的发展，虽然现代人已经开始意识到测绘成果档案的重要性，然而受于传统观念的限制，大多数人始终都没形成资料档案的利用意识。不仅如此，由于测绘行业属于偏门行业，绝大多数人平日里难以接触到该行业。这样一来，人们对测绘成果档案的利用意识也就更低了。如果测绘成果档案的利用率不够高，那么国家投入大量的人力物力用于管理测绘成果档案也就成了无用功。

（三）测绘成果档案的种类和数量不足。由于我国测绘事业发展相对较晚的缘故，当前在测绘成果档案方面的种类和数量都远远不能与发达国家相比。有些人前往档案馆寻找测绘成果档案，但却找不到自己所需的资料，最终只能无功而返。如果无法保证测绘成果档案的种类和数量，那么利用测绘成果档案也就成为一纸空谈。

（四）测绘成果档案管理方式落后。测绘成果档案属于静态信息资源，如果要使其在现代化建设中发挥最大的作用，就必须要将其转变为动态信息资源。近些年来，虽然我国测绘成果档案的管理有了很大的进步，还引入了数字化管理模式等先进技术。然而我们不得不承认，当前我国测绘成果档案的管理方式始终没有得到太大的改进，进而制约了档案作用的发挥，测绘档案资料无法发挥作用，最终也就不能促进社会建设。

（五）测绘成果档案反馈机制不健全。当前我国测绘成果档案管理系统中并没有过多考虑到反馈机制的构建。反馈机制不仅可以向管理人员反馈档案日常管理过程中存在的一些问题，同时也可以将用户对档案管理的意见和建议反馈给管理人员，进而实现解决管理模式中存在问题的同时也可以对管理模式进行进一步的改进和完善。然而当前反馈机制的欠缺，却使我国测绘成果档案管理模式难以得到进步和成长。

（六）测绘成果档案管理者素质不高。受于传统行业理念的影响，当前测绘成果档案管理行业中的管理者文化水平和专业素质水平都相对较低。文化知识和专业知识的欠缺使其盲目笃信经验主义，不仅不懂得自我创新管理模式，同时也抗拒新型管理模式的沿用，这样一来就导致档案管理工作无法稳步发展。此外，因为测绘成果档案管理工作对于管理人员的管理性、服务性以及保密性等要求都比较强，这就使得相关管理人员的素质要求相对较高。而且测绘成果档案中有些主体是测绘科学技术，为了更好地完成管理工作，这就使得档案管理人员需要具备足够的专业知识。最后，要做好测绘成果档案管理工作，管理者还要对本职工作充满着热爱，要有全心全意为人民服务的精神。

四、 测绘成果档案管理过程中存在问题的解决办法

针对当前我国测绘成果档案管理过程中存在的问题，现提出如下几种对应的解决办法，希望可以解决以上问题。

（一）改革档案管理机构体制。针对当前我国档案管理机构臃肿且内部人员职能分工不明确的现状，我国要对档案管理机构体制进行改革。首先要剔除一些不必要的职位，精简不必要的人员。其次要明确档案管理机构内部各部门的职能，最好将职能明确到个人，从而使每个员工都树立起良好的责任感。这样一来，档案管理机构每个人都有明确的分工，工作效率自然会大大增加。

（二）建立档案信息数据库。档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。“相互关联”“共同存取方式和一定组织方式”“共享”是档案信息数据库本质的三个要素。数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据，而不是杂乱无章的数据。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等，还包括全文、图像、声音、影像等。这些相互关联的数据是经过调查、试验、统计、整理和归纳后得到的，并经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储。

（三）增加测绘成果档案的种类和数量。针对当前我国测绘成果档案的种类和数量不足的现状，档案馆要进一步加强测绘档案的接收工作和引入工作，从而使档案馆档案的种类和数量不断增加，进而构建出数量、内容、结构和质量都达到要求的测绘档案信息资源体系，丰富档案馆馆藏。针对于此，档案馆一方面要继续增大测绘成果档案的接收范围，增加宣传力度，力争引入更多的测绘成果档案，从而确保本馆档案资料的数量。另一方面，档案馆还要严格确保所接收的测绘档案质量和内容，将其中内容重复或者质量不足的档案文件剔除，同时可以使用年份排序法将所有档案文件进行排序，最终确保测绘成果档案的种类、数量和质量。

（四）应用数字化测绘模式。数字化测绘模式，指以数字形式表示的测绘模式，主要包括基础测绘中形成的各种比例尺的数字地图、平面和高程控制成果和专业测绘中形成的数字成果。长江空间公司经过这几年的发展已经积累了TB级的数字测绘成果。社会各界对测绘成果资料的利用需求日益增加，而公司仍在采用建賬及制作结合表的方式进行测绘成果数据管理，加之测绘成果资料档案本身的特殊性和复杂性，致使测绘成果资料管理发展严重滞后，已无法适应新形势下测绘成果资料管理及利用的发展需求。因此，如何管理海量测绘成果资料，使其接收、存储、管理、分发及服务更加规范和高效现已成为公司目前迫切需要解决的问题。

（五）建立完善的测绘成果档案反馈系统。前文已经说过，测绘成果档案反馈系统对于测绘成果档案的管理和利用都起着非常重要的作用，不仅可以发现测绘成果档案管理模式中存在的问题，同时也可以为档案管理模式的改进提供借鉴。针对于此，相关档案管理机构需要依托于现代互联网科学技术，建立起完善的测绘成果档案反馈系统。用户可以通过登录官方网站将自己对测绘成果档案管理模式的意见和建议反馈给档案管理机构，档案管理机构则派遣专门人员与反馈用户进行沟通，最终一步步完善测绘成果档案管理模式，提高测绘成果档案的利用效率。

（六）提高测绘成果档案管理从业人员的整体素质。随着时代的发展，现代测绘成果档案管理从业人员的标准较之以往也有了很大的提升，在这种情况下，原有从业人员的整体素质则显得有所不足。针对这种情况，相关档案管理机构可以通过如下两个方面来提升档案管理从业人员的整体素质。第一，大力吸引高学历、高素质人才加盟。档案管理机构需要与各大高校开展长期良好的合作，每年从各大高校吸引足够的高学历、高素质人才加盟，从而提高整个行业从业人员的整体学历和素质。第二，加大对现有档案管理从业人员的培训。随着时代的发展，原有档案管理从业人员的知识储备和技术能力都已远远无法达到测绘成果档案管理的要求。对此档案管理机构可以开展各种不同的培训工作，针对现有档案从业人员能力薄弱的地方进行针对性提升，从而提高整个行业从业人员的整体专业知识和能力。

五、结论

通过本次研究可知，当前我国测绘成果档案管理存在着档案管理机构臃肿、人们对测绘成果档案的利用普遍不足、测绘成果档案的种类和数量不足、测绘成果档案管理方式落后、测绘成果档案反馈机制不健全以及测绘成果档案管理者素质不高等问题，针对这些问题，本文提出了改革档案管理机构体制、提高人们对测绘成果档案的利用、增加测绘成果档案的种类和数量、使用现代科学技术改进测绘成果资料测绘档案管理模式、建立完善的测绘成果档案反馈系统以及提高测绘成果档案管理从业人员的整体素质等解决对策。随着现代科技的不断发展以及人们对于测绘成果档案应用意识的提升，测绘成果档案的重要性也在与日俱增。在这种情况下，相关档案管理机构更应注重对测绘成果档案的管理，从而使测绘成果档案发挥出最大的效用。

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