高校档案信息资源数字化建设研究

文/北京林业大学档案馆 李伟利

高校档案信息资源数字化建设研究

文/北京林业大学档案馆 李伟利

本文分析了档案信息资源数字化建设的现状，介绍了其特点和意义，阐述了档案信息资源数字化建设的基本策略，并对其建设模式提出了一个设想。

高校；数字化；档案信息资源

随着计算机与互联网技术的发展，当今世界各行业已进入了信息化的时代，信息已经成为工作中越来越重要的组成部分，对信息资源的组织、管理、建设、开发和利用成为人们普遍关心的问题，对信息资源管理的研究也成为国内外研究的热点之一。在高校档案领域，如何搞好档案信息资源的建设，以适应高校改革和发展的需要，是摆在广大高校档案工作者面前的一个重要课题。

一、档案信息资源建设现状与分析

档案信息资源的价值主要体现在其第二价值上，即对社会和普通利用者的价值。而档案馆对档案信息资源的数字化建设正是实现档案社会价值的平台和最佳途径。要建设和利用好这个平台，就要以信息技术广泛应用为主导，计算机网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障，而档案信息资源是这一切的核心。

然而由于现行管理观念及管理手段的限制，档案信息资源数字化建设大部分还停留在案卷数据建设阶段，缺乏对档案资源进行深层次加工整理，与档案信息资源信息化管理和共享的要求还存在着差距，档案馆藏信息资源的特殊价值还远没有被挖掘利用。许多高校由于人力物力的限制，数字化的档案信息资源少，可利用的信息资源有限，而且内容大多偏向于党政和教学管理，大部分信息资源也存在诸多限制，交流范围与程度也受到很大的制约，必然会影响档案馆的信息资源最大程度的共享，让信息资源的利用受到限制。

在服务功能的建设方面，作为信息资源开发的核心目的——档案的检索利用功能的开发，需要付出更大的努力，检索仅仅覆盖文件级目录，对档案利用者来说是远远不够的，更具实用价值的是档案的全文检索，而在这一点上许多高校都很难满足。

二、信息化时代档案信息资源建设的特点

（一）开放化。随着档案信息资源的与日俱增，信息的交流和利用变得广泛而频繁，档案的利用已不仅仅局限在一个小范围内，高校内的每个人，甚至高校外的许多群体都可能成为档案资源的需求者，档案信息资源的建设需要向开放化和社会化方向发展。

（二）多元化。由于信息化建设的要求，档案信息资源的形式开始多元化，不再仅仅是简单的文字数据，还包括照片、图纸、视频、音频等多种形式，信息的来源也同样丰富起来。在档案信息资源建设中，要注意加强纸质信息资源、电子信息资源、网络信息资源的建设与优化配置。

（三）高效化。因为档案信息资源的使用频率加大，要求档案的使用和管理必须高效，信息资源的传输变得方便快捷，其流通速度加快，用户需求的频率随之加快，这就要求档案信息资源能快捷、准确地呈现在用户面前。

（四）专题化。档案信息资源不仅仅要在目录和全文上满足利用者的需求，还应在编研成果上满足不用群体不同层次的利用需求，这就需要档案资源具有一定的专题化，并根据使用者的要求多层次、多角度的解决问题，从而满足网络用户集成性、综合性等利用特点，

三、档案信息资源数字化建设的意义

档案的数字化建设能有效促进企业管理效率的提高，有助于促进企业决策科学合理，欧美许多国家在档案工作上一直比较重视档案的利用。而我国档案信息管理的观念较为落后，对档案信息资源的开发建设工作不够重视，国内企业加强档案信息化的开发建设能有效促进企业决策的科学合理，有利于企业的长久健康发展。

高校作为信息技术的引领行业，在档案信息资源的数字化建设方面应该也走在各行业前列。高校档案信息资源的数字化建设，可以提高档案的使用效率，发挥出档案信息资源的最大价值，同时可以提高高校档案信息资源的使用和管理效率，满足高校和学生对信息资源的日常需求，同时也能促进高校信息管理技术和管理水平的有效提升。

四、档案信息资源数字化建设基本策略

（一）争取学校领导的大力支持。学校领导应坚持开发实体档案与信息化档案两者并重，支持档案馆做好数字化信息资源的优质建设和优化配置。档案资源是学校建设历史轨迹的体现，是校史研究的基地，档案资源可以从一个方面反映一个学校的规模、性质、特点和能力。高校的档案资源建设在许多方面都能影响到学校在社会上的地位、作用和发展前途。因此，大力支持档案信息资源建设是学校领导不容忽视的一项重要工作。

（二）制定档案信息资源建设的制度规范。档案信息资源的数字化建设必须要有健全的制度规范，要确定档案资源建设的任务和发展目标，并配合学校的基本情况和改革方向，让档案资源建设具体化，具有针对性。档案馆所服务的高校基本情况是档案馆制定制度规范的基本依据，高校档案馆信息资源的建设需要制度规范提供标准，随着信息资源环境的变化，档案馆的资源获取、归档、借阅和利用方式等都会发生变化，对此，都需要制订一系列制度加以规范。

（三）档案信息资源的重组与整合。在信息时代的档案馆中，纸质档案信息资源和数字化的档案信息资源将共存，资源形式呈多样化趋势，纸质档案占据档案馆主要利用形式的格局已逐步发生变化，档案馆的档案如果想要在网络上传递和共享，那么就需要进行数字化处理。但是，随着档案馆所拥有的数字化信息资源存储量和种类的增多，再有利用者存在对档案信息资源不了解和对档案系统不熟悉的问题，可能造成档案信息资源难以被合理选择和利用。另外，档案馆的数字化信息服务方式与非数字化的纸质文献服务方式存在相互脱节的现象。因此进行数字化档案信息资源建设时，信息资源的重组和整合也要有合理的考虑。数字化信息资源已经成为利用的主要信息资源，数字化资源和纸质信息资源需要进行合理配置。首先，要加强对数字信息资源的评估，科学、合理地使用数字化信息资源，建立起一个科学的数字化信息资源的评估体系，将有利于合理、优化地建设档案馆的信息资源。同时要对档案的全文数据库进行综合评价，通过科学分析，对数字信息资源结构进行调整，从而提高数字信息资源的利用率，降低成本。

（四）数字化档案信息资源来源。一方面档案馆可以自主对现有档案进行数字化建设，即依靠缩微技术、数据库技术、多媒体技术、光盘和网络通信技术等信息处理技术，对馆内档案进行数字化处理，但这种方式所需人力物力、设备和技术的投入较大。另一方面档案馆可以购买服务，即向外界专门从事数字化的企业寻求帮助，以有偿方式将馆内档案分批次交给他们来进行数字化，这对档案馆资金经费的要求较高。

（五）树立信息服务新理念。信息化的环境使档案馆的组织结构、思想观念、工作方式等发生了较大的变化，档案馆为更好地发展就必须转变陈旧的思想观念。首先，要树立以人为本的服务观念。档案馆要充分利用和利用者接触的机会，发现、积累和分析其需要的信息，根据每个用户特定需求，进行针对性的信息服务，坚持以人为本的服务观念，树立档案馆的良好形象。在信息化环境下，档案馆应积累和运用自身技术力量和专业人才优势，对档案信息资源进行编研，设立多种主题档案资源，以配合学校在多方面的工作，提高档案馆自身价值。

五、档案信息资源建设模式探讨

信息资源建设模式的发展经历了三个演化过程，即面向资源型、面向交流型和面向用户型。面向资源型是以信息资源的加工处理为核心的信息资源建设模式的构建与实现过程；面向交流型是以信息资源的快速有效传递为核心的信息资源建设模式的构建与实现过程；面向用户型是以用户利用信息的需求为核心的信息资源建设模式的构建与实现过程，要求从用户的角度来建设和评价模式的功能，并且以用户的个性化需求为出发点，这明确地说明了档案信息资源建设的目的和宗旨。

信息资源建设模式的优点在于信息资源的交流便利性，并运用最新的科技手段满足人们对信息资源的需求。信息资源建设能快速帮助人们取得想要的信息，并通过各种方式方法对外界信息进行筛选，能高效、科学地给予用户所需的资源。因此面向用户的档案馆信息资源建设应该以用户的需求为导向，并利用大数据分析给予用户最需要的资料，建设以“用户为中心”全新的、多元的档案馆信息资源建设模式，而不是盲目搜索、没有目标的档案信息资源建设，合理配置档案信息资源管理的各项资源，协调处理好档案管理人员之间的关系，发挥出信息资源建设的最大潜能，科学高效地为用户提供服务，促进档案信息资源建设的进一步发展，以用户需求和用户问题为重点，档案信息资源建设就是将用户信息资源需求与分布的信息资源相匹配的一个过程，从而满足用户查询和利用档案信息的目的。

在信息化时代的新形势下，高校档案馆亟须利用好现代科技，创新工作的方式方法，促进档案信息资源数字化建设的科学合理发展，以提高服务效率和服务水平为宗旨，切实保障好高校档案信息资源的开发建设工作。

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