关于大数据时代的档案管理研究

文/闽北职业技术学院 裴应胜

关于大数据时代的档案管理研究

文/闽北职业技术学院 裴应胜

大数据这一代表性的科技给近代社会的各行各业带来了不可预计的改变，新的科技和应用也都渐渐地与人民的生活息息相关。近几年来，伴随着科技的发展，许多新研发出的技术，也在百姓的工作及平常生活当中普遍使用。而大数据的来临，却在这个基础上让我们的工作和日常生活产生了非常大的变化，对待城市建造开发当中的档案管理也是一样的。如何在大数据时代的背景下，让档案管理更好地发展，成了相关人员需要注重且强化的管理任务。

大数据时代；档案管理；研究

如今，我国各个行业为了应付越来越复杂的数据信息，在很大程度上促进了大数据时代的到来。这个时候大数据时代背景下的档案管理人员也要在工作上作出相对应的调节以及改良，但如何才能更加正确地做好这一工作？这需要大数据时代背景下的管理人员进行深刻的思考。

一、大数据时代的特点及档案管理工作的意义

大数据，在现如今的社会数据信息及类型突然地增加，数量过大，导致大数据的形成。它能够快速地处理各个信息且数据量既稠密又庞大。各行各业的技术管理相关人员能够使用大数据来达成对庞大的数据进行记录、收集及整理等等功能，这样不仅突破了古老的传统工作方法，也大大提高了工作的质量。

（一）大数据时代的特点。近年来我国档案管理正在慢慢向信息化发展，并且获得了很好的发展成果。可是，伴随着国家的科技发展与进步，现在的档案管理方式已经慢慢暴露出了许多不足的地方。这个时候把国家的档案管理工作正确地投入到大数据当中，是我们国家将来档案管理在发展方面的主要因素。首先，在大数据的时代背景下，档案管理工作也慢慢从数字走向了数据。其次，档案管理的方式方法也从传统的人工操作升为更简单化的电脑操作，它不仅仅降低了人工操作容易出现的错误及漏洞，还能更加精确地把档案信息存入数据，这为档案管理的发展工作提供了极大的保障。

（二）大数据时代的优势。大数据能够提高档案管理的工作效率，从而在时间与空间上大大降低管理成本。大数据作为快速处理数据信息的有效工具，提高数据处理能力，在档案管理的优势上尤为突出。大数据时代的重要特征表现不仅提高了档案管理上的效率，也能明显降低运作中的成本。随着社会的发展，不同行业各大单位的档案管理工作，数据量越来越大。传统使用纸张记录与保存的档案处理工作，在保存时间与空间上以及人力操作上都存在很大的运作成本。一旦保存纸质档案的地方发生意外，档案将难以保存。而且从纸质档案的长期管理中我们得知，保存时间久后纸质档案会发生字迹模糊与纸张老化等问题。但是运用大数据管理和存储档案的工作，可以将大量的数据存储工作通过信息库来完成，只需要少量的保存空间就能够完成。杜绝了自然灾害与认为破坏带来的不必要损失。

二、大数据时代进行档案管理时需要注意的事项

因为数据的建造工程较大，消耗人力、时间等各个资源都是不可预计的。所以档案管理人员必须要明确认识到工作中需要注意的事项，在进行之前就要有适当的统筹安排。第一，工作人员需要有确定的目的和标准，有了明确的目的，让一切工作人员都在有方向的指引下完成建设大数据档案的标准。第二，管理工作人员要有严谨的发展标准，定期进行工程检查，要按照严格的标准对工作人员进行督促，能够保证将来工程的质量。第三，技术工作人员要对进行建造过程中可能发生的意外进行测评，并且拟定出相应的处理方法防止档案的信息丢失或被他人恶意篡改，管理人员应对岗位进行合理的规划。为了防止信息管理不妥当，对个人隐私造成侵权及纠纷等，管理人员需要对其进行定期检查。相关部门也应有相对应的规定，责任明确，防止相似的事件发生。

三、使用大数据进行档案管理的方式方法

（一）以数字式建设管理及档案的统一备份。在现有阶段，因为档案里所容纳的信息数据量较多且复杂，为了节约成本并提高工作质量。对于档案管理资源方面的建设，我们国家是非常支持的。档案管理要以数字化的建设作为承载，对于材质易损易破的档案应进行数字化处理，因为资料数量多，所以任务变得很艰苦。在任务执行的过程中，工作人员应该注意整体的事前计划，渐渐地开展方针工作，适当地分配工作人员，对档案的质量和安全也要起到保障作用。并且在这个过程当中，要对新的信息进行合理的处理。为了能够让数据的安全和完好得到保障，有关的部门工作人员需要建立大数据储存库，对档案的资源进行统一的管理或备份。因为大数据拥有大量的存储空间并且查看方便的特点，技术管理人员应该着重使用它的优点，进行对数字资源的整理及处理。在使用数据的过程当中，能够搜索出更加详细、精确的信息，表现数据的长处，对信息资源的使用和发展有着积极的作用。

（二）智能检索中大数据档案管理发挥的作用。在宽阔的数字资源中，拥有着庞大的信息量。而档案不仅是为了方便信息存放，更关键在于对现代人生活的服务，为人们的各个需求给予服务。所以，对数据的检索和规范方面也是大数据背景下档案管理工作人员需要深入研究的一个问题。为了能够使大数据充分发挥它的优势，我们需要充分挖掘数据信息的价值，在广阔的信息数据中筛选出值得使用的档案信息数据，再转换成人性化的数据量让用户来了解。所以在大数据建造的时候要着重发展智能检索的建设，以提高档案数据的质量，能够让用户使用到方便的搜查功能。在使用过程中，也应当注意对数据安全的保障，防止数据丢失、篡改等等，以保障数据的真实性。

四、大数据时代有效提高档案管理工作的对策

当前信息时代作为大数据的重要特点，有效应对大数据给档案管理带来的帮助与挑战，是我国档案管理工作者的首要任务。在大数据时代，为了提高档案管理上的工作效率，现提出以下几点对策：

（一）培养高端人才。大力培养对大数据应用自如的高端档案管理人才。一切工作的基础需要工作人员来保证，大数据时代的档案管理工作亦是如此。大数据的应用对相应管理人员提出了新的要求。而传统档案管理人才已经不能符合时代发展的需求。对于档案管理的工作如果仅是处于管理系统和设备的阶段，那么从根本上没有使大数据时代背景下档案管理工作的得到有效提高。没有足够的人才去管理应用大数据提供的设备与系统，成为档案管理工作低效率的主要原因。所以培养大量应用实施大数据管理的优秀人才成为提高工作效率的主要因素。面对时代需求，在大数据管理的人才培养上应该做到以下几点：一方面政府部门应该鼓励各大高校开展对于大数据管理的专业学科，也可以开办跨学科的复合型专业。如档案管理与信息化的交叉学科专业。另一方面引进其他国家高端档案管理的相关人才。利用高端管理人才对大数据管理的理论基础与实践经验，对我国现行的管理模式进行优化，在其中便可以让我国的工作人员学习相应的管理经验与先进技术。来指导我国现行大数据档案管理方向和人才进步空间。最重要的方面是大量资金的注入以保证人才培养的具体实施。对于人才培养的时间是漫长的，但实际意义非常重要，这就需要我们不仅投入经历，也必须投入资金以作为人才培养的重要保障。

（二）注入新生力量。以提高档案管理的现代人才为基本原则，应调整其现有人员管理结构，注入新鲜血液。我国档案管理的人员正处在老龄化的阶段上，这是我国档案管理工作上的弱势，不利于大数据时代对于信息化提升的发展规划。对于较少的人才投入无法满足现行规划的基本需求。而其中对于年轻人的需求显得格外重要。大数据时代对人才的需求比任何时期都要高，没有人才操作，信息化将成为一纸空谈。所以要想让大数据管理有效应用于档案管理工作，就需要调整档案管理人员的组织结构。改变现状让人员结构呈年轻化，以年轻人为主、中年人辅助、老同志参与的结构特点来优化大数据管理信息化的发展与实施。

（三）加强管理数据安全性。档案管理工作在大数据管理背景下得到有效改善。从中我们能够看到大数据管理的重要优势：明显提高工作效率，降低工作成本等。但是鉴于档案管理的重要性，以及大数据时代信息化的档案管理存在丢失被盗等高风险性。加强管理数据安全工作显得颇为重要。信息化时代大量数据都可以通过一个微小的储存卡进行存储，有便利的条件，但也增加了相应的风险。例如：网络黑客的入侵、电脑病毒的侵害、内存卡的丢失与损坏等。因此对于提高其安全保障指出了新的要求。首先档案管理人员自身要提高安全意识。大数据管理下的数据存储不同于纸质档案，要从不同的方面思考加以完善。对于存储设备的使用要重点注意，不能用专业的存储设备去链接没有安全保障的局域网络以及PC端设备。以避免黑客入侵和电脑病毒破坏，应做到在存储和录入以及调取的重要过程中，切断外部联网系统，以确保其安全性。而主要存储设备也应该区别于使用频繁的录入和调取设备。这样分层次管理可以有效避免重大损失，即使出现小范围损失也可及时调整。对于存储设备的管理安全要落实到个人，要向对待传统纸质管理的防火要求一样重要，要有具体的责任人。防火安全意识刻不容缓，数据设备的完好保存等同于防火要求。最后我们特殊强调，对加强管理数据安全而言，做好数据备份是避免损失最为重要的部分。大数据信息管理有别于传统纸质档案管理，要做出多余备份相对容易很多。不管是存储时间还是存储空间都占有极大优势。那么我们备份起来就会相当简单极易操作。而在备份过程中我们要高度重申，备份不可以和已用设备处于同一网络环境下，以免造成同时丢失和遭到破坏的可能。那样就失去了我们对于备份工作的重要意义。而对于防止丢失的工作上我们应该明白，传统纸质档案管理可以通过加锁防盗，那么我们的大数据管理安全也可以通过加密系统来完成。对于加密过程，必须要做到谨慎。将密码分级化管理，录入与调取加密过程要有所区分。如同传统档案，录入人员只有编辑权利不可以同时具备调取权利。这样就有效避免了档案被调取篡改的可能。而基于对整体安全性的考虑。我们更要做好规章制度以及工作细则。避免一些操作不当引起的数据损失。

五、结语

如今看来，我们国家已经正式的迈入了大数据时代，对于一个档案管理团队来说，是一次机会，也是一次自我挑战。在这种压力强大的环境下，档案管理工作人员要强化自己的综合管理能力，要不断提升自己，不放弃任何一个机会，以应对大数据的来临，在大数据时代，档案管理人员可以在合理进行的情况下工作，使用发达的技术进行对管理方面的改造和更新，提高工作质量和效率，在社会发展建设、人民日常生活及工作中，表现出它自己特别的价值。

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