浅析建立现代档案管理制度的重要性

戚颖欣

摘要：文章首先明确了档案工作在企业发展中的地位，并从档案制度发展的背景出发，针对当前形势下突出问题展开说明，而后在此基础之上就建立现代企业档案管理制度的合理性加以深入分析，对于切实推进档案事业稳定健康发展有着长远的意义。

关键词：档案工作；现代企业；档案管理制度

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息己成为比资产更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，作为一种信息资源，作为企业生产、经营、管理、科研等各项活动和成果的记录，作为与企业同步发展的无形资产，不仅反映了企业过去和现在的状况，而且具有为企业经济活动服务的潜能。

一、发展背景

企业档案资料是长期在生产经营、科技活动、党政工作等活动中，不斷积累的原始记录，也是企业的宝贵财富，应该通过科学档案管理制度和档案工作者的辛勤劳动认真保管好。因此，健立有效的档案制度，防止由于人为因素等多方面的原因，致使企业档案管理制度在某些方面失去了应有的效力，造成了档案工作滑坡，甚至出现不应有的損失，是促进档案事业稳定健康发展的需要，也是企业档案部门面对的现实问题。

二、问题分析

（一）思想认识不到位

档案管理制度难以奏效的直接原因是企业领导与档案部门工作人员思想认识不到位。虽然档案部门对加强制度建设，保障档案工作顺利开展有了一定程度的认识，但还没有真正从思想深处得以转变，并贯彻到每一个岗位、每一个工作环节中去。在领导方面在管理中自律意识较差，往往把规章制度只作为制约其下级而非对自身的制约。有时只看到眼前的短期利益，未把档案工作作为加强单位基础管理工作的一件大事长期落实下去。在档案人员方面缺乏工作的积极性和责任感，加之制度制定时不够完善，执行难以配套、衔接，导致制度不能较好执行或执行困难。从档案部门出现的问题和发生的事件看，绝大多数并非偶然，与制度中的漏洞不无关系。同时档案管理监督作用疲软也是造成管理制度执行难的一个重要原因，即使是发现问题，由于怕曝光，怕影响单位荣誉，怕影响关系，最终是不了了之。

因此企业应当加强档案管理工作意识。石油企业基建档案的完整性，直接关系到基建项目在未来的维护工作整体效果以及安全性等方面特征，因此必须引起足够重视。针对这一方面的问题，应当面向整个企业展开对于档案管理和建设工作意识的加强培训，需要在这一方面加强意识的并不仅仅只有档案管理工作人员，同时还应当包括对应的，与基建工程会有所接触的工作人员以及技术人员。他们会帮助发现基建工程运行过程中的细微变化与特征，并且加以记录，同时也应当将维护工作本身的过程和操作细节包括在内。除此以外，对于相关接触到基建项目的工作以及技术人员，还应当对其展开宣传，培养他们使用档案信息的习惯，并且为其留出对应的数据查询接口，方便数据查询。

（二）运行机制不健全

现代企业档案管理制度的建立与运行，关键在于建立起现代企业档案工作的运行机制。所谓运行机制可以理解为在一定社会条件企业档案工作内外各要素之间互作用、自我调节和控制的功能和过程。这种机制涉及的范围较广，例如企业制度、与周边机构关系、市场竞争环境、利益结构等，但归纳起来主要是动力机制和约束机制。

动力机制是推动现代企业档案管理制度运行的基础和动力，传统企业档案工作之所以缺乏活力就是缺乏动力机制，究其原因并非企业档案人员工作不努力，关键是企业自身缺乏活力。在计划经济体制下，由于缺少市场竞争，企业产品多年不创新、设备改造缺乏资金、生产技术陈旧，在低水平发展中对档案很少有回溯性利用，体现不出档案应有的价值，档案工作当然也就缺乏动力。因此，为构筑现代企业档案管理制度运行机制，应使企业档案工作紧贴企业的需求，对外满足企业市场竞争的需求，对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求，变企业的动力为企业档案工作的动力，在主动参与信息服务上狠下功夫。在这一背景下，为有效形成现代企业档案管理制度的动力机制，对档案部应建立相应责权利机制、竞争上岗机制、职绩考核机制等也是十分必要的。

（三）管理制度不严格

企业有章不循，违章操作，管理不严，是当前档案管理制度难以奏效的主要因素。各级档案部门已制定了不少管理制度，但往往把档案管理机制简单理解为多少项业务管理制度的相加和汇总，并没有真正认识到管理制度是一种机制，因此出现了制度制定是一回事，执行监督检查和考核又是另一回事的现象。如档案鉴定不及时现象就普遍存在，但对不及时进行鉴定造成档案保管费用的增加怎样处理就无具体限定，致使责、权、利脱节，使档案管理的最终目标无法得到较好实现。同时档案管理制度虽多，但未体现内部管理上相互制约的原则，总认为违反了制度没有造成恶劣后果，更没有构成犯罪，没有必要严厉惩戒，甚至片面地认为对违反管理制作的人和进行惩戒，打击了工作积极性，面子上过不去，只要下不为例就行，或者给一点经济处罚了事。这种行为的结果只能使潜在的隐患越来越大。

因此企业应当进一步建立健全基建档案管理体制。参建部门应根据项目的特点以及档案管理的需求建立专门的档案管理机构，并配备专职人员进行管理，同时确保专职档案管理人员能够对相关技术领域的知识有所了解，保证与技术人员的顺畅沟通。除此以外，还应当注重基建档案在形成和使用等多个方面的及时性、规范性和有效性。为保证基建档案管理工作顺利开展，可将基建档案管理工作纳入工程项目管理中，明确规定资料移交、资料归档的时间，对于超出规定时间的单位，依据规定进行处罚。唯有赏罚分明才能切实推动基建档案管理工作体系的发展与成熟。

参考文献：

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[3]刘玉红.企业档案管理的制度建设[J].黑龙江史志，2012（08）.