办公室文书档案收集与归档工作管理研究

文/新疆维吾尔自治区福海监狱 王慧

办公室文书档案收集与归档工作管理研究

文/新疆维吾尔自治区福海监狱 王慧

文书档案的归档与收集工作是办公室实行档案管理的重要环节，也是基础性环节，更是档案管理工作提供更多样服务的先决条件，决定着办公室档案管理的水平。随着社会经济的不断进步与发展，使得办公室的文书档案收集与归档的工作越来越复杂，也在整个办公室档案管理占据着越来越重要的地位。本文将对监狱办公室文书档案收集与归档工作存在的问题进行论述与分析，进而提出提高办公室文书档案收集与归档的效率与准确性的对策，以供参考。

办公室；文书档案；档案管理；收集；归档

文书档案是单位进行重要决策的科学参考依据，它包括了请示、会议记录、谈话、审批情况、决议等文档资料。文书档案的收集与归档是一种高技术性与服务型有机结合的工作，我们应尽可能确保文书档案的收集与归档工作的真实性与完整性，提高档案管理质量，有效开发与利用档案信息资源。

一、办公室文书档案进行收集与归档工作存在的问题

（一）管理人员重视程度不够，管理意识淡薄。现阶段管理人员对于文书档案的收集与归档的重视程度不够，使得工作态度不积极，工作落实不到位。很多文书档案管理人员的管理意识淡薄，事业单位的管理人员只重视一些红头文件，对于一些普通编号文件不够重视，容易忽略对于普通编号文件的收集与归档的工作，使得文书档案管理工作的效率与质量持续下滑，经常出现档案失真、档案缺损、归档档案时间不能连贯等情况。管理人员的管理意识淡薄，同样也加大了查阅与管理的难度，无法切实发挥出文书档案的积极作用。

（二）收集与归档文书档案的力度不强。首先，归档的方式不合理。从现阶段监狱归档的文书档案情况来看，依然有用文字形式归档的，对于无纸化与自动化办公的情况来说，这种方式无疑跟不上监狱发展的步伐，使得归档的效率与质量下降。其次，收集与归档文书的流程不够规范。很多文书资料虽然分类但归档不及时，没有及时地摆放在柜文件中，导致查阅不方便。最后，文书档案欠缺完整性与连续性。由于文书档案收集与归档工作不够规范，造成文书档案资料出现断页、断章、缺乏有效的单位落款的时间与盖章等，都是比较常见的现象。

（三）收集与归档文书档案工作不全面。因为监狱文书档案资料的内容繁杂，且涉及较多领域，并且一旦被遗留到其他部门或其他人员的手中，则无形之中加大了收集与归档文书档案的工作难度。与此同时，很多文书档案管理人员都是身兼数职很容易在工作中分心，不能支配更多的时间投身于收集与归档文书档案的工作之中，因此也就无法有效全面地完成收集与归档的工作。

二、提高办公室文书档案收集与归档工作水平的策略

（一）加强对文书档案管理人员的培训，增强管理意识。一名优秀的文书档案管理人员，不仅要具备较强的档案管理意识，更重要的是要具备专业的文书档案管理的基本知识与技能，从而能切实提高文书档案管理工作的效率。上级单位要加强对文书档案管理人员的培训，增强文书档案管理人员对收集与归档的敏感程度与重视程度，熟悉并牢固掌握收集与归档的规范化流程与科学的方式方法，积极学习新的文书档案管理方式，比如说电子档案的建立、操作等，以此来避免人为的失误。通过培训，使档案管理人员认识到自己的不足，改善工作方法，强化管理意识，提高工作能力，从而积极投身到收集与归档的工作中，提高文书档案管理的质量与效率。

（二）建立健全文书档案收集与归档的相关制度。关于制度的建立，首先要注意明确收集与归档文书档案的时间、范围、保管期限、注意事项以及规范化流程，这样才能让单位档案管理人员做到有章可依，有例可寻。其次要结合单位工作的实际情况，积极遵守相关的法律法规，建立明确的职责分工制度，明确归档的范围。再次对于归档的期限，要出于集中保管，以免留作私用，减少文书档案信息资料失真、丢失与不完整的情况发生。

（三）创新文书档案收集与归档的方式。在传统管理模式下，收集与归档文书档案的过程中容易出现资源严重遗漏的现象，因此我们要加强创新文书档案收集与归档的方式。首先，文书档案管理人员要加强与事业单位相关部门的联系，依照相关的规章制度定期对文书档案进行收集与归档的工作，保证文书档案资料的历史性与连贯性，避免出现文书档案资料不真实或不完整的情况。其次，要及时处理收集与归档过程中遇到的问题，避免问题越来越大，失误也越来越多。最后，要积极引入先进的档案管理方式、经验、管理设备与管理软件，来提高收集与归档文书档案资料的效率与质量，减少人为的失误，让文书档案为研究单位工作的规律提供有力依据，从而继承和借鉴单位的历史经验，开创单位发展的新局面，面向社会提供更优质的服务。

三、总结

总之，办公室文书档案的收集与归档是一种高技术性与服务型有机结合的工作，它在办公室档案管理中所发挥的作用受到了各单位的一致认可，我们应尽可能确保监狱文书档案的收集与归档工作的真实性与完整性，提高档案管理质量，有效开发与利用档案信息资源，提升监狱文书档案服务社会的作用，实现档案信息资源的最大共享。

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