试论高校图书馆档案优化管理新思路

文/西安医学院 张银芝

试论高校图书馆档案优化管理新思路

文/西安医学院 张银芝

在高校图书馆管理工作中，档案管理是其主要组成部分，优质、高效的档案管理对图书馆的建设发展意义重大。随着互联网科技的飞速发展，人们已不能满足于以往的档案文献检索方式，高效、便捷、全面的现代化检索方式是图书馆档案管理工作的机遇和挑战，它不仅可提高图书馆档案资源的利用率，而且符合新时代的人们的需求。为了确保高校图书馆档案管理工作的发展，需要探讨研究新的管理思路。

高校；图书馆；档案管理

近年来，随着高校教学改革的不断开展，学校对图书馆管理的重视程度越来越高。高校图书馆档案管理是对具有价值的文档及资料等进行归档保存的工作，种类繁多，工作复杂，是高校图书馆历史轨迹前进的工作总结，也是学校教学水平的映射。现如今，数字信息技术不断发展，各行各业都在利用新科技作出行业改变。高校是前沿科技的温床，应当与时俱进，利用新技术、新科技作出管理上的改变。随着高校的不断扩招，档案管理工作也变得更加艰巨，高校档案是从学校建立后逐渐积累起来的，面对如此庞大的工作，需要选择简单、快捷、高效的管理方式，为学校的发展提供保障。高校图书馆档案管理工作，是学校教学、科研工作的坚实后盾，因此，管理人员的工作艰巨而有意义。

一、高校图书馆档案管理工作内容

高校图书馆档案管理工作的内容在广义上讲是对文本、文件以及设备的管理，具体来说包括对财产档案、人事档案、读者档案、借阅档案、文献典藏档案及情报交流档案等的管理。为了完善和加强图书馆档案管理工作，笔者建议应从以下几方面开展工作：其一，图书馆必须建立一个系统化的档案管理体系，通过培养管理人员的业务能力，以达到良好的管理效果。其二，培养管理人员学习掌握良好的计算机操作等技术水平，通过现代化的管理形式进行编目、查询、归档、收集及保存等工作。其三，提高管理人员工作责任感，以保障档案管理的顺利开展。

二、高校图书馆档案管理新思路

（一）规范管理体系，创新管理理念。管理工作的首要任务是创建一套完整的、规范的管理体系，方便对日常工作进行规范和管理。在制定管理规范的时候，可以参考国家颁布的《档案法》并结合高校自身现状，制订符合自己实际的行之有效的管理规范。高校图书馆档案管理工作的革新也要在思想上提高管理人员对工作的重视，通过改变传统的思想理念，进行管理上的创新。图书馆中所有类别的档案文件都是图书馆重要的组成部分，应当分门别类，做到保存完整、查找有序。因此，应当指定专人进行不同档案的整理归档，并在日常会议中进行讨论分析，提出个人观点，总结行之有效的管理方案。只有提高对档案管理工作的重视程度，才能够逐步完善图书馆档案管理工作。

（二）加强电子档案建设，完善信息化管理。传统的手工档案管理方法不仅效率低，且因管理工作繁重、工作量大，出现错误和档案丢失等情况在所难免，给后期的工作带来很大的麻烦。随着电脑的普及、互联网的快速发展，电子档案在高校图书馆工作中逐步推广开来。通过利用现代化的信息技术、先进的设备以转变档案的存储方式，实现信息化管理，这样不仅方便用户在线查找，而且对档案分类、归档都有很大帮助。电子档案的应用很大程度上节约了人力、物力，从长远的角度来看，对节约成本、实现环保的绿色化办公十分有益。在电子档案应用中，要逐步发展深化，搭建良好的互联网平台，建立完整的档案数据库。另外，为了方便管理与应用，可建立客户端系统，实现与用户间的时时对接。档案多为机密文件，不可外泄，因此，利用网络档案平台一定要做好后台维护，不仅要保证系统的正常运转，也要维护好网络安全，避免资料外泄。

（三）提高管理人员素质水平，增强责任意识。人是管理工作的主体，在高校档案管理的创新工作中，应当为工作人员制定长期的培养目标。工作人员在提高自身工作水平的基础上，应当不断学习新的管理理念和新技术，要做到与时俱进。另外，可引进年轻人才，通过年轻一代的创新思维帮助推动图书馆档案管理的发展。除了良好的工作能力，工作人员自身责任感的提高也非常重要。首先要改变以往的服务意识，提高主动服务精神。其次，档案是学校重要文件资料。在档案管理中，对存取操作应当严格控制，提高管理人员的责任意识，按照规章制度进行各项操作，为了避免档案的丢失、破坏，应当做到责任到人，落实责任追究制度，对泄露资料者严肃处理。

三、结语

图书馆档案管理是图书馆工作中最重要的工作之一。随着社会发展和各项新技术、新科技的推广普及，图书馆工作人员应当面对挑战，与时俱进，提高责任意识和创新思路，以及自身各项技术水平，在良好的服务意识与规章制度保障中，开拓新的管理局面，实现图书馆档案管理的高效化、信息化和规范化，实现真正的资源共享与科学管理。

[1]姜翠娥.解析高校图书馆档案工作的现状及其问题[J].企业改革与管理,2017(23):210.

[2]梁继宏.信息时代高校图书与档案资源的整合模式探讨[J].边疆经济与文化,2016(7):110-111.