浅析如何通过加强档案管理来优化人事工作

张敏

摘 要：人事档案是记录一个人经历与表现的原始记录。人事档案管理对于单位来说是开展人事工作的重要依据。本文主要分析国有企业中人事档案管理存在的问题及产生原因，并提出加强档案管理的对策，进一步优化人事工作。

关键词：人事档案；管理；优化；国有企业

一、人事档案管理概述

（一）人事档案含义

人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的原始记录。

一人事档案是在人事管理活动中形成的，因而，人事管理是人事档案形成的条件。人事活动通常有人才的选聘、培养、调动等。

二人事档案所记录的是单位、企业员工个人经历、工作表现等，能够真实的反映其改变、发展的状况，也是开展人事工作的依据。

三人事档案归档保存的形式比较多样，主要是随着科学技术的发展，保存的方式越来越丰富，能够更加全面的记录其相关信息。

（二）人事档案特点

人事档案主要有集合性、认可性、真实性、机密性、权威性、动态性等特点。这些特点对人事档案管理工作提出了更高的要求。

人事档案的集合性主要体现在时间上，一个人在不同时间、不同企业的经历应集合在一起，避免分散给档案的利用带来困难。

人事档案不可随意编造，也不能任意的就归档保存，必须是经过组织以及人事部门的认可。

真实是人事档案的基本要求。不真实的档案完全没有价值。但是根据历史经验来看，人事档案的真实性是相对的，由于复杂原因，往往存在记载不实甚至是恶意扭曲的现象。

人事档案涉及到个人隐私，因而在相当长的一段时间内是需要保密的，不能对外开放。

人事档案正因为具有权威性才可以作为人事活动的重要依据。对于企业来说，想要了解一个人的基本状况，最权威的方法就是查阅其人事档案。

人事档案自建立开始并不是一层不变的，而是会随着个人的发展而不断补充、完善。概括而言就是“档随人走”，档案随着人员的流动而流动。

（三）人事档案管理内容

人事档案管理内容主要包括人事档案的收集、鉴定、分类、保管、利用、转递等。

人事档案的收集是进行管理工作的起点，是先决条件。人事档案的收集具有一定的难度，主要是因为材料十分分散，需要通过不同的渠道来收集；而且形成的时间较长，需要管理人员追踪收集。

人事档案的鉴定主要是为了确定档案资料的真实性、准确性与完整性。档案鉴定的难点在于重复无用的资料较多，需要耗费大量的人力与时间。

人事档案的分类主要是为了方便保管与利用。目前，人事档案可分为十类，已经很细化，但是在类目的设置以及内容上还存在不科学、不平衡的问题。

人事档案的保管是管理工作的重要内容，对于企业人事工作的开展具有重要意义。人事档案的保管一旦出现问题就会导致无头档案、弃档等现象。

人事档案的利用最为重要的就是作为企业人事工作尤其是人事调动的主要依据，因而，档案材料的真实、完整十分关键。

人事档案的转递是管理工作重要一个环节。在转递过程中常常会出现无法回执甚至是档案丢失的问题，影响到单位正常的人事工作。

二、人事档案管理现状

（一）人事档案管理意识不强

国有企业领导干部人事档案管理意识不强，不重视人事档案管理工作，在人事档案管理方面的投入较少，导致人事档案管理的基本配备不全，管理人员综合素养不足。国有企业领导干部较少主动过问人事档案管理工作，基本只在检查关口给予一点关注。人事档案管理人员的档案管理意识不强，敷衍对待工作，加上領导不重视，基本处于“混日子”的状态。我国人事档案长期以来都处于“重藏轻用”的状态，在利用方面有位不足。国有企业中，只有领导与人事部门有权利用档案。这种现状是导致人们对其重视不足，管理意识不强的主要原因。

（二）人事档案管理人员综合素养不足

国有企业中，从事档案管理工作的人员本来数量就比较少，还处在不断流失的状况中。有的国有企业能够做到专职档案管理，有的国有企业的档案管理人员是兼职从事档案管理，其本职工作并不是档案管理。在这种情况下，人事档案管理人员的综合素养很难能达到要求。档案管理的流动性与不稳定性很难吸引高素质人才，而且容易促使人员的出走，难有工作经验丰富的高素质人才。人事档案管理人员数量及综合素养不足与档案数量急剧增加，档案管理工作越加繁重之间形成冲突与矛盾。导致这一问题的原因之一前文所述国有企业领导对人事档案管理工作缺乏重视，对其投入不足。其次是档案管理工作比较枯燥，待遇一般，吸引力较低。

（三）人事档案质量下降

目前，国有企业人事档案质量有下降的趋势，可信度降低，缺乏较高的利用价值。人事档案材料的内容越来越空洞，多是记录一个人的学历、工资、政治面貌等情况，对于技术技能、业务能力、职业道德等着墨较少；定性结论多，定量描述少，让人很难判断一个人的综合素质与个人能力；官话、套话比较多，参考意义不大；最为严重的是内容失真，年龄、工龄、党龄等信息不真实，使得档案的可信度降低。导致人事档案质量下降的原因有很多，一是，社会风气不良，普遍朝着“假、大、空”的方向发展，导致人事档案随之附和；二是档案管理人员素质不足，导致档案质量下降。

（四）人事档案功能弱化

国有企业中对人事档案的利用不足是普遍问题，这严重弱化了档案的功能，降低了档案管理的价值。人事档案的功能有很多，其中最为重要的就是作为开展人事活动的依据。人员的调动、升迁、降职等需要根据其档案信息来进行。对人事档案的利用不足导致国有企业人员调动可能存在一定的偏差，难以让其他工作人员信服，影响到单位的团结与凝聚力。导致人事档案利用不足、功能弱化的原因很多，一是，人们对人事档案认识不足，缺乏利用意识；二是，对档案内容过度保护，仅限个别部门利用；三是，没有完全实现现代化管理，人事档案工作软件利用不足。endprint

三、人事档案管理对策

（一）强化人事档案管理意识

对于国有企业来说，首先要强化企业领导干部与人事档案管理人员的档案管理意识。具体的实施方法主要有两点。一是，通过通过教育与舆论来培养领导干部与管理人员的人事档案管理意识，通过专题讲座来灌输人事档案管理的重要性以及对国有企业发展的意义。二是，充分利用所管理的人事档案，对人才队伍的状况、年龄结构、知识结构、专业结构等做出分析，对人才队伍做出预测，为领导决策提供依据，这样能够引起领导的重视，以确保其在人事档案管理方面投入更多。

（二）提高人事档案管理人员综合素养

对于国有企业人事档案管理来说，档案管理人员综合素养的要求主要有四点：具有基本的专业能力与业务素质、熟悉本企业人员的基本状况、具有一定的计算机操作能力、具备良好的政治素质与保密意识。提高管理人员综合素养的具体做法包括：一是，加大人事档案管理的投入，提高档案管理工作收入水平，增强吸引力，以吸引高素质人才，使得该工作岗位能够长久留住人才；二是做好管理人员的选聘、培养工作，不断提高其业务水平与专业能力。

（三）维持人事档案的高质量

对于国有企业来说，人事档案材料的真实、准确、完整是体现其价值的核心所在，是保持其质量的关键。因而，想要维持人事档案的高质量，就必须提高档案材料的真实性、准确性、完整性。具体做法是：一是，通过提高档案管理人员的综合素养来确保档案材料的质量；二是，强化档案材料的鉴别与挑选环节，筛除、过滤不真实、不准确的信息，严把入档材料审核关；三是，加强档案管理工作的监管，尤其是企业领导干部，要重视对档案管理人员的监管，保证档案管理工作与流程合乎规范，严厉打击作假现象。

（四）改革人事档案管理体制

目前，我国的人事档案管理体制实行的是集中统一和分级负责的管理体制。集中统一是指人事档案必须集中由组织、人事档案部门统一管理，其他部门不能够私自保存档案。分级负责是指全国人事档案工作，由各级组织人事部门根据其管理权限负责某一级人员的人事档案材料。这种管理体制具有一定的弊端，一定程度上是限制了人事档案的利用，弱化了其功能。改革人事档案管理体制的具体方法是：一是，建立区域性人事档案中心，也应对人员流动性越来越大的问题；二是，实施人事代理，能够进一步深化国有企业人事制度改革，有利于人才资源的开发、流动與配置；三是，改革人事档案管理方法，实行实体整理不装订方法，以便于档案的利用。

（五）优化人力资源管理系统

优化国有企业人力资源管理系统的具体做法是：一是，完善人事档案保管与移交制度，尤其是在人事调动或者是职务变动时，档案管理部门应积极主动，密切配合相关工作，主动索要档案材料，做好档案的移交与保管，避免出现“无头档案”现象，当然，这一过程中，个人也要主动参与档案移交工作，及时向企业索要档案并完成移交；二是，完善人事档案内容制度，避免传统人事档案内容的重复、单一、政治性强等问题，要突出重点、具有个性与辨识度，更加全面；三是，加强对人事档案管理工作的考核与评估，以提高人事档案管理水平，确保档案管理的效率与质量。

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